Аутсорсинг управляемых услуг печати (MPS) в Головном офисе ГК «РИКВЭСТ»

Заказчик:: ООО "Риквэст-Сервис"
Руководитель проекта со стороны заказчика: Сергей Афанасьев

Начальник службы ИТ
Поставщик: Компания "МАРК"
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Июль, 2018 — Сентябрь, 2018
Масштаб проекта: 100 человеко-часов
150 автоматизированных рабочих мест
Цели: Основной целью проекта являлась оптимизация, как расходов на печать и обслуживание офисной оргтехники, так и оптимизация структуры рабочего времени сотрудников отдела системного администрирования. Кроме того, проект позволил снизить затраты CAPEX по статье «приобретение оргтехники» практически до нуля при отсутствии существенного роста затрат OPEX.

Уникальность проекта

Уникальность проекта заключается:
- во-первых, в том, что в проекте внедрения услуг MPS был максимально задействован существующий парк устройств печати и сканирования (модернизированная инфраструктура устройств печати в настоящее время состоит из 70% собственной и 30% арендованной техники;
- во-вторых, в проекте были максимально учтены сложившиеся бизнес-процессы, что минимально повлияло на привычные схемы работы пользователей.

Использованное ПО: В рамках проекта были применены многофункциональные устройства Kyocera (модельный ряд M2040, M3040, M3550).
В качестве ПО централизованного контроля над работой всех печатающих устройств и учета процессов и счетчиков печати была применена универсальная система идентификации пользователей, учета печати и контроля доступа к оборудованию MyQ.
Описание проекта: Основные этапы проекта: 1) Проведение аудита текущей инфраструктуры печати Головного офиса, который включал в себя: - анализ имеющейся офисной инфраструктуры; - диагностика имеющегося печатного оборудования; - выявление возможных поломок техники; - анализ объемов печати и других факторов, влияющих на цену печатного листа; - расчет стоимости печати на основе полученной информации; - предоставление рекомендаций по внедрению аутсорсинга печати. 2) Детальная проработка модельного ряда устройств печати и сканирования и их расположения в помещениях офиса исходя из сложившихся в Компании бизнес-процессов и имеющегося парка устройств; 3) Согласование проекта модернизации инфраструктуры устройств печати и расчетной стоимости отпечатка; 4) Заключение договоров 2-х видов: договор обслуживания собственных устройств и договор аренды и обслуживания арендованных устройств; 5) Перестановка и инсталляция собственных и арендованных устройств сканирования и печати в соответствии с согласованным планом; 6) Формирование реестра устройств и фиксация начальных счетчиков; 7) Инсталляция на виртуальном сервере Компании ПО MyQ, заполнение базы данных устройств и проведение групповых и пользовательских настроек. Успешность проекта подтвердилась следующими результатами: - запуск проекта не потребовал ни копейки инвестиционных вложений и при этом за 2 месяца эксплуатации услуг MPS расходы OPEX не вышли за пределы спланированных лимитов бюджета по данной статье затрат в условиях обслуживания оргтехники собственными силами; - автоматизированный мониторинг состояния устройств и процессов печати и сканирования, а также автоматизация процедуры пополнения запасов расходных материалов позволили высвободить трудовые и временные ресурсы сотрудников отдела системного администрирования на другие задачи и функции; - отпала необходимость взаимодействия с разными поставщиками базовых услуг печати (BPS), что значительно экономит административные временные ресурсы; И главный результат: значительно снижена доля затрат CAPEX по направлению IT, что позволит перенаправить высвободившиеся денежные средства на инновационные проекты и развитие информационной инфраструктуры Компании.
География проекта: Пока услуги MPS внедрены в Головном офисе и в двух филиалах Компании. Все эти подразделения располагаются в городе Москве.