Автоматизация процессов управления закупками ресторанов ООО «Бургер Рус»

1. Обеспечить прозрачность организационного и финансового учета при обслуживании ресторанов за счет:

- реализации регламентированных процессов обработки заявок ресторанов по всем вопросам, связанным с их эксплуатацией: от ремонта кофемашины, до укладки плитки во вспомогательном помещении

- реализации интерактивных смет с гибким разделением прав доступа пользователей на всех этапах разработки, согласования, выполнения работ и контроля результатов

- обеспечения автоматизированного централизованного учета ремонтных и регламентных работ

2. Сократить трудоемкость разработки и согласования смет за счет использования и интеграции справочников работ и материалов, а также шаблонов простых и составных позиций смет с предсогласованными расценками на стандартные позиции и регламентированными процессами согласования при использовании стандартных и нестандартных позиций.

3. Обеспечить сотрудникам, задействованным в процессе согласования, удобные интерфейсы на всех стадиях обработки заявок.

1. Автоматизированы процессы эксплуатации по всем ресторанам. От регистрации запроса через центральный каталог услуг до его согласования и контроля, с учетом услуг, территориальной принадлежности ресторана, итоговой суммы по смете, стоимости доставки материалов, наличия нестандартных позиций в смете.

2. Достигнута прозрачность при разработке и согласовании смет за счет полной интеграции интерактивных смет в систему. Реализовано гибкое разделение прав доступа на уровне атрибута позиции сметы с учетом роли пользователя, его принадлежности к сервисной компании и этапа обработки запроса.

3. Реализованы:

• интерфейсы для работы со справочниками, упрощающими процесс создания смет, их проверки и контроля

• процессы автоматизации контроля регламентных работ, с автоматическим созданием задач на базе регламентированного списка технологических услуг по заданному расписанию, с учетом региона расположения ресторана и его формата, автоматическое назначение исполнителей

• отчет КС-2 для финансового контроля

Среда разработки Python, Low-Code среда BPM - Ivanti SM

В связи с большим объемом заявок и большим количеством позиций в сметах, связанных с заявками потребовался поиск технических решений для баланса между функционалом и производительностью.

Столкнулись с трудоемкой задачей, связанной с формированием справочников работ и материалов для загрузки в систему. В процессе ее реализации специалистам Заказчика пришлось проанализировать большой объем ранее согласованных смет.

Тестирование системы потребовало трудозатрат специалистов со стороны Заказчика, так как каждый процесс необходимо пройти по каждой ветке под учетной записью с соответствующей ролью. Процесс был оптимизирован за счет ПМИ. 

Уход вендора с Российского рынка привел к отсутствию его ТП и консалтинга. Услуги по работам от вендора на 100% замещены услугами от отечественного поставщика с переносом реализации части функционала BPM-движка в сторону разработки на свободно-распространяемом языке программирования Python.

ООО «Бургер Рус» включает в себя более 820 ресторанов. Одной из задач бизнеса, влияющей на объем и качество предоставляемых услуг, является оперативное обслуживание инфраструктуры каждого из ресторанов. В данных работах задействованы сотрудники ресторанов, центрального аппарата компании и внешние подрядчики.

В связи с большим количеством различного оборудования и помещений, широкой номенклатурой материалов и работ и территориальной распределенностью объектов организационный и финансовый контроль процессов эксплуатации сопряжен с рядом трудностей:

- высокая трудоемкость формирования, согласования и контроля исполнения заявок, особенно, связанных со сметами на работы и материалы, объем которых может достигать тысяч позиций;

- высокая трудоемкость организации и учета регламентных работ по обслуживанию оборудования и помещений с контролем сроков начала и завершения данных работ.

В период с 2021 по 2022 год был реализован ряд мини-проектов, направленных на автоматизацию ряда отдельных  процессов в данной области, которые позволили отработать основные подходы и направления оптимизации. К концу 2022 года, возникло понимание необходимости реализации комплексного проекта, обеспечивающего как обработку заявок по процессам, автоматизацию и контроль смет, связанных с данными заявками (с отказом от MS Excel), так и автоматическое создание задач на проведение регламентных работ с учетом ряда критериев.

Для оптимизации данных процессов в 2022 году были сформированы требования к системе автоматизации и выбрана платформа для реализации проекта на основе нескольких альтернативных вариантов. В период с мая 2023 по февраль 2024 года реализован данный проект по методологии DevOps с разбивкой на следующие этапы:

- автоматизация процессов;

- реализации интерактивных смет;

- автоматизация плановых регламентных работ;

- реализация отчетности

Сеть ресторанов во всех регионах России и ряде стран СНГ (более 820 ресторанов)