ROI под контролем: управление инвестициями и рост контрактов ×10

Ключевая цель: создать единую цифровую среду для управления контрактами, обеспечивающую масштабирование бизнеса при полном контроле маркетинговых инвестиций. Для достижения цели решались 3 основных задачи.

1. Повысить операционную эффективность за счет сквозной автоматизации процессов согласования, проверки и выплат.

2. Объединить разрозненные системы для обеспечения консистентности данных.

3. Создать технологический фундамент для масштабирования бизнеса при гарантированном соблюдении регламентов.

1. Стратегический рост и масштабируемость: создан технологический фундамент, позволивший обеспечить Х10 рост числа контрактов без коллапса процессов.

2. Рост операционной эффективности: время обработки контракта сокращено с нескольких дней до 2-3 часов. Высвобожденные ресурсы перераспределены на аналитические задачи.

3. Защита инвестиций: автоматический контроль выполнения контрактов и финансовых корректировок обеспечивает прямую экономию маркетинговых бюджетов. Интеллектуальный инструмент «амнистии» позволяет точечно отменять штрафные санкции на основе подтверждающих доказательств.

4. Точность: Достигнута 100% консистентность данных во всех системах. Исключены финансовые и репутационные риски, связанные с человеческим фактором.

5. Прозрачность топ-менеджмент получил централизованную панель управления контрактами и выплатами. Обеспечено точное бюджетное прогнозирование на основе реальных данных.

SFA-система «ST Чикаго», 1С, приложение для автоматизации удаленного персонала «ST Мобильная Торговля», 1С, DWH, «Контур.Диадок», кастомная MCM, кастомное приложение для обработки сигналов и расчета штрафов

• Экстремальное масштабирование: создание высоконагруженной экосистемы, способной выдержать рост объема контрактов на 900% и обеспечить стабильную работу для 200+ пользователей.

• Сложная бизнес-логика: разработка алгоритмов автоматического расчета штрафов на основе анализа данных визитов и реализация логики перерасчета выплат с учетом амнистий. При этом многоуровневая система согласования должна быть простой и понятной для пользователей.

• Многоуровневая интеграция: обеспечение бесшовного взаимодействия между всеми системами отдела продаж в едином контуре.

• Операционный риск: плавное внедрение по всем федеральным округам РФ без прерывания текущих процессов, требующее 4470 человеко-часов разработки.

• Автоматизация жизненного цикла: реализация сквозной автоматизации — от создания карточки контракта в мобильном приложении до формирования УПД и доп. соглашений, в условиях изменяющихся условий контрактов.

Для KT&G маркетинговый контракт — ключевой инструмент повышения узнаваемости бренда, формирования лояльности и роста продаж. В начале 2024 года масштабная экспансия бизнеса (расширение территории, штата и др) привел к десятикратному росту числа контрактов с торговыми точками. Текущие процессы не позволяли гарантировать соблюдение внутренних стандартов и эффективно управлять маркетинговыми инвестициями.

Операционные вызовы роста:

• сотни часов ручного труда ежедневно на управление контрактами;

• разрозненные системы, несвязанные едиными регламентами и процедурами;

• человеческий фактор и отсутствие интеграций регулярно приводили к ошибкам.

Рабочий процесс основывался на изолированном использовании «ST Мобильная Торговля», «Контур.Кэдо» с модулем согласования контрактов, «Контур.Диадок» и «1С». Критической проблемой являлось отсутствие интеграции между системами. Дополнительно использовались Excel для расчетов и планирования, PowerPoint для подготовки презентаций и согласований, а также электронная почта и мессенджеры для оперативной коммуникации.

ИТ-отдел компании инициировал срочное включение проекта цифровизации управления маркетинговыми контрактами в общекорпоративную программу цифровой трансформации KT&G Global Rus.

Для ускорения реализации было принято стратегическое решение о партнерстве с компанией «Системные Технологии». На выбор поставщика повлияли 3 ключевых фактора:

• Наличие готовых решений и глубокой экспертизы в SFA-системе «ST Чикаго», уже содержащей необходимую бизнес-логику

• Положительный опыт предыдущих совместных проектов

• Возможность существенно сократить сроки внедрения за счет готовых модулей

Основные этапы разработки

1. Создание системы согласования контрактов в кастомной МСМ

   — Внедрение многоуровневого workflow согласований (менеджеры → ассистенты → юр.отдел) с учетом категорий и уровней согласующих.

   — Автоматическая проверка контрольных сумм и данных контрагентов

2. Интеграция МСМ с 1С и Контур.Диадок для формирования финансовых документов и ведения бухгалтерской отчетности

   — Синхронизация данных о контрактах и платежах

   — Автоматическая генерация шаблонов договоров и УПД

3. Разработка системы автоматической оценки выполнения контрактных условий, основанной на результатах визитов в «ST Чикаго»

   — Внедрение модуля "Сигнал" для фиксации нарушений (OOS, оборудование, график работы и др.)

   — Автоматический расчет штрафных санкций (например, OOS 1 SKU = 10%, отсутствие торгового оборудования = 100%)

4. Автоматизация процесса оплаты на основе оценки МСМ

   — Внедрение системы амнистий нарушений

   — Расчет итоговых выплат с учетом снижения инвестиций

   — Формирование реестра платежей для анализа и планирования бюджета

5. Поэтапное масштабирование системы на все федеральные округа.

Россия, все федеральные округа.