Автоматизация процесса сверки различных версий документов

1. Автоматизация рутинных операций в СЭД

2. Повышение точности процесса сверки документов

3. Снижение трудозатрат сотрудников на обработку документов

1. Ускоренный процесс: автоматизированная сверка разных версий документов позволяет сократить время на обработку документов. На один документ требуется всего несколько минут.

2. Упрощение работы: система упрощает работу с документами, избавляя сотрудников от рутинных задач.

3. Снижение рисков: автоматизация процесса минимизирует риски, связанные с человеческим фактором, и повышает точность сверки.

4. Повышение качества: автоматизированная система обеспечивает более качественную сверку документов.

5. Экономия времени: освобождение сотрудников от ручного труда сокращает время на обработку документов.

6. Снижение затрат: автоматизация процесса приводит к снижению операционных затрат.

ESV Platform от EasyData

1. Сложная структура документов: документы содержат текст в несколько колонок на разных языках.

2. Табличные данные для сверки: данные представлены в табличном формате, содержат большое количество формул и аббревиатур, которые необходимо сверить.

3. Сканы копий документов: используются сканы копий документов разного качества, с различным наклоном и ориентацией.

4. Разделение работы по нескольким филиалам: работа распределена между несколькими филиалами, что требует координации и синхронизации действий.

5. Взаимодействие с внешней системой заказчика: необходимо обеспечить поддержку работы с внешней системой заказчика через API.

Для усовершенствования процессов документооборота и минимизации рисков подписания несогласованных документов в компании «Валента Фарм» было принято решение по внедрению системы сверки документов на базе решения ESV Platform от российской компании EasyData.

Автоматизация процесса:

• Загрузка документов: автоматизирована загрузка согласованных документов и сканов их подписанных версий.

• Аналитика: система предоставляет аналитику о наличии правок и изменений между документами.

• Сверка: ESV Platform позволяет сверять договоры, приложения, акты, обеспечивая возможность углубленной проверки со сверкой трех версий документа.

Дополнительные возможности:

• Разграничение прав: реализован механизм разграничения прав и доступа к проверке документов по странам присутствия "Валента Фарм" – России, Казахстану и Узбекистану. Сотрудники имеют доступ только к документам своей страны.

• Многоязычная поддержка: функционал сверки документов поддерживает различные языки, в том числе билингвальные.

Пользовательский интерфейс:

• Кастомизация: создан кастомизированный пользовательский интерфейс на базе ESV Platform.

• Визуальное представление: в системе доступно визуальное представление обеих сверяемых страниц с активными ссылками на найденные расхождения. Также на экран выводятся  все необходимые аналитические и технические метрики процесса.

Отчетность:

• Система отчетности: настроена система отчетности, которая позволяет формировать различные типы отчетов - по сотрудникам, документам, дате загрузки и времени обработки документов.

Россия, Казахстан, Узбекистан