Миграция на 1С за 3 месяца: кадровый учет и расчет зарплаты 1700 сотрудников клинической больницы перевели на 1С:ЗКГУ

Обеспечить работу централизованной бухгалтерии в части процессов кадрового администрирования и расчета оплаты труда по единой методологии на единой платформе "1С:Предприятие 8.3".

Задачи проекта по миграции системы кадрового учета и расчета зарплаты в 1С:

1. Выполнить переход на программный продукт «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» без потери данных (сохранить и перенести все накопленные данные и справочники из «Паруса»).

2. Минимизировать интеграции с системами ведения бухгалтерского и налогового учета для сокращения затрат на поддержку системы.

3. Обеспечить своевременную сдачу отчетности в «одном окне».

4. Автоматизировать массовое формирование кадровых документов.

5. Реализовать автоматическую загрузку табеля учета рабочего времени.

1. Выполнили запуск в эксплуатацию без нарушения сроков проекта и успешно перевели систему на сопровождение.

2. Провели обучение 35 ключевых сотрудников по работе кадровиков, расчетчиков, экономистов.

3. Выполнили начисление заработной платы сотрудникам ГКБ №13 за январь 2024 года.

4. Настроили возможность отражения данных по заработной плате в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ), благодаря ведению всех контуров учета на единой платформе.

5. Обмен с СФР по проактивным выплатам перевели в 1С.

6. На 5% сократили временные трудозатраты по ведению кадрового учета и расчета з/пл.

7. Создали шаблоны печатных форм и договоров, настроили отчеты, обработку для массового формирования кадровых документов и загрузку табеля учета рабочего времени, чтобы автоматизировать рутинную работу кадровой службы.

8. Ускорили подготовку управленческой отчетности на 15%

9. Ускорили получение регламентированной отчетности на 10%

Наименование продукта: «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», сервис «1С-Отчетность»

Внедренные подсистемы продукта: кадровый учет, учет рабочего времени, расчет зарплаты, регламентированная отчетность.

Дополнительное ПО:

-       1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ;

-       1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64);

-       1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест (2 шт)

Жесткие сроки перехода с ПО стороннего вендора и большой штат сотрудников (свыше 1700 человек, данные по начислениям которых необходимо было перенести в новую систему) требовали качественной предпроектной подготовки.

Специалисты Первого Бита провели обследование и разработали дорожную карту проекта. Это позволило составить план-график и выделить на проект необходимые ресурсы как со стороны интегратора, так и со стороны заказчика.

Городская клиническая больница № 13 – государственная многопрофильная больница в Автозаводском районе Нижнего Новгорода, которая предоставляет различные медицинские услуги. ГКБ №13 является лечебным учреждением стационарного типа: 968 койко-мест бюджетных и предназначенных для оказания помощи по ОМС, а также 120 платных коек. В состав больницы входят 22 клинических и 9 параклинических подразделения, три отделения реанимации и операционный блок. Чтобы обеспечить высокий уровень медицинской помощи в больнице совокупно работает более 1700 штатных и внешних специалистов разного профиля и квалификации, в том числе кандидаты и доктора медицинских наук.

Представители больницы обратились в Первый Бит с целью перевода зарплатного контура с «Паруса» на платформу «1С: Предприятие 8.3.», предварительно обозначив критичный аспект – перспективу перехода в облако 1С.

Проектная команда Первого Бита составила дорожную карту перевода контуров «Кадровый учет», «ПЭО» и «Расчетный» на «1С»

Этапы проекта: 

1 этап.  Комплексное обследование текущего состояния бизнес-процессов по кадровому учету, планово-экономическому и расчетному отделу.

Анализ включал в себя интервьюирование и тестовый перенос данных.  По итогам первого этапа был разработан реестр доработок и дорожная карта перехода. Результаты обследования были предоставлены персоналу Городской клинической больницы № 13 с целью погружения в 1С и принятия решения о переходе.

2 этап. Обучение и погружение сотрудников в среду 1С.

В процессе обучения у пользователей пришла осознанность работы в 1С, уверенность в своих действиях.

Это позволило использовать программу более эффективно, извлечь больше пользы из ее функционала.

Были выявлены дополнительные потребности и скорректирован реестр доработок, что повлияло уменьшить стоимость основного перехода. 

3 этап. Перенос данных

Данные, перенесенные из исторических систем:

·      Кадровые данные

·      Данные для расчета заработной платы (расчетные данные необходимо было перенести в объеме, необходимом и достаточном для корректного расчета среднего заработка).

1.    Разработка обработки загрузка/выгрузка с учетом анализа (реестр бизнес-процессов) и перенос данных на дату предоставления база с закрытым периодом 

2.    Выгрузка/загрузка/корректировка/дозагрузка данных из ПП Парус 7.7 на 31.12.2023

3.    Доработка обработки, согласно выявленным отклонениям от источника ПП Парус 7.7

4.    Перенос справочников

·      Физические лица

·      Персональные данные

·      Сотрудники

·      Должности

·      Штатное расписание

·      Специальность

·      Образование

·      Повышение квалификации

5.    Перенос кадровых документов за последние два года

6.    Перенос справочников

·      Начисления

·      Удержания

7.    Перенос документов

·      Зарплата сотрудников

г. Нижний Новгород (ПФО)