Корпоративный портал с инструментами хранения и совместной работы с файлами для 3000 пользователей

Обеспечение технологической безопасности компании через минимизацию потенциальных рисков для ее ИТ-инфраструктуры. Для достижения этой цели необходимо было локализовать функциональность ряда сервисов, ранее работавших на глобальных платформах, а именно перейти на российское решение, которое обеспечивает безопасное хранение файлов и их совместное одновременное редактирование, а также инструменты для управления знаниями, задачами и проектами, взаимодействия пользователей и малой автоматизации бизнес-процессов. Перейти на отечественную CRM для задач центра поддержки потребителей. Сделать единую платформу - портал – единую точку входа сотрудника для просмотра новостей, обучения, совместной работы и документооборота.

Результатом данной фазы проекта стал запуск корпоративного портала, который соответствовал всем основным требованиям. Однако работа над продуктом на этом не остановилась. Мы продолжили его развитие, делая его более удобным для пользователей, применяя принципы продуктового подхода.

С момента запуска первой версии прошло уже около 20 плановых релизов, каждый из которых включал новые функции или улучшения. Мы наблюдаем стабильный рост количества посещений и времени, проводимого на портале, что свидетельствует о его популярности среди сотрудников.

Основу решения составляет Битрикс24 и интегрированный с ним сервер документов Р7-Офис.

В private cloud развернуты кластер систем управления базами данных, два веб-сервера приложений, управляемых балансировщиком (NLB), добавлен пакет приложений P7-Офис на трех нодах. Авторизация для доменных пользователей происходит средствами ADFS с Многофакторной проверкой.

Через проксирование интегрирован приватный “бакет” облачного хранилища S3, благодаря чему открывать файлы можно только с помощью подписанной ссылки. Для логирования событий на портале подключена и настроена платформа Graylog.

• Сложная архитектура, обеспечивающая безопасность и отказоустойчивость была разработана и реализована в ограниченные сроки

• Миграция огромного объема данных без полного набора метаданных

• Технические ограничения со стороны выбранной платформы

• Реализация сразу трех сервисов в одном: корпоративный портал, CRM, пакет офисных приложений

Принимая во внимание сложную окружающую обстановку и оценивая возможные риски, руководство компании поставило задачу до конца 2023 года локализовать системы, отвечающие за хранение файлов и совместную работу с ними.

Перед стартом проекта мы определили общую концепцию портала и собрали требования. В качестве целевой платформы был выбран Битрикс24 как наиболее подходящий по сумме критериев.

В апреле-мае был проведен тендер по выбору подрядчика на разработку и определен партнер, уже имевший к тому моменту богатый опыт крупных внедрений корпоративных порталов в различных компаниях.

Команда, куда помимо подрядчика входили представители компании, отвечающие за ИТ-архитектуру, инфраструктуру, ИБ, аналитику и т.д., определила целевую архитектуру решения и набор его компонентов, а также утвердила размещение в private cloud.

В команду проекта также были привлечены представители наиболее заинтересованных бизнес-функций: отдела коммуникаций, отдела персонала, отдела качества (заказчик CRM) и других.

Уже встроенный в коробочную версию Битрикс24 пакет облачного Р7-Офис не отвечал ни требованиям безопасности, ни требованиям по числу одновременных сессий, поэтому было решено ставить собственный сервер документов Р7-Офис и интегрировать его с Битрикс24.

Общий объем данных, превышал 25 Тб или чуть более 9 млн файлов. При этом у нас отсутствовала техническая возможность мигрировать эти данные с использованием стандартных API и с сохранением метаданных о правах доступа, а ограничение по времени не позволяло реорганизовать хранение перед миграцией.

Поэтому мы написали скрипт, который переносил файлы напрямую в S3, а затем индексировал их с присвоением доступных метаданных. Для каждой папки третьего уровня перед миграцией был определен владелец, которому в ходе миграции присваивались права, и далее он мог транслировать их на других сотрудников.

К работе по миграции была привлечена обширная сеть агентов изменений (более 50), представляющих все функции и команды. Они отвечали за координацию раздачи прав доступа к файлам и помощь коллегам с поиском их данных.

Источником данных о сотрудниках является кадровая система, с которой была построена интеграция с использованием интеграционной шины. Вся базовая информация поступает оттуда и попадает в профиль сотрудника на портале. Ему остается добавить только фото и пару слов о себе.

Важным требованием была возможность работы над файлами в контролируемом пространстве совместно с контрагентами. На базе функционала экстранетов была реализована форма приглашения сотрудников компаний-партнеров с многофакторной аутентификацией, ограниченным доступом к разделам и сроком жизни аккаунта.

Одновременно с запуском нового портала для всех сотрудников была запущена программа обучения, рассказывающая об основных функциях портала.

Россия и Беларусь