Паспорт переговорных - единая система управления ВКС и мультимедиа оборудованием

Создание удобного инструмента, который позволит компактной команде ВКС (видеоконференц-связи) успешно администрировать работу 1800 помещений в 125 офисах в 12 странах, тем самым обеспечив надежную и стабильную работу переговорных для пользователей.

Результатом стал собственный уникальный продукт, заточенный под нужды команды ВКС компании. Одной из особенностей продукта стала его масштабируемость — «Паспорт переговорных» отлично работает как в больших офисах, таких как штаб-квартира Яндекса в Москве, так и в небольших удалённых локациях. Доступ к управлению нужными помещениями теперь есть у инженеров и специалистов ВКС из любой точки мира.

«Паспорт переговорных» интегрирован с внутренней системой учёта, ERP-системой, трекером задач, собственными физическими продуктами и оборудованием сторонних производителей, системой аналитики, базами данных и облачными сервисами. Важной частью проекта является портал, с помощью которого инженеры ВКС получают информацию о переговорках и управляют ими.

Основные вызовы и сложности при реализации:

Основную сложность для команды проекта представляла интеграция десятков внутренних и внешних систем, как облачных, так и on-prem. Интеграции нельзя просто сделать, их нужно постоянно поддерживать и расширять по мере необходимости. Ведущий архитектор и руководитель разработки проекта заметил по этому поводу: «Ремонт никогда не заканчивается».

Система работает в мультивендорной парадигме, постоянно изменяется и развивается, поэтому особенно важно обеспечить её устойчивое функционирование на различных комбинациях оборудования от разных производителей.

У «Паспорта переговорных» есть простой и удобный сайт: на главной странице можно увидеть таблицу помещений с подробным фильтром для поиска переговорных по важным параметрам. У каждого помещения есть карточка, в которой содержится вся необходимая специалистам техническая информация.

«Паспортом переговорных» пользуются инженеры и менеджеры ВКС, а также специалисты офисной поддержки, в чьи задачи входит регулярный обход переговорок и поддержание их в рабочем состоянии. Для пользователей продукта (и, в конечном счёте, для каждого сотрудника Яндекса) важно быстро и легко завести переговорку в системе и в дальнейшем поддерживать её, обеспечивая бесперебойную качественную связь. С помощью продукта можно:

• провести новое оборудование (оформить перемещение ТМЦ);

• выдать сетевые настройки ВКС оборудованию;

• добавить переговорку в календарь, чтобы сотрудники могли её забронировать;

• видеть, каким оборудованием оснащены переговорки и как оно смонтировано;

• проводить мониторинг состояния техники;

• быстро менять оборудование в случае поломки.

После того, как с помощью нашего инструмента создана новая комната, в ней проведено и подключено необходимое оборудование, статус этого оборудования — работает оно или испытывает проблемы — также отображается в реальном времени на сайте.

Система мониторинга интегрирована с внутренним трекером задач Яндекса, что позволяет отслеживать неисправности и устранять их в кратчайшие сроки: если проблему нельзя решить удаленно, на место отправляется дежурный техник.

Любые изменения конфигурации помещений также фиксируются в «Паспорте переговорных» и сразу же отображаются во внутренних системах учёта.

Все локации присутствия компании по миру.