Апдейт учетной системы в сети офтальмологических клиник и оптик

Стратегическая цель – создать единую учетную систему, которая обеспечит быстрое и корректное введение информации по всем блокам учета (продажи, закупки, клиентские взаимоотношения, медицинская деятельность, управленческий и регламентированный учет). Система должна быть способна к развитию и масштабированию, основываться на решении отечественного вендора и использовать типовой функционал.

Задачи:

1. переход на развиваемые вендором конфигураций «1С:Управление торговлей 11.5» и «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» для уменьшения кастомизации учетной системы и затрат на ее содержание и развитие;

2. внедрение «1С:Медицина. Поликлиника» для оптимизации учета медицинских услуг в соответствии с законодательством;

3. объединение отдельных продуктов "1С", CRM-системы "Битрикс 24", сайта в единую систему за счет настройки обменов;

4. реализация принципа работы пользователя "в одном окне" (то есть в одной программе);

5. настройка обменов системы с внешними источниками данных (сайты поставщиков, онлайн-сервисы).

• Обеспечена возможность ведения учета в соответствии с законодательными требованиями на базе типовых возможностей развиваемых вендором конфигураций.

• Обеспечена сдача отчетности при переходе на новый режим налогообложения в установленные законодательством сроки.

• Снижены затраты на сопровождение и доработку конфигураций 1С за счет перехода на развиваемые актуальные версии программных продуктов 1С.

• Повышена в среднем на 40% скорость ведения операционной деятельности в компании за счет настройки обменов между базами 1С и другими информационным системами.

• Снижено в среднем на 30%количество ошибок в учете за счет сокращение  ручного ввода информации.

• За счет работы пользователя «в одном окне» отпала необходимость переключаться между программами. Это позволило снизить количество занимаемых клиентских лицензий на 40% и  нагрузку на ИТ-систему в целом.

• Обработка записей записей пациентов, результатов приема, получения информации об истории пациентов стали проходить быстрее в среднем на 30-40%

Программное обеспечение на базе «1С:Предприятие 8»:

·        «1С:Управление торговлей 11.5»

·        «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0»

·        «1С:Зарплата и управление 3.1» 

·        «1С:Медицина. Поликлиника»

Программное обеспечение линейки «1С-Битрикс»:

·        "Битрикс 24"

·        Сайт (включая Интернет-магазин) на платформе «1С:Битрикс. Управление сайтом»

1. Глубокая кастомизация исторических систем, большой объем данных, накопленные в системах учетные ошибки потребовали больших усилий и внимания на этапе миграции.

2. Отсутствие длительного технологического окна для миграции данных в продуктивный контур потребовали поиска альтернативных решений.

3. Объективные изменения требований со стороны ООО "ВижуВсе" уже в ходе проекта потребовали гибкости в его управлении. В частности, необходимость оперативного перевода бухгалтерской учетной системы на новый режим налогообложения (с УСН на ОСНО )и подготовке декларации по НДС возникла уже в активной части проекта и потребовала пересмотра Дорожной карты и приоритета работ.

4. Особенности деятельности ООО "ВижуВсе" предъявляли высокие требования к скорости ввода информации в систему и получения нужных данных из нее.

5. Географическая рассредоточенность пользователей осложнила запуск системы в опытно-промышленную эксплуатацию. В итоге было принято решение о поэтапном вводе в новую систему клиник и салонов.

Проект модернизации и унификации информационной системы ООО "ВижуВсе" был направлен на создание единой интегрированной системы, объединяющей все бизнес-процессы в рамках современной IT-инфраструктуры на базе программного обеспечения 1С.

На момент старта проекта информационная система представляла собой конгломерат устаревших доработанных конфигураций «1С» и CRM-системы «Битрикс 24». Центральным элементом была сильно кастомизированная версия «1С:Управление торговлей 10.3», в которой наряду с типовыми функциями (продажи, закупки, складское хранение) осуществлялось управление медицинскими услугами. Также в отдельной самописной конфигурации «Управление программами лояльности» велся учет накопленных бонусов пациентами/покупателями в рамках программы лояльностью, информация о которых далее использовалась в «1С:Управление торговлей 10.3» для оформления документов на оплату.

Проект выполнялся по гибкой технологии, объединяющей каскадную модель и работу по спринтам. На старте проекта была подготовлена и согласована с компанией "ВижуВсе" Дорожная карта с укрупненными этапами. Далее в рамках каждого этапа формировался спринт, содержание которого определялось результатами предыдущей итерации.   

Основные работы в рамках проекта:

• перенос данных из исторических систем, сверка и корректировка данных после миграции, только в процессе миграции данных из «1С:Управление торговлей 10.3» в «1С:Управление торговлей 11.5» было перенесено 60 000 элементов справочника «Контрагенты», 30 000 элементов справочника «Номенклатура, 240 000 различных документов;

• настройка новых систем, оптимизация текущих процессов компании с целью замены ранее кастомизированного функционала типовыми возможностями новых систем,

• внедрение подсистемы подсистемы "CRM и маркетинг" с адаптацией бонусных программ лояльности под бизнес-процессы компании в «1С:Управление торговлей 11.5», перенос в нее данных из старой самописной конфигурации,

• настройка управленческого контура с разработкой механизмов формирования управленческой отчетности в «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» на основе данных, полученных путем автоматического обмена из «1С:Управление торговлей 11.5»,

• обеспечение своевременной сдачи налоговой отчетности на новом режиме налогообложения;

• запуск новой конфигурации «1С:Медицина», отстройка процессов в ней, связанных с медицинской деятельностью;

• настройка интеграций между системами 1С и с внешними системами и сервисами,

• реализация в новой системе принципа работы «в одном окне» за счет интерактивных отчетов (позволяют пользователям в моменте выводить при работе в основной программе нужные данные из другой) и внедрения механизма регистрации в смене (данный механизм за счет персонализации входа пользователя на удаленный рабочий стол позволил избежать ситуаций множественности сеансов подключения одним пользователем в течение дня).

«ВижуВсе» — это сеть из 4 современных офтальмологических центров и 12 салонов оптики, где оказывается полный спектр услуг  диагностики и лечения органов зрения, а также предлагаются сопутствующие товары: оправы, корректирующие и солнцезащитные очки, контактные линзы.

Сеть «ВижуВсе» представлена в городах Подмосковья: Подольске, Троицке и Климовске.