Автоматизация оформления командировок в ПАО “ЛУКОЙЛ” на базе VK HR Tek

В ПАО «ЛУКОЙЛ» не было единой системы организации командировок. При этом в компании занято более 90 тыс. человек, совершающих около 35 тыс. деловых поездок в год. Сотрудники самостоятельно заказывали билеты и отели, в бумажном виде согласовывали приказы и оформляли отчеты, сохраняя чеки и посадочные талоны. Это приводило к существенным издержкам: сотрудники отвлекались от основной работы, компании было трудно контролировать соблюдение политики по уровню расходов. Бухгалтерия сталкивалась с ошибками в документах. По внутренней оценке, автоматизация могла бы значительно оптимизировать бюджет на командировки. Так, были сформулированы следующие цели проекта:

• Сократить время на оформление командировок для сотрудников и снизить их нагрузку по непрофильной деятельности.

• Обеспечить контроль соблюдения внутренней политики и оптимизировать расходы за счет использования корпоративных тарифов.

• Автоматизировать процесс оформления отчетности, снизив нагрузку на бухгалтерию.

По итогам внедрения удалось достичь следующих результатов:

• Система запущена в промышленную эксплуатацию, выполнен тираж на 50+ организаций. 

• Разработан комплект проектной и эксплуатационной документации. 

• Организована поддержка системы — первая, вторая и третья линия.

• Все процессы, связанные с оформлением, согласованием командировок и подписанием отчетности переведены в онлайн.

• Необходимая для отчетности информация собирается автоматически, что облегчает процесс для сотрудников в командировке.

• Сократилось время на оформление деловых поездок и снизились расходы на них за первые 6 месяцев использования решения.

База — решение VK HR Tek. Технологический стек — PostgreSQL, Python, React.js. Используется контейнеризация и микросервисная архитектура.

Команда внедрения выделяет следующие сложности реализации:

• Поиск технологических решений для интеграции с двумя видами учетных систем;

• Глубокая проработка проектных решений;

• Масштабность тестовой эксплуатации по всем направлениям;

• Информирование сотрудников о переходе на новую платформу, а также отработка возражений о прекращении самостоятельных закупок.

Летом 2024 года компания начала внедрять решение на базе модульной платформы VK HR Tek от VK Tech. В рамках проекта удалось автоматизирован весь процесс оформления служебных командировок:

• Формирование, согласование и подписание запроса на служебную командировку;

• Формирование и подписание Приказа о направлении в командировку;

• Бронирование и оформление работником в тревел-системе необходимых услуг по  билетам и проживанию;

• Оформление сопутствующих услуг (VIP-залы, визовое сопровождение, страхование, такси);

• Расчет суточных и формирование заявки на оплату суточных в учетной системе;

• Формирование, согласование и подписание авансового отчета;

• Загрузку всех документов по командировке в архив с объединением в один комплект;

• Создание в учетной системе заказов на поставку по авансовому отчету, билетам, услугам.

Российская Федерация — от Калининграда до Западной Сибири