Разработка и внедрение системы Billed.PRO для учета рабочего времени и планирования ресурсов

Заказчик:

Лидеры изменений

Руководитель проекта со стороны заказчика

Руслан Юсупов

Управляющий партнер

Поставщик

Дивергент

Год завершения проекта

2025

Сроки выполнения проекта

май, 2023 — октябрь, 2025

Масштаб проекта

13000 человеко-часов

Цели

Компания «Лидеры изменений» поставила задачу создать автоматизированную систему, которая позволила бы:

централизовать и упростить учёт рабочего времени по отделам и проектам;
повысить прозрачность расчётов заработной платы и переработок;
получить достоверную аналитику эффективности сотрудников и проектов
упростить планирование бюджета и прогнозирование затрат.

После внедрения системы в компании «Лидеры изменений» были достигнуты следующие результаты:

Сокращено время на учёт рабочего времени на 50% — HR и руководители перестали тратить часы на ручной ввод и сверку данных;
Рост производительности сотрудников на 15–20% за счёт прозрачного распределения задач и контроля загрузки;
Экономия бюджета на 10–15% благодаря автоматическому учёту переработок и корректировке расчётов;
Повышена прозрачность процессов — руководители получили достоверные данные о загрузке и эффективности персонала в режиме реального времени;
Улучшено планирование бюджета и распределение ресурсов, что особенно важно при большом количестве параллельных проектов;
Масштабируемость — система адаптирована под дальнейший рост компании и подключение новых площадок без потери точности учёта.

Уникальность проекта

Компания «Лидеры Изменений» — федеральный консалтинг-центр, работающий с крупными корпоративными клиентами и реализующий образовательные программы по всей России. Штат сотрудников распределён между несколькими городами, часть специалистов работает удалённо, что требовало точного и удобного инструмента учёта рабочего времени и анализа загрузки.

Проект внедрения системы Billed.PRO стал первым для компании решением, которое позволило объединить в единой цифровой среде учёт времени, расчёт зарплат и аналитику по проектам.

Интеграции с Telegram — фиксация рабочего времени через привычный мессенджер без необходимости установки отдельного ПО;

Гибкой кастомизации: система адаптирована под индивидуальные бизнес-процессы компании, включая различные графики, отчётность и связи с Excel и 1С;

Внедрении аналитики в реальном времени: руководители получили онлайн-доступ к данным по проектам и сотрудникам, что повысило прозрачность процессов и управляемость;

Импортозамещении — замена зарубежных WFM-систем отечественным решением, соответствующим требованиям российского законодательства и стандартам безопасности;

Кроссплатформенности — система доступна из любой точки и с любого устройства, что особенно важно при распределённой структуре и мобильных командах.

Использованное ПО

Технологии:

- Облачные решения (Cloud, SaaS, Web).

- API для интеграции с внешними системами (CRM, ERP).

- Мобильные технологии (Telegram miniApp).

- Веб-интерфейс (React).

Система поддерживает Mac, Windows, мобильные устройства (через Telegram)

Сложность реализации

Основная сложность проекта заключалась в необходимости объединить несколько разрозненных процессов (учёт времени, расчёт оплаты, анализ загрузки) в одной системе, не нарушив существующий ритм работы компании.

Требовалось обеспечить плавный переход от ручного учёта в Excel к автоматизированному решению без остановки бизнес-процессов.

Был реализован поэтапный запуск модулей с сохранением стабильности данных и синхронизацией с 1С и внутренними таблицами Excel.

Отдельной задачей стало обеспечение удобства интерфейса для разных категорий пользователей — от руководителей до удалённых сотрудников, использующих Telegram-бот.

Также важно было соблюсти все требования по защите персональных данных и соответствие корпоративным стандартам безопасности.

Результатом стало устойчивое и масштабируемое решение, которое органично встроилось в экосистему компании без потери данных, с минимальным периодом адаптации и максимальным эффектом для управления проектами и персоналом.

Описание проекта

Компания «Лидеры изменений» — российская консалтинговая организация, специализирующаяся на обучении и развитии управленческих команд, внедрении изменений и повышении эффективности бизнес-процессов в государственных и коммерческих структурах.

Активная проектная деятельность, участие специалистов в разных программах и городах создавали необходимость прозрачного учёта времени и оптимизации ресурсов.

До внедрения системы учёт рабочего времени в компании вёлся вручную:

сотрудники фиксировали часы в Excel-таблицах;
расчёт зарплат, отпусков и переработок занимал значительное время и часто сопровождался ошибками;
руководители не имели единого источника данных для анализа загрузки сотрудников и рентабельности проектов;
прогнозирование бюджета и планирование ресурсов осложнялись отсутствием точной аналитики.

Для решения задач управления персоналом была создана WFM-система Billed.pro с двумя основными сценариями работы:

1. Сценарий автоматизированного учета времени

Этот сценарий направлен на устранение проблем с ручным учетом рабочего времени:

Автоматическая фиксация времени: система самостоятельно списывает рабочие дни, учитывает перерывы и переработки.
Гибкие графики работы: поддержка суммированного учета времени для компаний с нестандартными графиками и сезонными нагрузками.
Мобильный доступ: сотрудники могут отмечать время через мобильное приложение или Telegram-бот в любом месте.

2. Сценарий управления проектами и аналитики

Второй сценарий фокусируется на повышении эффективности управления:

Распределение времени по проектам: детальный учет времени, затраченного на каждый проект и задачу, с возможностью анализа рентабельности.
Оценка эффективности персонала: система анализирует производительность сотрудников, выявляет загруженность и оптимизирует распределение задач.
Прогнозирование и планирование: формирование прогнозов бюджета на основе реальных данных о временных затратах.

Примеры решаемых задач:

Устранение переработок: автоматический контроль рабочего времени с уведомлениями о превышении нормы и накопившихся недоработках.
Оптимизация расчета зарплаты: система автоматически считает часы, отпуска, больничные и переработки, формируя готовые отчеты одним нажатием.
Повышение прозрачности процессов: руководители получают понятные данные по каждому сотруднику и проекту без микроменеджмента.

География проекта

Проект реализован для команды компании «Лидеры изменений», сотрудники которой работают в разных городах России.

Система обеспечивает централизованный контроль и аналитику вне зависимости от локации.

В дальнейшем планируется масштабировать решение на новые подразделения компании и партнёрские площадки.