Переход на КЭДО VK HR Tek 1 900 лабораторий «Гемотест»

При бумажном документообороте на пересылку документов между 1900 лабораториями и бэк-офисом уходило много времени и денег, некоторые документы поступали несвоевременно. Исходя из этого, сформулировали главные цели проекта:

• снизить расходы на кадровое делопроизводство;

• ускорить процесс обмена кадровыми документами;

• обеспечить возможность формировать рабочий график с учетом актуального статуса сотрудников: доступен, на больничном, в отпуске, в отгуле.

В результате проекта компания не только достигла первоначальных целей внедрения кадрового электронного документооборота, но и улучшила другие бизнес-показатели:

• на КЭДО перешли 90% сотрудников  —  5850 человек;

• в электронном виде оформляются 89% кадровых документов: изначально планировалось перевести в цифровой формат 75% документов;

• компания экономит 70–75% бюджета, уходившего на бумажный документооборот — суммы исчисляются миллионами рублей;

• кадровые документы подписываются за несколько минут;

В ходе проекта также были переведены в электронный формат пять некадровых процессов:

• аттестация медсотрудников;

• проверка знаний по охране труда; 

• направление на медицинские осмотры;

• составление авансовых отчетов;

• подписание договоров с подрядчиками. 

Система КЭДО VK HR Tek от VK Tech

• Разъясняли руководителям причины и преимущества перехода на КЭДО, чтобы они могли обосновать необходимость внедрения системы каждому сотруднику.

• Подготовили обязательный для просмотра сотрудниками видеоролик, в котором на конкретных примерах показали функционал и преимущества КЭДО.

• Создали для кадровых специалистов чат с бизнес-аналитиком, в котором они могли задать любой вопрос и получить квалифицированный ответ на него в режиме реального времени.

• Разработали онлайн-отчет в Power BI, который синхронизируется с 1С, чтобы у руководителей был простой и удобный доступ к информации об отпусках и больничных сотрудников, и им было проще формировать рабочие графики.

• Объясняли сотрудникам, что компания развивается и оптимизирует процессы, чтобы экономить время и ресурсы на документообороте, а благополучие компании непосредственно связано с благополучием ее сотрудников.

Компания имеет широкую географию: лаборатории находятся в 627 городах России. До перехода на КЭДО лаборатории и бэк-офис обменивались бумажными документами через курьерскую службу — на доставку уходило много времени, некоторые документы оказывались на руках несвоевременно. Поэтому главными целями проекта были ускорение обмена документами и снижение расходов на кадровое делопроизводство.

Начали переход на КЭДО с самого популярного кадрового процесса, который требует больше всего бумажных документов — отпуска. В первые четыре месяца проекта система была внедрена и протестирована на одном регионе, после к КЭДО подключились остальные филиалы.

В ходе проекта оцифровали следующие кадровые процессы:

• оформление отпусков;

• направление в командировки;

• составление приказов;

• ознакомление с должностными инструкциями;

• подписание трудовых договоров и дополнительных соглашений;

• подачу заявлений и заявок.

Опрос, проведенный через год после внедрения, показал что большая часть сотрудников приняла переход на КЭДО положительно.

Кроме кадровых процессов в рамках проекта были оцифрованы 5 некадровых процессов.

Российская Федерация, 627 городов.