Система для управления технической документацией на базе ECM-платформы ЭЛАР Контекст

Заказчик:: Объединенная металлургическая компания (АО «ОМК»)
Поставщик: Корпорация ЭЛАР
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Июнь, 2016 — Декабрь, 2017
Масштаб проекта: 6479 человеко-часов
57 автоматизированных рабочих мест
Цели: Повышение эффективности производственных процессов и снижение расходов на хранение, обслуживание и организацию доступа к документам. Централизация хранения технической документации, создание единого окна доступа к информации – архивным документам, электронным документам, справочным данным из смежных ИТ-систем: SAP, СЭД. Автоматизация учета архивной службы предприятия в рамках централизованной ECM системы.

Уникальность проекта

Скорость доступа к документации увеличилась на 99% - с 8 рабочих часов до 5 минут. Достигнут самый главный эффект – повысилась доступность информации. Система позволила снизить риски хищения документов и на 30% сократить трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации. Наряду с этим, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива
Проект реализован по методологии быстрого старта, разработанной корпорацией ЭЛАР. Гибкость сервис-ориентированной ECM-платформы Контекст позволила разбить внедрение на несколько этапов и в самые короткие сроки, уже после первого этапа, обеспечить заказчика работоспособной и наполненной системой.
Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД. Система позволяет систематизировано хранить разнородные документы, представленные в нескольких версиях и объединенные сложными логическими связями. В системе реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM. Автоматизирован процесс формирование описи и сдачи в архив комплектов документации: в бумажном и электронном виде.

Использованное ПО: ECM-платформа ЭЛАР Контекст
Описание проекта: АО «ОМК», как промышленный холдинг, хранит, накапливает и использует значительные массивы технической документации, к которой необходим быстрый доступ специалистам различных подразделений. Однако бумажные оригиналы хранились не централизованно, что осложняло оперативный подбор нужных документов для профильных сотрудников. Кроме того, в результате обследования, выявилось отсутствие систематизации и консолидированного учета архивных документов. Компания несла существенные затраты на содержание архивов подразделений, издержки производства ввиду отсутствия эффективного документационного обеспечения. Благодаря внедрению ECM-системы сотрудники компании получили оперативный доступ к проектно-сметным, конструкторским и эксплуатационным документам в любой момент времени. Система позволила организовать защищенное долговременное хранилище информации и процессы коллективной работы с документами, сформировать единый контур работы с профильными данными, в том числе из внешних информационных систем, автоматизировать регистрацию и учет технической документации. Сегодня в системе реализован иерархический рубрикатор (150 000 узлов) с привязкой к документам и внедрением ролевой модели для разграничения доступа до уровня документа, электронный архив, автоматизация архивной службы, интеграции с ERP (SAP TORO, MDM), СЭД (WSS Docs). Выбор в пользу ECM от ЭЛАР был сделан не случайно, АО «ОМК» имеет успешный опыт эксплуатации ECM-системы, также внедренной ЭЛАР, для автоматизации процессов бухгалтерского ОЦО, где хранится более 30 млн. документов и подключены более 7 тысяч пользователей в 5 регионах России.
География проекта: Первым этапом проекта в АО «ОМК» стало внедрение системы на Выксунском металлургическом заводе, ведется работа по тиражированию решения на другие производственные площадки холдинга.