КЭДО на максимум! Развитие кадровых процессов

1. Автоматизация кадрового делопроизводства: от удаленного приема сотрудников с подписанием трудового договора до планирования и оформления отпусков с электронным подписанием графика генеральным директором. Так же обеспечивается автоматизация работы с заявлениями, локальными нормативными актами и авансовыми отчетами. В своей работе сотрудники используют Личный кабинет для самообслуживания;

2. Выпуск для сотрудников усиленных неквалифицированных электронных подписей (УНЭП);

3. Организация интеграционного взаимодействия с 1С:ЗУП и 1С:УПП как в рамках кадровых процессов, так и в части выгрузки данных по командировкам, служебным поездкам и авансовым отчетам;

4. Снижение стоимости дальнейшего развития и поддержки, а также сокращение времени на внедрение нового функционала модуля, за счет использования инструментов No-Code;

5. Адаптация процессов, связанных с командировками и служебными поездками, а также оформлением авансовых отчетов сотрудниками компании с учетом специфики работы.

• 97% сотрудников подключились к HR Pro, для них были выпущены УНЭП и выдан доступ к ЛК.

• В 5 раз ускорилось оформление кандидата в штат компании. Был автоматизирован процесс приема на работу с сокращением количества бумажных документов до минимума, в том числе удаленного приема на работу сотрудников из регионов, расположенных далеко от центрального офиса.

• Был внедрен и прошел проверку в промышленном режиме процесс планирования отпусков – все сотрудники распланировали отпуск на 2025 год в системе.

• Переведены в HR Pro ранее реализованные процессы по увольнению сотрудников, а также процессы оформления Командировок, Служебных поездок и Авансовых отчетов с учетом специфики АО «ИНФАПРИМ».

• Внедрение самообслуживания по Заявлениям для 95% сотрудников.

• Сокращение до 20% расходов на почтовые и курьерские услуги по компании.

• Снижение затрат на печать и хранение документов на 50%.

• В 5 раз ускорилось оформление Дополнительных соглашений к Трудовым договорам с Сотрудниками.

• HR Pro 2.3.

• 1С:ЗУП 3.1 в редакции КОРП (интеграция)

• УЦ «Директум» для выпуска облачных УНЭП сотрудников

1. Внедрение в рабочий контур. При таком подходе необходимо очень внимательно выполнять настройки и проверять степень воздействия на уже внедренный функционал. В рамках проекта данная особенность была еще более усложнена тем фактом, что параллельно работали не какие-то иные процессы, а непосредственно кадровые, но в другом модуле и параллельно. Из-за этого при настройке приходилось учитывать текущие процессы, пытаться не задеть и не перекрыть их новым функционалом.

2. Доступ к Личному кабинету. Вопрос внешнего доступа к ЛК из интернета, а не через локальную сеть, необходимо решать заранее с отделом безопасности, так как его отсутствие снижает эффективность удаленной работы.

3. Работа с электронными подписями. Совместное использование УКЭП и УНЭП вызывает путаницу у руководителей - они вынуждены вручную выбирать между подписью от лица компании (УКЭП) и подписью как сотрудника (УНЭП).

АО «ИНФАПРИМ» - ведущий российский производитель детского и лечебного питания с 20-летней историей. Ассортиментный портфель включает 130 видов продукции и представлен брендами Nutrilak (Нутрилак), Nutrien (Нутриэн), Nutrima (Нутрима), Винни, Нутриген и Афенилак. Продукция ИНФАПРИМ присутствует во всех федеральных и региональных торговых сетях РФ и на всех ведущих маркетплейсах. Поставляется на экспорт в 12 стран мира. 

В роли компании-исполнителя выступила ООО «СТАРКОВ Групп» – российская IT-компания. Основное направление деятельности — внедрение систем электронного документооборота, генеральный партнер Directum. Специализируется на разработке, внедрении и сопровождении ИТ-решений в сегментах B2B и B2G. 

В 2022 году в компании уже была переведена в цифровой формат работа с кадровыми документами, но, несмотря на частичную автоматизацию, множество процессов оставались ручными: график отпусков велся в Excel, заявления не имели юридической силы, был невозможен удаленный прием, а интеграция с 1С требовала ручного переноса данных. Это создавало риски ошибок, замедляло работу и увеличивало операционные расходы. 

В течение 5 месяцев Исполнителем была развернута система, которая:

• Обеспечила полный цикл электронного кадрового документооборота с использованием облачных усиленных неквалифицированных электронных подписей (УНЭП) для всех 500 сотрудников.

• Автоматизировала ключевые HR-процессы: от удаленного приема и увольнения до планирования отпусков и оформления командировок

• Обеспечила глубокую интеграцию с 1С:ЗУП и 1С:УПП, в том числе были разработаны уникальные механизмы для выгрузки данных о командировках и авансовых отчетах.

• Реализовала отраслевые особенности: были адаптированы и разведены процессы «Командировок» и «Служебных поездок» для разных категорий сотрудников (например, медицинских представителей).

• Предоставила сотрудникам Личный кабинет для удобного самообслуживания из любой точки мира.

Проект выполнялся в рабочем контуре с параллельной работой старой и новой систем, что потребовало ювелирной настройки и тщательного планирования. Были успешно решены сложные задачи, такие как автоматизация контроля за своевременной выплатой отпускных и создание электронного обходного листа при увольнении. 

Проект наглядно демонстрирует, как комплексный подход к цифровизации HR позволяет не только автоматизировать рутину, но и трансформировать работу с персоналом в распределенной компании, обеспечивая скорость, прозрачность и соответствие требованиям законодательства.

Россия. Административный персонал компании работает во всех географических поясах от Калининграда до Владивостока.