Перевод 97% сотрудников компании из бумаги в кадровый электронный документооборот

• Обеспечить понятный и удобный сервис для HR-команды по работе с кадровыми юридически значимыми документами для более эффективного и прозрачного управления кадровыми процессами через внедрение платформы КЭДО

• В процессе реализации проекта осуществить плавный переход от бумаги в КЭДО 95% сотрудников компании

• Сократить время сотрудников кадровой службы на подготовку и обработку бумажных документов

• Сократить затраты на канцелярию, печать и архивное хранение бумажных документов, а также оптимизировать расходы на отправку документов по всей России.

• Повысить оперативность доступа к информации, минимизировать риски потери данных и улучшить взаимодействие между кадровой службой и всеми сотрудниками

• Предоставить сотрудникам быстрый доступ ко всем своим кадровым документам в любое время и с любых устройств

• Обеспечить ежегодное массовое переподписание документов со всеми сотрудниками компании с минимальными трудозатратами со стороны кадровых специалистов

Группе компаний ITMS удалось достичь следующих результатов:

• 97% сотрудников подписывают все кадровые документы в электронном виде на платформе HRLink

• 9 тысяч документов подписано в системе КЭДО за первые 6 месяцев использования платформы;

• Процесс подписания занимает одну минуту;

• Сократились расходы на логистику и канцелярию на 2 млн руб. в год;

• КЭДО позволил упростить и автоматизировать процессы кадрового делопроизводства и избавиться от рутинных задач по подготовке и обработке документов;

• Больше нет риска потерять документы – обеспечено безопасное хранение кадровых документов

• Обеспечена своевременная поддержка использования машинно-читаемых доверенностей при подписании со стороны кадровых специалистов

• КЭДО-платформа HRlink - система, которая позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы

• 1С: Зарплата и управление персоналом – мастер-система по сотрудникам, кадровым изменениям, печатным формам

• ADFS для обеспечения бесшовного входа сотрудников на платформу HRlink с применением двухфакторной аутентификации

• Согласование решения с внутренним архитектурным комитетом и отделом информационной безопасности

• Подготовка новых ЛНА и согласование со всеми внутренними инстанциями

• Приведение в порядок и обновление более 100 печатных форм

• Коммуникация с большим количеством сотрудников и работа с индивидуальными возражениями и сопротивлениями

• Возросшая нагрузка на кадровых специалистов на время проекта – дополнительные задачи по подготовке печатных форм и тестированию платформы и интеграции. Также необходимость обрабатывать пакеты документов по переходу на КЭДО одновременно от практически всех сотрудников компании

Группа компаний ITMS составила подробное техническое задание для кадрового ЭДО:

• Облачное решение, соответствующее внутренним требованиям безопасности

• Наличие всех видов подписей как для сотрудников, так и для HR-команды

• Встроенная интеграция с аккредитованным удостоверяющим центром, бесшовная выдача УНЭП

• Подписание сотрудниками как с помощью компьютера, так и с мобильного устройства

• Готовый модуль интеграции с 1С ЗУП для загрузки и обновления сотрудников

• Гибкая настройка маршрутов подписания и добавление печатных форм бизнес-пользователями

• Массовое подписание со стороны работодателя

• Опыт внедрения и наличие знаний о законодательстве

КЭДО-платформа HRlink соответствовала всем требованиям технического задания. Проект по цифровизации кадрового делопроизводства в ITMS HRlink выполнила совместно с партнёром — компанией БФТ-Холдинг.

Внедрение HRlink состояло из нескольких этапов:

1. Команда IT проработала и согласовала архитектуру будущего решения, а также прошла проверки со стороны информационной безопасности. В это время HR-команда провела анализ всех кадровых документов, обновила более 100 печатных форм и утвердила новые локально-нормативных акты

2. На следующем этапе IT интегрировали 1С:ЗУП и платформу HRlink совместно с партнером, затем кадровые специалисты провели приемочное тестирование интеграции и платформы

3. Основной этап проекта – подключение сотрудников к платформе. Для успешного перехода в КЭДО проект был разделен на четыре стадии подключения сотрудников, что позволило обеспечить детальную проработку всех сегментов:

• На первой стадии проведено пилотное тестирование с участием 60 сотрудников из отделов HR, IT и юридической службы. Пилотная группа подтвердила корректность работы системы и предоставила ценные рекомендации, которые в дальнейшем использовались для расставления акцентов и приоритетов в коммуникации с остальной частью сотрудников.

• Для каждой из групп работников — полевая работа, офис и производство — составлен план обучения исходя из специфики их работы. Так, для сотрудников торгового маркетинга основное внимание направлено на сокращение необходимости посещения офиса для подписания документов. В региональных офисах офис-ассистенты, ранее ответственные за отправку кадровых документов в головной офис, стали первыми амбассадорами проекта, активно распространяя информацию о преимуществах КЭДО.

• В центральных офисах сотрудники с готовностью восприняли переход в КЭДО, поскольку для них это упрощение и автоматизация процессов

• Особое внимание потребовала работа с производственным персоналом, среди которого многие критично относятся к изменениям. На этом этапе большее внимание уделено личному взаимодействию и проведению обучающих оффлайн-сессий.

В процессе подключения сотрудников внедрили возможность подписывать документы со стороны работодателя КЭП физлица и МЧД, а также технологию SSO для идентификации и бесшовного входа пользователей на платформу.

Проект охватывает всю компанию, а именно:

• Головной офис в Москве

• 76 региональных подразделений по всей России

• Фабрику в Санкт-Петербурге