Task Mining в ОЦО: виртуальный двойник и реальная стоимость процесса

• Создать автоматическую систему расчета стоимости бухгалтерских и финансовых услуг на основе фактически понесенных трудозатрат, оценить P&L услуг по направлениям бизнеса;

• Получить достоверную картину рабочего дня всех сотрудников ОЦО в цифровом виде; 

• Оценить текущую эффективность процессов за счет построения их виртуальных моделей, выстроить механизм их непрерывного улучшения с помощью автоматизации и роботизации RPA;

• Создать единый источник данных для внедрения data-driven подхода к управлению процессами.

• Внедрена система автоматического расчета стоимости бухгалтерских и финансовых услуг на основе фактически понесенных трудозатрат, что сделало систему ценообразования прозрачной и более конкурентоспособной.

• Выявлены операционно-убыточные операции. Стоимость услуг скорректирована и обоснована контрагентам с помощью данных о фактических трудозатратах. 

• Создана аналитическая платформа в формате “одного окна”, решающая широкий спектр прикладных задач -  от контроля рабочего времени сотрудников и определения наиболее эффективных способов выполнения бизнес-операций до оценки работоспособности АРМ и КИС.

• Модернизирован процесс поиска операций под автоматизацию и роботизацию RPA. В 2024 году было роботизировано 17 бизнес-процессов, совокупный экономический эффект от роботизации составил более 2 миллионов рублей.

Система активной бизнес-аналитики ”Proceset”, СУБД PostgreSQL

• Отсутствие реализованных решений и методологической основы для поставленной задачи;

• Высокая вариативность выполнения активностей в процессах, необходимость формализации и регламентации бизнес-процессов непосредственно во время реализации проекта;

• Наличие бизнес-процессов, протекающих в неоднородной IT-среде (почта, 1С, Oracle, СЭД, Legacy-системы) и за ее пределами (работа с документами, сканирование первичной документации). 

• На момент старта проекта агенты мониторинга не «умели» читать данные из КИС Oracle;

• Отсутствие явных маркеров активности в КИС, позволяющих однозначно отнести трудозатраты к конкретному процессу.

Группа ПАО “ММК” – это 63 общества с совокупным штатом более 70 000 сотрудников. ООО “ММК-Учётный центр” – Общество Группы, оказывающее услуги бухгалтерского и финансового учёта как компаниям Группы, так и внешним клиентам.

В 2022 году руководство компании поставило амбициозную задачу по оценке эффективности собственных бизнес-процессов с помощью современных цифровых инструментов. Глобальная цель - выявление потенциала роста эффективности, который невозможно увидеть традиционными методами. 

За техническую основу проекта была взята перспективная технология Task Mining, которая позволяет увидеть картину рабочего дня сотрудника, а затем визуализировать её в различных аналитических разрезах. На ПК работников ООО “ММК-Учётный центр” были установлены агенты мониторинга, отслеживающие и фиксирующие действия человека: клики мышкой, нажатия клавиш, прокрутки, ввод текста, заполнение форм, используемые сервисы и программы и т.д. Собранные данные по методу скользящего окна объединяются в логические блоки (цепочки активностей), ранее отнесенные экспертами к той или иной бизнес-операции; из полученных логических блоков строится цифровой двойник процесса.

В рамках проекта были оцифрованы все действия работников компании, в том числе те, которые ранее находились в «серой зоне» и не учитывались при оценке себестоимости оказания услуги - ожидание отклика КИС, работа в офисном и вспомогательном ПО и иные активности сотрудников без осмысленных цифровых следов. Учтенные системой трудозатраты на выполнение каждой отдельной услуги были дополнительно обогащены данными из КИС о фактическом количестве подготовленных сотрудниками документов, которые выступили как в качестве бенчамарка, так и послужили дополнительным источником данных о процессах.

Для нивелирования искажения данных в неструктурированных и прерываемых бизнес-процессах проект был дополнен рядом специально разработанных математических моделей распределения трудозатрат, использующих исторические данные.

Полученное решение комплексно решило задачу «виртуализации» с необходимой для финансовых расчётов точностью.

Экономический эффект внедрения базируется на:

Корректировке стоимости убыточных услуг в зависимости от их реальной трудоемкости.

• Контроль за P&L;

• Росте производительности за счет внедрения SLA/KPI и контроль за ними;

• Сокращении трудозатрат за счет устранения как административных, так и технических ограничений при выполнении бизнес-процессов;

• Повышении управляемости выполнения процессов за счет возможности отслеживания результатов внесенных изменений;

• Контроле рабочего времени сотрудников и повышения их трудовой дисциплины.

УрФО