Создание СЭД для высокотехнологичного хлебобулочного предприятия

• Обеспечение контроля ведения процессов договорных работ в едином информационном пространстве.

• Ускорение процесса согласования и подписания договорных документов.

• Контроль задач и поручений. Внедрение подсистемы контроля исполнения задач повысило исполнительскую дисциплину и сократило сроки выполнения операций. Реализовано прозрачное отслеживание ответственных и контрольных дат.

• Управление договорами. Модуль управления договорами обеспечил централизованный учет документов и контроль сроков исполнения во всех удаленных подразделениях компании. Система автоматически напоминает о наступлении ключевых событий – окончании срока действия контрактов, необходимости прохождения согласований.

• Единая экосистема 1С. СЭД-система адаптирована под интеграцию с «1С:ERP», что позволило настроить комплексное взаимодействие между подразделениями и обеспечить работу в единой базе данных.

• Контроль исполнения обеспечения нужд производства. Система позволила на 20% сократить сроки обеспечения производственных нужд.

Главный результат — договоры согласуются в два раза быстрее. Это реальная экономия рабочих часов для всей команды.

Внедренный программный продукт: «1С:Документооборот КОРП», редакция 3.0.

Внедренные блоки:

• Учет и хранение документов.

• Учет и контроль исполнения поручений.

• Учет договоров.

 «1С:ERP. Управление предприятием» - в части интеграции СЭД и учетной системы.

Проект характеризуется высокой степенью сложности из-за необходимости согласования требований всех подразделений предприятия, у каждого из которых были свои процессы и требования.

Выстроена четкая система сквозных согласований следующих отделов:

• административно-хозяйственный;

• материально-технического снабжения;

• технический;

• логистики;

• коммерческий;

• финансово-кредитный;

• управления персоналом;

• автоматизированных систем управления;

• юридический;

• методологии бухгалтерского и налогового учета;

• главного технолога;

• контроля качества и аудита;

• склад;

• администрация офиса;

• бухгалтерия и администрация завода.

Чтобы все работало слаженно, тщательно изучены бизнес-процессы, система настроена так, чтобы устраивать всех участников документооборота: от офисных сотрудников до заводской администрации. Проведено обучение и подготовлены инструкции с полным описанием действий специалистов на каждом этапе процесса.

ООО «Фан Фан Бейкери» («ФФБ») — высокотехнологичное предприятие по производству замороженного хлеба, основанное в 2015 году. Компания выпускает более 30 тысяч тонн продукции ежегодно, обеспечивая магазины свежим хлебом без консервантов благодаря передовым технологиям глубокой заморозки.

«Фан Фан Бейкери» проводит обучение, обеспечивает логистическую поддержку и контроль качества в торговых точках, тем самым вносит вклад в устойчивое развитие отрасли.

Производственные площади составляют 7 500 кв. м, размер территории завода - 6,5 гектара. В компании работает свыше 200 человек.

До 2025 года на предприятии не было единой системы управления договорной работой: сотрудники использовали электронные таблицы и вели переписку по электронной почте. Согласование договорной документации было затруднено, отсутствовал централизованный контроль.

В «Фан Фан Бейкери» решили создать систему электронного документооборота. Для реализации проекта пригласили компанию «1С-Рарус», имеющую опыт создания ECM-систем для крупных производственных предприятий. За основу для построения системы сразу выбрали  решение «1С:Документооборот», которое поддерживает сложные бизнес-процессы и бесшовную интеграцию с используемой на заводе учетной системой «1С:ERP».

За 3 месяца специалисты «1С-Рарус» настроили и доработали систему электронного документооборота под потребности предприятия:

• Реализованы настройки, позволяющие автоматизировать процесс работы с договорными документами:

• Подготовка проекта договорного документа: настроены видовой состав; шаблоны карточек договоров; необходимые дополнительные реквизиты, с установкой условий по обязательному заполнению.

• Отправка договора на согласование: настроены маршруты обработки и условия отправки договоров в обработку.

• Права доступа: ограничено редактирование реквизитов договора после его отправки на согласование, созданы маршруты согласования исходя из различных условий.

• Обработка результатов согласования.

• Обеспечение подписания договора руководителем.

• Подписание документа контрагентом: настроены поэтапные проверки на подписание договора со стороны контрагентов.

• Регистрация договора: настроена нумерация договорных документов и проверка на наличие регистрационного номера в ходе обработки договора.

• Бесшовная интеграция СЭД с системой управления предприятием обеспечивает автоматическое создание договора в «1С:ERP» на основе согласованного и зарегистрированного договора из «1С:Документооборот» с переносом всех данных и возможностью дозаполнения специфичными реквизитами.

• Создан обработчик копирования файлов из вспомогательных договорных документов  — в основной договор, чтобы в ERP-системе был доступ к информации, указанной в Дополнительном соглашении/ Приложении. 

• Реализовано автоматическое создание задач с уведомлением руководителей при формировании записи об отсутствии сотрудника. Система позволяет оперативно назначить замещение на основе полученной задачи.

Производство находится в городе Венёв (Тульская область, в 170 км к югу от Москвы). «Фан Фан Бейкери» поставляет замороженный хлеб в большинство федеральных и региональных торговых сетей на территории страны.