Роботизация создания дилерских центров в ERP-системе

Цель: Ликвидация ключевого операционного ограничения для стратегического роста компании – длительного и затратного процесса запуска новых дилерских центров:

• полностью автоматизировать ключевые бизнес-процессы при создании нового дилерского центра

• устранить зависимость от привлечения внешних специалистов

• снизить бюджетные расходы в 3 млн руб. на запуске каждого нового дилерского центра

• сократить время запуска нового дилерского центра с 2-3 месяцев до 2-3 дней

• исключить за счет роботизации дополнительные длительные циклы тестирования и доработок, вызванные ошибками при ручном вводе данных

Эффект от внедрения роботизации: 

• Стратегическая скорость: время создания дилерского центра сокращено в 30 раз (с 90 до 3 дней)

• Прямая экономия: бюджет на запуск одного центра снижен с 3 млн. руб. до 50 тыс. руб. (экономия 99%)

• Срок окупаемости (ROI): 1 мес.

• Абсолютная точность: полностью исключены ручные ошибки при выполнении сотен операций (0% против 5% ранее)

• Операционная эффективность: единовременно обрабатывается свыше 1000 операций и более 300 наборов параметров без участия человека

• Масштабируемость: решение универсально и легко адаптируется под различные ERP-системы

В качестве платформы для роботизации была выбрана российское решение Sherpa RPA. Платформа позволяет осуществлять глубокую интеграцию с различными ERP-системами без модификации их исходного кода, устойчива к динамическим изменениям через встроенные элементы, в т.ч. искусственного интеллекта, и имеет удобную модульную архитектуру для централизованного управления роботами.

Основная сложность заключалась в отсутствии внутренней экспертизы по сложным ERP-настройкам и работа без единого руководства (handbook). Был проведен обратный инжиниринг экспертизы аутсорс-консультантов.

Многоэтапный процесс создания дилерского центра в ERP-системе, который был полностью ручным, занимал до 3 месяцев и критически зависел от человеческого фактора. Это приводило к кадровой зависимости, бюджетным перерасходам, регулярным ошибкам в данных и дополнительным расходам. Для решения этой проблемы, мы, как и многие пользовались услугами сторонней организации, но вскоре компания стала заложником дорогостоящего аутсорсинга и временным ограничениям. Проанализировав работу аутсорс-консультантов, были сформализованы их знания в алгоритмы для 10 программных роботов, с помощью которых полностью возможно создать новые дилерские центры в нашей ERP-системе.

В результате создан «цифровой двойник» - полная роботизация процесса создания новых дилерских центров:

• Робот-аналитик обрабатывает структурированный входной файл, автоматически собирая и обновляя информацию из системы

• Разработанная система из нескольких последовательных программных роботов берет на себя выполнение сотен операций: создание мастер-данных и карточек контрагентов, настройка сложных финансовых параметров, конфигурация логистических и складских маршрутов

• Внедрена система оповещения о ключевых этапах процесса

• Роботы работают по строгому алгоритму. Это исключило ошибки, которые раньше выявлялись лишь на этапе тестирования или промышленной эксплуатации и требовали дорогостоящих правок

Например, блок финансовых настроек, требовавший 5 дней работы SAP FI-консультанта, теперь выполняется роботом за несколько минут с гарантией 100% соответствия регламентам.

 Управление цифровой трансформацией компании идет в роботизацию по многим другим процессам. Данный проект заложил основу для роботизации сквозных бизнес-процессов и производственных задач на базе платформы Sherpa RPA.

 Ключевые этапы проекта:

• октябрь – ноябрь 2024 г.: подготовка и анализ, формализована экспертиза внешних консультантов

• декабрь 2024 – март 2025 г.: разработана система из 10 программных роботов, создано 2 пилотных дилерских центра

• апрель – октябрь 2025г.: роботизированная система вводится в постоянную эксплуатацию, создание еще 10 новых дилерских центров
  

Россия