Автоматизация бизнес-процесса кадрового планирования на авиастроительном предприятии

·       Стандартизация и автоматизация процесса кадрового планирования;

·       Уход от ведения различных реестров и отчетов в MS Excel и MS Word;

·       Сокращение времени и количества ошибок при сборе управленческой отчетности;

·       Автоматизация документов на базе 1С: Зарплата и управление персоналом КОРП для единой работы со смежными блоками, без дублирования информации;

·       Снижение трудозатрат конечных пользователей системы;

·       Повышение прозрачности процесса кадрового планирования;

·       Визуализация выполнения кадровых планов для ТОП руководителей компании.

·       Прозрачность процесса – на каждом этапе определен ответственный и виден результат выполнения каждого этапа для каждого участника процесса;

·       Все данные в одном месте – благодаря хранению плановых данных и интеграции процесса кадрового планирования с другими процессами вся информация находится в одном месте;

·       Уход от составления отчетности в MS Excel – все необходимые отчеты формируются по данным из программы.

·       Вовлечение руководителей разного уровня в процесс планирования – им всегда доступна информация о выполнении плана набора и о работе с той или иной заявкой на подбор персонала.

·       1С Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1: Подбор персонала;

·       BI-система Visiology

·      Выстраивание процесса кадрового планирования практически с нуля при большом количестве потенциальных пользователей и необходимостью детальной проработки прав доступа;

·      В связи с расширением компании и её территориальной распределённостью вносились корректировки в требования, в том числе с необходимостью устранения различий в бизнес-процессах для их максимальной унификации.

Для реализации данного проекта за основу была взята программа 1С: Зарплата и управление персоналом КОРП. В ходе проекта были разработаны новые объекты системы – новые виды документов, отчеты.

В первую очередь были реализованы загрузка и хранение данных о плановом ФОТ и численности. Для этого был разработан новый документ с возможностью загрузки данных и MS Excel. Это первый этап кадрового планирования в системе. Данные необходимы в дальнейшем для полной картины выполнения кадровых планов – для составления отчетности и визуализации.  

Второй этап кадрового планирования в системе – составление плана набора персонала. Для этого был разработан новый документ «План комплектования». При заполнении в документ попадает информация о текущем состоянии утвержденного штатного расписания, а также о плановой численности. В документе есть возможность расписать потребность на каждый месяц по каждой необходимой должности. В документ добавлены проверки – потребность не должна превышать итоговую плановую численность. Также документ имеет статусную модель, что позволяет регулировать доступ к документу на разных этапах. Утвержденный документ поступает в работу отделу подбора, а также становится доступен для руководителей подразделений. Важно отметить – каждый руководитель может увидеть информацию только по своему подразделению.

Третий этап – работа с планами набора. На основании документа реализовано автоматическое создание заявок на подбор. Руководителю поступает уведомление и созданной заявке и дальше он сам решает, запускать ее в работу или нет. В документе отображается вся информация – наличие в плане набора, наличие уже активных заявок.

Во время работы с утвержденными планами наборов возникает необходимость их корректировки. Для этого был реализован специализированны механизм. В исправленном документе визуально отображаются изменения при добавлении новой строки, корректировке и удалении строк. Исходный документ всегда доступен к просмотру в первоначальном виде. Все изменения по планам набора отображаются в отчетности.

Последний этап – составление отчетности по кадровым планам. Для различных служб в программе реализованы различные типы отчетности:

·       Отчет по ФОТ – происходит сравнение плановых данных ФОТ и фактических. Также доступна информация о среднесписочной численности по категориям, средней зарплате по категориям.

·       Отчет по плану комплектования – отчет отображает актуальную информацию о потребности .

·       Отчет по исполнению плана комплектования – сложный отчет, который собирает в себе:

o   информацию из планов;

o   наличие/количество запущенных заявок на подбор от руководителей;

o   статус по работе с кандидатами, с активными вакансиями, отклонения от плана.

·       Отчет по соответствию заявок на подбор плану набора.

Для руководителей реализованы дашборды для визуализации данных об исполнении кадровых планов, плана по ФОТ, исполнения заявок на подбор в разрезе подразделений и территорий.

Решение применено на всех площадках предприятия, которые территориально распределены по городам России (г. Екатеринбург, Москва, Арамиль, Санкт-Петербург, Казань, Таганрог, Нижний Новгород, Самара, Ульяновск и т.д.)