Внедрение КЭДО в крупнейшей теплоэнергетической компании Санкт-Петербурга

1. Экономия средств и ресурсов за счет отказа от обработки и хранения кадровых документов на бумаге.

2. Сокращение сроков подписания массовых документов, например заявлений на отпуск или ежегодную индексацию, обусловленных территориальной распределенностью сотрудников.

3. Оптимизация кадровых процессов, при которой у работников отпадает необходимость приезжать в отдел кадров из разных районов Санкт-Петербурга и Ленинградской области для подписания документов.

Предприятие достигло целей по сокращению затрат, ускорению и оптимизации кадровых процессов.

1. Экономия бумаги составила примерно 20 листов в год из расчета на одного работника или в целом 86 коробок в год.

2. Время от создания заявления до оформления приказа сократилось с 2 недель до 2 часов.

3. 30% работников предприятия или 2140 человек получили возможность дистанционно подписывать кадровые документы.

Система КЭДО внедрена на базе российской ECM-платформы Docsvision.

1. В ходе проекта стало понятно, что с 1 сентября 2024 года машиночитаемые доверенности (МЧД) станут обязательными к применению. Оперативно была расширена функциональность решения и реализована возможность подписания сотрудниками организации электронных документов от лица работодателя с использованием МЧД.

2. Необходимо было обеспечить электронными подписями более 2 тысяч человек — всех работников предприятия, подключаемых к системе. В случае оформления усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для требуемого количества сотрудников, компании пришлось бы столкнуться с высокими затратами, а персоналу — с неудобством использования физических носителей. Задачу решили путем интеграции системы КЭДО с облачным удостоверяющим центром. Был настроен онлайн-выпуск сертификатов УНЭП.

ГУП «ТЭК СПб» использует систему электронного документооборота (СЭД) на платформе Docsvision с 2015 года. Решение было внедрено и непрерывно совершенствуется компанией «Диджитал Дизайн». К настоящему моменту на платформе Docsvision в ГУП «ТЭК СПб» автоматизировано более 100 различных процессов, включая делопроизводство, организацию и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений, работу с заявками, согласование конкурсной документации и другие процедуры. В СЭД хранится и обрабатывается 3,5 миллиона документов. Платформа обеспечивает в компании сквозное управление цифровым контентом благодаря интеграциям с автоматизированными рабочими местами и корпоративными информационными системами, включая 1С, Битрикс, систему бухгалтерской и складской отчетности, «Единую систему электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт‑Петербурга» (ЕСЭДД). 

В 2023 году компания «Диджитал Дизайн» внедрила в ГУП «ТЭК СПб» систему кадрового электронного документооборота на базе Docsvision и обеспечила долговременное хранение электронных документов. 

1. В КЭДО переведено 54 типа заявлений и 30 типов приказов с возможностью их подписания усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), осуществлена интеграция системы с 1С: ЗУП (зарплата и управление персоналом), автоматизированы процессы трудоустройства, организации сверхурочной работы и работы в выходной день, проведение опросов сотрудников.

2. Внедрена система хранения электронных документов (СХЭД) с обеспечением их юридической значимости в соответствии с требованиями приказа Росархива от 31.07.2023 N 77 и Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

3. Переведено в электронный вид подписание табеля учета рабочего времени — компания добилась экономии бумаги в размере 24 коробки в год.

В планах ГУП «ТЭК СПб» — подключение к КЭДО производственных сотрудников предприятия, не имеющих доменных учетных записей и рабочих компьютеров, а также автоматизация процессов формирования и актуализации графика отпусков.

Санкт-Петербург и Ленинградская область