Запуск системы кадрового электронного документооборота на базе решения Directum HR Pro для компании «Лента»

Основные цели проекта:

1.     Сократить трудозатраты сотрудников, кадровых специалистов и руководителей «Ленты».

2.     Снизить расходы на бумагу, печать, пересылку и хранение бумажных документов.

3.     Уменьшить риски несоответствия 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудовому кодексу в части сроков ознакомления с документами.

4.     Подготовиться к потенциальным требованиям регуляторов об обязательном переходе на КЭДО.

1. На КЭДО перешли  более 94% сотрудников «Ленты».

2. На текущем этапе проект КЭДО в ЛЕНТЕ охватывает 90% кадрового документооборота.

3. Использование системы помогает сдерживать рост численности отдела кадров за счет увеличения эффективности работы текущих сотрудников.

4. В ходе внедрения Directum HR Pro проведен детальный анализ процессов согласования и выявлены «узкие места».

5. «Лента» сократила затраты на почтовые расходы, а также снизила объем бумаги, что соответствует целям по эффективному использованию природных ресурсов.

Directum HR Pro, core-система SAP HCM, HRM-система EtWeb, Active Directory, интеграционная шина SAP PI, СМС-центра Rapporto, мобильное приложение «Лента Спутник»

«Лента» — крупная компания со сложной структурой, из-за чего работа с кадровыми документами была многосложной и многоступенчатой. Вовлеченность заказчика, унификация этапов и фокус на шаблонном процессе ускорили внедрение системы, а итеративный подход позволил команде проекта регулярно демонстрировать изменения заказчику.

Смена команд в ходе проекта потребовала быстрого вникания в реализованные процессы и перестройки работы. Благодаря профессионализму и пониманию бизнеса удалось эффективно решить задачу, минимизировав количество совещаний.

Сотрудники изначально опасались перехода на КЭДО, однако бизнес-заказчики провели планомерную работу, создав лэндинг о преимуществах системы и организовав информирование через корпоративные СМИ.

Проблема производительности системы на больших объемах остается актуальной, и мы работаем над увеличением мощностей, чтобы оптимизировать время обработки и рассылки заданий.

Проект был реализован в несколько итераций. Такой подход дал возможность минимизировать риски повышенной нагрузки на систему и оперативно вносить изменения в систему.

На первом этапе команда проекта выполнила объемную задачу анализа и проектирования — провела комплексное исследование бизнес-процессов и систем, с которыми требовалось настроить интеграции, спроектировала архитектуру и зафиксировала необходимые прикладные модификации. В результате были разработаны необходимые проектные документы для последующей настройки системы. В этот же период реализовали все основные работы по модификации системы — от настройки интеграции и видов документов до конструирования необходимых бизнес-процессов, включая разработку различных сценариев обработки документов, отладку оповещения пользователей. Также провели нагрузочное тестирование системы и подключили 12 тыс. сотрудников, спроектировали и настроили интеграции с ИТ-решениями:

●          core-системой SAP HCM;

●          HRM-системой EtWeb для передачи документов по отпускам сотрудников;

●          Active Directory для обогащения данных по сотрудникам.

Для уведомления пользователей о событиях в Directum HR Pro разработали интеграцию с мобильным приложением «Лента Спутник», которым пользуются 97% штата, и провайдером СМС Rapporto.  

В начале 2024 года прошла вторая волна подключений — к системе присоединились еще 20 тыс. пользователей.

Во второй итерации в системе был реализован полный цикл кадрового процесса «Совмещение»: от инициации кадрового события до подписания документов сотрудником.

Параллельно в апреле 2024 года стартовала третья и последняя волна подключений пользователей.

650+ населенных пунктов по всей России