Интеллектуальное планирование визитов медпредставителей Biocodex

Цели проекта:

• Автоматизация планирования визитов медицинских представителей к врачам и в аптеки.

• Построение оптимальных маршрутов с учётом территориальной близости точек, рабочих графиков и KPI по частоте посещений.

• Повышение эффективности работы полевых сотрудников и сокращение времени на составление маршрутов.

• Минимизация человеческого фактора в процессе планирования.

• Обеспечение прозрачности планирования и равномерного распределения нагрузки между сотрудниками.

• Интеграция решения с CRM-системой на платформе BPMSoft без потери данных и производительности.

• Переход от ручного планирования к полностью автоматизированному процессу, работающему по расписанию и учитывающему все бизнес-правила компании.

• Вклад в экологическую повестку компании: сокращение избыточных поездок обеспечивает экономию времени, ресурсов и уменьшает выбросы за счёт снижения общего пробега транспорта.

• Полностью автоматизирован процесс планирования визитов медицинских представителей. 

• Существенно сократилось время на подготовку маршрутов. До внедрения Маршрутизации среднее время планирования маршрутов составляло 2.5 часа в неделю, после внедрения — максимум 30 минут (проверка маршрута и внесение корректировок при необходимости). 

• Повышена точность соблюдения целевых частот визитов. 

• Создана прозрачная система контроля маршрутов сотрудников. 

Ускорена реакция на изменения в графиках, отпусках и командировках. 

Проект позволил повысить эффективность работы медицинских представителей.  

Проект маршрутизации также способствует реализации экологической повестки компании. Оптимизация маршрутов позволяет сократить избыточные передвижения, что обеспечивает экономию времени, ресурсов и снижение выбросов за счёт уменьшения общего пробега транспорта.  

По результатам внедрения маршрутизации была получена положительная обратная связь от сотрудников, оценка удовлетворенности составила 4,8 баллов из 5.

BPMSoft 

Яндекс Маршрутизация 

• Основная сложность проекта заключалась в необходимости объединить разнородные данные — рабочие графики, активности, командировки и геолокационные данные — в единую логику планирования. 

• Интеграция требовала точной синхронизации с внешним API Яндекс Маршрутизации и учёта ограничений по количеству сотрудников и точек в одном цикле. 

• Были реализованы десятки взаимосвязанных бизнес-процессов, обеспечивающих обработку исключений, повторные попытки запуска и уведомления при ошибках. 

• Особое внимание уделялось производительности: маршрутизация должна выполняться за ограниченное время, несмотря на большой объём данных. 

• Дополнительную сложность представляло построение универсальной модели, учитывающей индивидуальные графики сотрудников, региональные праздники и особенности должностных норм. 

В рамках проекта была разработана и внедрена интеграция корпоративной CRM-системы на платформе BPMSoft с сервисом Яндекс Маршрутизации. 

Основная задача — автоматическое формирование недельного плана визитов медицинских представителей. 

Процесс запускается каждую пятницу в 21:00 по МСК и формирует маршруты на следующую неделю.  

Основная логика решения включает: 

• Определение рабочих дней сотрудников с учётом отпусков, больничных, мероприятий и командировок. 

• Отбор врачей и аптек для визитов по критериям активности, целевой частоты и давности последнего визита. 

• Приоритезацию локаций: выше приоритет у давно не посещавшихся, близко расположенных и заранее запланированных сотрудником точек. 

• Расчёт оптимальных маршрутов с помощью API Яндекс Маршрутизации и автоматическое создание активностей в BPMSoft. 

• Проверку лимитов на количество визитов и сотрудников в одной итерации планирования. 

• Ведение журналов и логов маршрутизации, а также уведомления пользователей о статусе планирования. 

Для реализации создана инфраструктура справочников и системных настроек: 

• учёт праздничных дней и региональных выходных; 

• справочники командировок, рабочих смен и активностей; 

• настройки параметров маршрутизации (радиус, приоритет, штраф за дроп); 

• автоматическая запись даты последнего визита при завершении активности.  

Все процессы реализованы в виде BPM-процессов с возможностью ручного запуска, повторных попыток при ошибках и расширенного логирования. 

Решение легко масштабируется и может быть адаптировано под другие регионы и бизнес-направления. 

Россия