Создание системы калькуляции цен и управления затратами дистрибьютора

Цель проекта - создание единой системы оперативного и управленческого учета на базе «1С:Управление нашей фирмой» для поддержки стратегии развития бренда в высококонкурентной среде.

Задачи проекта:

• Корректный расчет себестоимости: обеспечить достоверную калькуляцию затрат с учетом большого количества специфических отраслевых параметров. 

• Создание системы аналитической отчетности: разработать инструменты для проведения глубокого анализа финансовых показателей и эффективности работы компании.

• Ведение оперативного учета в режиме «одного окна»: организовать учет таким образом, чтобы необходимые бизнес-процессы были доступны для пользователей в едином интерфейсе.

• Обеспечение соблюдения законодательства: внедрить современную систему, позволяющую вести учет в соответствии с изменениями законодательства и нормативных актов.

Усовершенствованы процессы закупок:

• Добавлена возможность формирования потребностей в закупке с указанием целевой цены продажи и приоритетности товаров для закупки.

• Разработаны отчеты для логистов, позволяющие контролировать состояние контейнеров. 

 Улучшены процессы продаж:

• Разработан функционал запрета отгрузки при просрочке/превышении допустимой дебиторской задолженности и функционал контроля сроков резервирования товаров в заказах покупателей.

• Разработаны внешние печатные формы по требованиям сторонних складов ответственного хранения.

• Разработаны отчеты для контроля начисления расходов, анализа себестоимости и валовой прибыли.

• Автоматизировано формирование брендированного прайс-листа. Разработан инструмент «Колесо вкусов» из 30 специальных реквизитов, помогающий подбирать и оценивать стоимость кофе в зависимости от вкусовых характеристик.

Реализована интеграция с «1С:Бухгалтерия», что исключает двойной ввод информации и ошибки при ведении учета.

Программный продукт: «1С:Управление нашей фирмой», редакция 3.0.

Внедренные подсистемы:

• Управленческий учет, мониторинг показателей.

• Казначейство.

• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS).

• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.

Команда «Охотники на кофе отмечает,  что с компанией «1С-Рарус» удалось не просто решить задачу внедрения учета на базе «1С:УНФ», но и реализовать поистине уникальное решение для отрасли. Это разработанный с нуля калькулятор с динамическим ценообразованием, учитывающий огромное количество настраиваемых параметров в рамках валютной выручки и биржевой торговли.

Кастомизирована архитектура номенклатуры, так как при импорте пищевого сырья важно учитывать не только количественные, но и вкусовые особенности продукта. На базе «1С:Управление нашей фирмой» можно создать систему, подходящую для любого бизнеса.

Компания «Охотники на кофе» (ООО «СИД С КОФЕ») поставляет кофе из различных регионов мира. Офис компании находится в Санкт-Петербурге.

«Охотники на кофе» производят зерно по собственным рецептам благодаря тесному сотрудничеству с фермерами-партнерами.  Компания регулярно инвестирует в создание новых партий кофе (микролотов) и обновляет производственное оборудование.

Дистрибьютор уделяет особое внимание контролю качества на всех этапах логистической цепочки - от закупки до доставки. Эксперты оценивают каждую партию кофе, что гарантирует оптовым и корпоративным потребителям соответствие продукции высоким стандартам качества и вкуса. Кофейная продукция привозится контейнерами и хранится на специализированных складах.

Для управления и учета в компании использовали набор автоматизированных инструментов:

• узкоспециализированный софт для российской индустрии поставщиков кофе;

• сервис для малого бизнеса по управлению денежными средствами;

• офисное приложение для работы с электронными таблицами;

• «Битрикс 24» для работы с клиентами.

Перед компанией «Охотники кофе» стояли амбициозные цели по укреплению позиций бренда на рынке поставщиков кофейной продукции. Планировалось повысить эффективность и укрепить стабильность бизнеса. Для выстраивания и реализации выбранной стратегии собственники компании пригласили директора по развитию.

Приглашенный эксперт занялся поиском продвинутых инструментов оптимизации работы компании. К обследованию бизнес-процессов подключили специалистов компании «1С-Рарус», известной экспертизой в области автоматизации торговых предприятий.

Совместная проектная команда определила точки роста в совершенствовании подходов к анализу и управления затратами.  До проекта «Охотники на кофе» испытывали потери из-за валютных колебаний и недостатка информации о них. Разница курсов валют создавала сложности учета затрат. Текущие программы не обеспечивали наглядную аналитику и корректный расчет себестоимости. Это ставило под сомнение возможность оперативного реагирования на изменения рынка.

Для построения ERP-системы компания рассматривала два комплексных решения на платформе «1С:Предприятие», в итоге остановились на «1С:Управление нашей фирмой». Решено было сделать упор на индивидуальной доработке системы, чтобы максимально учесть специфику деятельности «Охотники на кофе».

Видеозаписи уроков, разработанных специалистами «1С-Рарус» по кастомизированной системе, расшифрованы  с помощью ИИ и превращены в удобную программу обучения. Информация разбита по блокам, добавлены временные метки. Упрощен доступ сотрудников к необходимой информации по созданной системе учета.

Экономический эффект от внедрения:

• снижение себестоимости продукции / услуг: 7%

• сокращение дебиторской задолженности: 5%

• сокращение трудозатрат в подразделениях: 85%

• сокращение операционных и административных расходов: 10%

Северо-Западный федеральный округ РФ.