Система автомазированного учета рабочего времени

Заказчик:: ГК ЛАМА
Руководитель проекта со стороны заказчика: Ринат Галимов

Начальник отдела разработки и внедрения программных средств
Поставщик: Microsoft
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Март, 2017 — Август, 2018
Масштаб проекта: 2500 человеко-часов
200 автоматизированных рабочих мест
Цели: 1. Сокращение затрат на ФОТ (фонд оплаты труда) на 5%.
2. Сокращение временных затрат руководителей на формирование табелей учета рабочего времени.
3. Сокращение временных затрат отдела кадров и бухгалтеров по заработной плате на проверку табелей учета рабочего времени и расчет заработной платы.
4. Повышение дисциплины работы сотрудников (сокращение количество опозданий и ранних уходов на работу).
5. Возможность простого использования руководителями гибких графиков работы.

Уникальность проекта

Честно говоря, результаты проекты, к нашей радости, превзошли наши ожидания: мы видим на рынке довольно много продуктов по учету рабочего времени через отпечатки пальцев, видим решения по формированию табелей учета. Но мы не нашли на рынке коплексного решения, которое позволило бы автоматизировать процесс от приема сотрудника на работу до выплаты ему заработной платы.

Проект таил в себе довольно много рисков, таких как
   * проблема с качеством сканирования;
   * восприятие (а точнее неприятие) сотрудников к новой системе;
   * неготовность руководителей и должностных лиц отдела кадров к доверию системы;
   * и др.
К счастью, мы смогли их все преодолеть (готовы поделиться опытом).

Более того, решение реализовано так, что может быть инсталировано на любую компанию, использующую как кадровую систему 1С:ЗУП. Может работать и с другими системами, но для этого нужно будет доработать интеграционное решение.

Ну и важно то, что это наш первый проект с таким быстрым сроком окупаемости. Проект, который существенно повысил рентабельность нашей компании.

Использованное ПО: Microsoft Dynamics AX - для целей реализациии системы формирования автоматических табелей учета рабочего времени

Microsoft Visual Studio - для целей формирования интеграционных компонент между используемым программным обеспечением, а так же с терминалами считывания отпечатков пальцев.

Microsoft Analytics Services - для целей формирования BI-системы по созданному программному решению, включающей в себя показатели как простые показатели (трудозатраты в разрезе различных аналитик, штатное расписание и т.д., так и сложные интегральные показатели, такие как производительность сотрудников (товарооборот на 1 час работы)).

1С: Зарплата и управление персоналом - для целей формирования данных кадрового учета и расчета заработной платы на основании данных табелей учета рабочего времени.
Описание проекта: Проект представляет собой комплексное решение по учету рабочего времени и автоматизирует следующие этапы: 1. Трансляция кадровых данных в систему генерации табелей учета и биотерминалы. Сотрудники отдела кадров выполняют свою текущую работу в 1С:ЗУП, при этом бесшовная система интеграции транслирует он-лайн все необходимые справочные данные (штатное расписание, сотрудники, должности, периодические отсутствия и т.д.) в табельную систему. Так же автоматически в фоновом режиме идет прогрузка данными о сотрудниках терминалов сбора отпечатков пальцев согласно выставленным настройкам принадлежности терминалов по подразделениям или физическим местам расположения (отпечатки пальцев сотрудников снимаются в момент трудоустройства через специальный интерфейс системы, интегрированный в используемое решение). 2. Автоматическая генерация табелей учета рабочего времени. Система автоматически генерирует плановые графики, запрашивая от руководителя только информацию по сменам работы сотрудников (в случае, если сотрудники новые или им требуется корректировка смен, а для старых сотрудников берет их смены прошлого периода). Результатом выходит плановый месячный график работы по каждому из 4тыс сотрудников предприятия. 3. Сотрудники при приходе на работу и уходе с работы сканируют свой отпечаток пальца. Данные об этом через систему автоматической интеграции попадают в систему табелей учета в течение 20 минут. На основе этих данных система определяет время нахождения сотрудников на работе и заполняет фактическое время присутствия в табеле. 4. За счет того, что часть сотрудников была переведена на часовой режим работы, нагрузку на сотрудников руководитель распределяет только устными распоряжениями (например, в среду не выходить, но отработать в четверг на 2 часа больше и в пятницу 4 часа). Корректировать в табеле руководителю ничего не нужно, система просто по факту зафиксирует реальное время присутствия. 5. В случае, когда возможности просканировать отпечаток у сотрудников нет, либо они просто забывают это сделать, имеются возможности внесения ручных корректировок в табелее. Можно настроить обязательное дополнительное согласование на корректировки у определенного должностного лица. 6. Далее это табель транслируется в 1С:ЗУП. Это так же происходит автоматически в фоновом режиме. После появления в 1С:ЗУП бухгалтеру по расчету заработной платы в большинстве остается нажать только на кнопку расчета на подразделении. За счет описанной автоматизации мы получили: * сокращение ФОТ на 6% (оказалось, что имели случаи "приписки" и необоснованные округления по времени нахождения на работе). В финансовом выражении проект окупился за 1-2 месяца с момента старта (сотрудников в компании 4тыс). * учитывая описанную выше автоматизацию процессов, рабочее время руководителей, инспекторов отдела кадров по работе с табелями учета, бухгалтеров по расчету заработной платы существенно сократилось, т.к. почти не осталось операций, где требуется человеческое вмешательство; * повысилось качество отражаемых данных. За счет автоматизации и, в частности, контрольных процедур, повысилась точность данных в системе. * повысилась дисциплина работы сотрудников: опоздания сократились на 87%, а ранние уходы с работы - на 94%. С системой невозможно договориться, она опирается только на данные, поэтому изменилось отношение людей к соблюдению рабочего графика. * на основе данных, генерируемых системой, была построена модель бизнес-аналитики, которая позволила увидеть целостную картину по занятости сотрудников, а так же формировать сложные аналитические показатели. В частности, после внедрения системы в компании оценивается качество работы управляющих магазинов по расчетному показателю "Эффективность работы магазина", который считается как принесенный товарооборот, деленый на количество отработанных часов. Этот показатель смотрим по различным периодам и оцениваем его процентную динамику. Более того, добавили аналитическое измерение, которое позволяет оценивать качество работы управленцев даже при ротации их между различными подразделениями. Это только один пример показателя, а подобных было сформировано довольно много.
География проекта: Проект на текущий момент используется на базе нашей компании, в которой работают 4 тыс сотрудников. Компания работат в городах Томск и Северс, используя 70 географически распределенных точек, на которых установлены терминалы. Система не имеет ограничение на географическое масштабирование.
Дополнительные презентации:: Презентация HRM.pptx