Автоматизация заседаний и совещаний в дочерней компании ПАО «Газпром»

Для исключения финансовых и операционных рисков при взаимодействии с зарубежной дочерней структурой ПАО «Газпром» требовалось:

• организовать единый канал коммуникации при подготовке и проведении совещаний и заседаний с сотрудниками предприятия, включая руководителей, в электронном виде;

• обеспечить информационную безопасность обмена материалами и возможность удаленного принятия решений по рассматриваемым на встречах вопросам.

Внедрена система для организации совещаний «Ареопад»:

• формирование по шаблонам бюллетеней голосований, протоколов, выписок по вопросам и других сопроводительных и отчетных документов позволило минимизировать количество рутинных операций и ошибок при их создании;

• составление повестки в электронном виде обеспечило оперативное внесение в нее изменений. Организаторы не тратят время на изъятие и уничтожение неактуальных бумажных версий и отправку новых документов;

• применение электронной подписи с возможностью работы на смартфоне/планшете в онлайн- и офлайн-режиме позволило оперативно принимать решения и заверять документы из любой точки мира;

• удаленное подключение к встречам обеспечило наличие кворума, даже когда участники не могут лично присутствовать на собрании.

Система для организации совещаний «Ареопад» (№ 3913 в реестре российского ПО)

Локализация системы затронула не только перевод интерфейса на язык страны нахождения пользователей, но и работу с документами. Были настроены шаблоны для автоматического формирования протоколов, бюллетеней, уведомлений и т. д. Для этого потребовалось разработать конфигурации корректного заполнения полей документов с учетом грамматики нового добавленного языка.

Компания «Диджитал Дизайн» внедрила на зарубежном предприятии Группы Газпром систему «Ареопад», предназначенную для автоматизации процессов проведения совещаний. Проект позволил перевести в единую цифровую среду заседания наблюдательного совета и общего собрания акционеров, а также работу корпоративных секретарей организации. 

Приглашённые на встречи лица в мобильном приложении отслеживают предстоящие мероприятия, получают автоматические уведомления с документами для рассмотрения, могут вести их совместное редактирование и оставлять комментарии, участвуют в заседаниях и электроном голосовании. Административные сотрудники используют веб-кабинеты для планирования совещаний, наполнения материалами вопросов повестки, определения состава и кворума собраний, формирования документов по шаблонам. 

Пользователям доступен архив, сводная информация по результатам голосований и обсуждений. Система установлена в инфраструктуре организации и интегрирована с корпоративными информационными ресурсами. 

Внедрение «Ареопада» обеспечило защиту информации благодаря применению российских стандартов криптографии, ролевой модели и разграничению прав доступа. Пользователи смогли обмениваться материалами без угрозы утечек данных, в том числе документами, содержащими коммерческую тайну. Решение позволило участникам заседаний работать со смартфона и планшета в онлайн- или офлайн-режиме, подключаться к встречам удаленно, применять электронную подпись.

Европа, Россия (Санкт-Петербург)