Создание умного коворкинга: проектирование, внедрение и эксплуатация

Задачей «Газпромнефть-Гео» был перевод части сотрудников на гибридный формат с возможностью работать как в офисе, так и из дома. Для этого было решено переоборудовать часть офиса компании в Санкт-Петербурге в коворкинг, где могли бы комфортно работать вместе как представители производственных функций, так и административный персонал. При этом новое оборудование необходимо было интегрировать в существующие системы.

Перед командой проекта стояли следующие задачи:

1)      Улучшить качество коммуникаций внутри распределенной команды;

2)      Повысить эффективность использования офисного пространства;

3)      Создать комфортную рабочую среду для сотрудников в офисе;

4)      Обеспечить акустический комфорт для сотрудников.

Умный офис в «Газпромнефть-Гео» был создан в первую очередь для проектных команд, которые состоят как из представителей производственных функций, так и из административного персонала. Все эти люди участвуют в реализации поисковых проектов и могут одновременно находиться в коворкинге.

Сотрудники получили доступ к современным решениям, которые позволяют проводить совещания, корректировать производственные процессы вне зависимости от их географии, практически в режиме онлайн поддерживая коммуникацию с коллегами как в офисе, так и «в полях».

Рабочие места созданы с учетом личных и профессиональных потребностей каждого сотрудника и оснащены всем необходимым для работы оборудованием.

В результате было создано высокотехнологичное пространство, в котором можно эффективно работать над масштабными проектами, взаимодействовать с коллегами, которые находятся за тысячи километров от офиса.

1. Система маскировки звука. Через эмиттеры, установленные на потолке, воспроизводится некогерентный фоновый шум, который создает звуковую завесу.

2. Система бронирования рабочих мест. Забронировать место можно заранее с помощью приложения на смартфоне или с планшетного мини-ПК, размещенного в коворкинге. Для быстрого поиска зарезервированного места в опенспейсе установлен интерактивный киоск с навигацией.

3. Интерактивные системы для совместной работы с возможностями видеоконференцсвязи (ВКС).

4. Широкоугольные USB-видеокамеры с разрешением 4К и светильникам с технологией TrueSoft.

5. Беспроводные гарнитуры с трехуровневой гибридной технологией шумоподавления и удобным оголовьем.

6. Шумоизолированные кабины, оснащенные системами ВКС и BYOD (Bring Your Own Device).

7. Система Digital signage — цифровые вывески позволяют транслировать новости компании, достижения, корпоративные мероприятия и другую важную информацию в реальном времени.

В процессе создания умного офиса для «Газпромнефть-Гео» команда «Инфосистемы Джет» столкнулась с рядом трудностей, которые потребовали гибкости и оперативности:

Совместимость оборудования с российскими ОС

Один из значимых вызовов касался импортозамещения. В «Газпромнефть-Гео» используется российская операционная система Astra Linux, в то время как большинство периферийных устройств и ПО сертифицированы для работы с Windows и Mac OS. Это потребовало проведения дополнительных тестов на совместимость и адаптацию оборудования.

Работы в непрерывно действующем офисе

В рамках проекта не предполагался ремонт офиса, поэтому планирование и проведение работ потребовало четкой организации, чтобы не нарушить рабочий процесс: были как шумные, так и грязные работы. Это добавляло сложности с прокладкой и переоснащением инженерных коммуникаций.

Поставки оборудования

В связи с задержками поставок оборудования требовалось тщательное планирование и координация всех этапов работ и установки.

В целях перевода части сотрудников на гибридный формат с возможностью работать как в офисе, так и из дома, а также для обеспечения непрерывности бизнес-процессов ИТ-блок «Газпромнефть-Гео» совместно с технологическим партнером «Инфосистемы Джет» разработали концепцию коворкинга с функциональным рабочим пространством для взаимодействия проектных команд и специалистов без постоянно закрепленных за ними рабочих мест. 

Новое офисное пространство, оснащенное передовыми мультимедийными решениями, превратилось в технологичный коворкинг, в котором обеспечены комфортные условия для работы сотрудников как в офисе, так и удаленно.

Одним из ключевых элементов нового офиса стала система резервирования рабочих мест. Сотрудники могут заранее забронировать рабочее место с помощью приложения на смартфоне или с планшетного мини-ПК, установленных в коворкинге. Эта система позволяет оптимизировать использование офисного пространства и избежать накладок. Для удобства навигации в опенспейсе был установлен интерактивный киоск, который помогает сотрудникам быстро находить зарезервированные рабочие места.

Для обеспечения эффективной совместной работы в коворкинге были установлены пять интерактивных комплексов с возможностями видеоконференцсвязи (ВКС). Эти комплексы оснащены интерактивными экранами, которые позволяют сотрудникам одновременно проводить видеоконференции, редактировать документы и обмениваться мультимедийными материалами. Видеоконференции стали более удобными благодаря широкоугольным USB-видеокамерам с разрешением 4К и специальным светильникам с технологией TrueSoft, обеспечивающим высокое качество цветопередачи. Это решение значительно улучшает качество удаленных встреч и повышает продуктивность командной работы.

Одной из инновационных особенностей нового офиса стала система маскировки звука. В условиях открытого офисного пространства разговоры коллег могут значительно отвлекать сотрудников и снижать их продуктивность. Внедренная система маскировки звука воспроизводит некогерентный фоновый шум через эмиттеры, установленные на потолке. Этот шум специально настроен на частоту и амплитуду человеческой речи, делая ее менее разборчивой на расстоянии. В результате радиус зоны, в которой один человек может разборчиво слышать речь другого, сокращается с 15 до 4 метров. Это позволяет сотрудникам работать в более комфортной среде, не отвлекаясь на разговоры коллег.

Офис «Газпромнефть-Гео» в Санкт-Петербурге