Автоматизация управления эксплуатацией и обслуживания

Основной целью проекта стала комплексная автоматизация процессов текущей эксплуатации и технического обслуживания офисного квартала и заложение основ для дальнейшего масштабирования системы на другие объекты. 

Конкретные задачи включали:

• Консолидация текущей эксплуатации и технического обслуживания в единой системе и уход от разрозненных каналов взаимодействия между сотрудниками.

• Создание структурированной и актуальной базы знаний обо всем инженерном оборудовании и истории его обслуживания.

• Отказ от бумажного документооборота в процессах ППР, обходов и паспортизации оборудования.

• Разграничение зон ответственности между инженерным персоналом, закрепление типов оборудования за конкретными ответственными сотрудниками.

• Повышение прозрачности и скорости всех процессов за счет их цифровизации и автоматического трекинга.

• Централизация хранения технологических карт, инструкций, регламентов и чек-листов

• Внедрение мобильных технологий для работы сотрудников «в полях».

• Создан реестр заявок, который позволяет аккумулировать обращения, поступающие из различных источников. 

• Полностью автоматизировано управление плановыми и внеплановыми ремонтными работами их их приоритизация.

• Внедрение электронных обходов с более чем 100 контрольными точками, оснащенными NFC-метками. 

• Информация об инженерных системах, подсистемах и оборудовании структурирована и выстроена в строгую иерархию, что позволяет инженерам быстро ориентироваться в типах работ при назначении задач. 

• Усилен контроль управления расходом материалов и запчастей на основании выполненных работ.

• Внедрен механизм автоматического расчета длительности обходов для дальнейшего анализа трудоемкости и оптимизации маршрутов.

• Повышена оперативность реагирования на инциденты благодаря мобильному приложению и прозрачной системе трекинга заявок.

• Количество пользовательских лицензий было расширено в 2 раза для масштабирования системы на новый объект, что демонстрирует её востребованность.

Автоматизация выполнялась при помощи продукта Comindware Моё здание, который позволяет автоматизировать процессы текущей эксплуатации и технического обслуживания от обработки заявок и организации ППР до анализа статистики для повышения точности прогнозирования трудозатрат и расходов, при этом технологии в основе продукта делают его гибким в адаптации под любые потребности заказчика и особенности его объекта недвижимости.

Наибольшие трудозатраты и время ушли на подготовку данных – формирование исчерпывающей и структурированной FM-структуры (реестра активов). Это самостоятельная, кропотливая работа команды ООО «УК СТОУН ОФИС», необходимая для успеха любого подобного проекта.

Еще одной особенностью стало изменение логики процессов эксплуатации в ходе настройки решения. Благодаря гибкости продукта процессы были настроены в соответствии с новыми требованиями. 

До автоматизации управления технической эксплуатацией недвижимости УК STONE Office уже демонстрировала высокие стандарты технического обслуживания своего портфолио премиальных активов. Однако стратегическая цель – упрочить лидерские позиции – требовала перехода на качественно новый уровень сервиса. 

Существующие процессы текущей эксплуатации и технического обслуживания, несмотря на их отлаженность, в значительной степени опирались на бумажный документооборот (журналы, обходы, заявки, чек-листы, график ППР) и ручной персонализированный контроль выполнения задач. Это создавало ограничения скорости обработки и реагирования, прозрачности и масштабируемости операций.

Цифровая система стала навигатором для сотрудников эксплуатационной службы, упрощая процесс распределения задач и планирования предупредительных работ:

• Создана единая цифровая среда

• Компания получила централизованную систему для управления текущей эксплуатацией и техническим обслуживанием.

• Внедрены электронные обходы.

• Полностью устранен бумажный документооборот при проведении обходов инженерных систем и технических помещений. Сокращен документооборот по выполнению ППР.

• Реализованы механизмы автоматического назначения ответственных, фильтрации работ, работы с опасными работами, требующими специальных документов (наряды-допуски).

• Усилилась прозрачность выполнения работ и анализ выполнения заявок.

Внедрение продукта Comindware Моё здание позволило УК STONE Office не только автоматизировать ключевые процессы текущей эксплуатации, но и заложить основу для дальнейшего роста. Результатом стала централизованная, прозрачная и масштабируемая операционная модель, эффективность которой подтверждена решением компании тиражировать данный опыт на новый объект.

Город Москва.