Внедрение программного обеспечения "Информационная система управления деловыми поездками (ИСУДП)"

1. Оптимизация целевого процесса управления командировками;

2. Сокращение сроков и трудозатрат работников на оформление командировок;

3. Снижение трудоемкости оформления командировочных и авансовых отчетов;

4. Сокращение трудозатрат на формирование и подписание приказов;

5. Создание управленческой отчетности для управления командировками.

В результате внедрения ИСУДП и реализации дополнительного функционала:

1. На 40% сокращены сроки и трудозатраты работников на оформление командировок;

2. На 60% снижена трудоемкость оформления командировочных и авансовых отчетов;

3. На 30% уменьшены трудозатраты на формирование и подписание приказов, авансовых отчетов, приказов на РВД, служебных записок в рамках командировки;

4. Автоматизировано формирование управленческой отчетности в части оформления служебных поездок;

5. Оптимизирован целевой процесс управления служебными поездками;

6. Исключен из процесса кадровый администратор.

ИСУДП разработана на базе программного обеспечения BPMSoft, которая с точки зрения инфраструктуры серверов построена в виде трехзвенного архитектурного решения:

1. В центре инфраструктуры находится сервер приложений, который работает под управлением Internet Information Services (IIS).

2. Второе звено архитектуры — сервер баз данных PostgreSQL.

3. Клиентские рабочие места могут находиться на любом из доступных устройств — персональных компьютерах, ноутбуках и мобильных устройствах. Все запросы к серверу от клиента выполняются с помощью Web-браузера.

С точки зрения типа архитектуры ИСУДП реализована на ранее разработанной внутренней информационной системе совместной работы в составе ИТ-платформы УТК (система управления портфелем проектов компании) и является корпоративной централизованной системой с единой серверной группировкой в корпоративном центре.

Основной сложностью в ходе реализации проекта по внедрению ИСУДП было большое количество интеграций с внешними информационными системами: 1С-Рарус, 1С-ЗУП, ИС "Электронный бюджет", корпоративный почтовый сервер CommuniGate Pro, служба каталогов Active Directory, Криптопровайдер КриптоПРО, TravelАгентство (по открытому API), что приводило к дополнительному тестированию, согласованию импорта-экспорта данных и отладке интеграционных процессов.

ИСУДП обеспечивает автоматизированную поддержку процессов создания, согласования заявок на командировку, их корректировки и отмены, автоматизированную поддержку процессов создания и проведения авансовых отчетов по результатам командировок, а также юридическую значимость документов, подписываемых в электронном виде всеми участниками проекта (командируемыми и согласующими).

После завершения разработки основного функционала и ввода ИСУДП в промышленную эксплуатацию возникла необходимость дальнейшего развития, основными направлениями которого стали:

1. Электронное подписание документов, оформляемых в рамках бизнес-процесса, с мобильных устройств;

2. Автоматизация оформления и учета работы в выходные дни (РВД).

В Федеральном Центре Компетенций у более чем 300 экспертов (руководителей проектов на предприятиях-участниках национального проекта "Производительность труда") работа носит разъездной характер по всем регионам Российской Федерации, включая самые отдаленные. Возможность использовать ноутбук у работника имеется не всегда, поэтому возможность своевременного подписания и ознакомления с электронными документами является крайне важной задачей. 

Для корректного оформления (с обеспечением юридической значимости в соответствии с действующим законодательством) всего пакета документов по РВД (заявление, приказ и др.) ранее использовались несколько систем (СЭД, где автоматизирован регламент согласования и подписания документов; 1С, где оформленные документы отображались вручную; электронная почта, где появлялись уведомления и необходимости совершить необходимые действия по процессу; оффлайн). После интеграции ИСУДП с 1С, разработки необходимых шаблонов и регламентов стало возможно полностью сразу формируемый пакет документов создавать, согласовывать, подписывать всеми ответственными и автоматически напрямую отправлять в 1С, тем самым выстроить сквозной процесс в единой информационной системе.

Все регионы Российской Федерации.