Автоматизация учета численности и учёта рабочего времени сотрудников на объектах строительства

Основная: Усовершенствовать и автоматизировать бизнес-процессы управления фактической численностью сотрудников на удаленных объектах

Сопутствующие:

• Внедрить инструменты оперативного выявления отклонений связанных с плановой работой персонала;

• Свести к минимуму человеческий фактор в части учета работы персонала на объекте;

• Выявить "мертвые" души;

• Сформировать входные данные для распределения фактического времени работы персонала по видам работ в производственном учете и последующим анализом эффективности использования персонала в СМР (строительно-монтажных работах);

• Возможность автоматического формирования кадровых переводов в учетной системе

• Учет рабочего времени сотрудников осуществляется своевременно в оперативном режиме при помощи инструментов автоматизации.

• Снижена нагрузка на персонал департамента управления персоналом и  департамента экономики и финансов при расчете заработной платы.

• Трудозатраты на составление табеля, отчётов по трудовой дисциплине сведены к минимуму. Сократилось количество ошибок при формировании табеля.

• Проведено ускорение процесса получения данных по фактической работе персонала.

• Исключены мертвые души/преписки, своевременно выявлены неявки и отклонения в плановой работе персонала.

• Внедрены инструменты оперативного анализа и управление эффективностью работы персонала на объекте строительства.

• Кадровая служба и руководители управлений получают данные о количестве сотрудников на объектах в режиме реального времени.

1С ЗУП, 1С УАТ, PROSTO:СКУД, FaceReg

• Различия в бизнес-процессах м/у управлениями: У «Автобана» 9 строительных управлений, и в каждом свои особенности в учёте и управлении персоналом, что усложнило настройку системы и увеличило сроки пилота.

• Отсутствие доступа у линейных руководителей к 1С:ЗУП: Линейные руководители не имели доступа к 1С:ЗУП, поэтому для корректировки данных разработали автоматический обмен с производственной системой, требующий дополнительной интеграции.

• Сопротивление к переходу на новые процессы: Автоматизация с использованием QR-кодов и мобильного приложения потребовала адаптации сотрудников и обучения.

• Настройка обмена данными и интеграция с 1С:ЗУП: Интеграция QR-системы с 1С:ЗУП для точного учёта времени потребовала значительных усилий по настройке.

• Технические и инфраструктурные ограничения на удалённых объектах: Удалённые объекты сталкивались с проблемами связи, что потребовало резервных механизмов для фиксации данных.

Эти сложности были учтены на этапе пилота и исправлены перед масштабированием.

Проект автоматизации учёта сотрудников компании «Автобан» создан для решения сложностей контроля численности и дисциплины на удалённых строительных объектах. «Автобан» ведёт строительство и эксплуатацию дорог более 50 лет, охватывая пятнадцать регионов. Вахтовый метод, при котором на объект приезжают от 100 до 600 сотрудников в круглосуточном режиме, требовал оперативного учета персонала, что было затруднено из-за удалённости объектов и отсутствия доступа линейных руководителей к 1С:ЗУП. Вся работа велась вручную, требуя двойного ввода данных.

Основной задачей проекта стало оперативное получение данных о численности персонала, автоматизация табеля учёта рабочего времени и снижение трудозатрат кадровых служб. Для этого была выбрана система «PROSTO:СКУД», которая использует приложение FaceReg для сотрудников, генерирующее уникальные QR-коды в приложении на смартфоне. Сотрудники сканируют свои коды в начале и в конце смены, а информация о времени и месте отметки поступает в 1С:ЗУП через API.

Процесс автоматизации включает:

1. Сбор данных через QR-коды: каждый сотрудник генерирует динамический QR-код на мобильном устройстве, что позволяет фиксировать его приходы и уходы в режиме реального времени.

2. Интеграция данных с 1С:ЗУП: информация о посещениях автоматически передаётся в 1С:ЗУП, позволяя формировать отчёты по численности, табели рабочего времени, документы о кадровых переводах и отклонениях от графика.

3. Автоматическое заполнение табеля: система настраивает табель на основе плановых графиков, включая данные о фактических входах/выходах, отпусках и командировках, что минимизирует ручные корректировки.

4. Учёт кадровых перемещений и отклонений от графика: ранее эти изменения фиксировались вручную. Теперь система автоматически формирует документы о кадровых переводах и отклонениях, которые учитываются в табеле.

Результаты автоматизации:

• Внедрение автоматического учёта позволило кадровой службе и руководителям оперативно получать данные о численности и динамике персонала на объектах, фиксировать отклонения и анализировать загруженность вахт. На текущий момент в системе ведется учет по более чем 4000 сотрудникам

• За счет сокращения ручного ввода данных значительно снизились трудозатраты, сократился документооборот между подразделениями, а также устранены ошибки в учёте рабочего времени.

• Автоматизация учёта численности сотрудников и табеля позволила оптимизировать фонд оплаты труда, сократив избыточные ресурсы.

Проект показал отличные результаты на этапе пилотного запуска, охватив три управления, и теперь масштабируется на все объекты «Автобана».

Объекты строительства расположены в нескольких областях РФ: