Крупная сеть пивных магазинов на 40% сократила время на подготовку отчётности по контурам учёта продаж, закупок, склада и затрат

1. Повышение управляемости и производительности розничной сети с точки зрения ведения учёта и скорости сборки отчётности

2. Гибкость для масштабного расширения сети - требуется предусмотреть возможное значительное расширение розничной сети (+150 торговых точек в год) с сохранением устойчивости информационной системы

3. Обновление учётной системы с соответствием стандартам обмена данными с внешними контролирующими системами (например, Честный знак в части табачной продукции)

1. Информация в необходимых разрезах по финансово-хозяйственной деятельности у директора в режиме «онлайн»

2. Отчётность формируется автоматизировано из системы, сокращая время на ее подготовку на 40%

3. Себестоимость рассчитывается для каждой партии продукции, оптимизируя расходы на 15%

4. Формализовали бизнес-процессы компании, согласно лучшим бизнес-практикам в блоках учёта продаж, закупок, склада и затрат

5. Избавили заказчика от доработок, которые годами копились и были не востребованы, чем сильно «облегчили» базу

6. Получившаяся система способна в 10 раз быстрее рассчитать себестоимость

1С:Комплексная автоматизация 2.5

Проблема была в производительности базы управленческого учёта. В компании более 400 торговых точек, их количество растёт ежегодно. Каждая торговая точка заведена в системе как отдельная организация. Из-за этого требуется значительное время на расчёт себестоимости. При большом объёме данных возникали проблемы, связанные с обменом между базами "бэк-офиса" и базами розничных магазинов. Перенастраивать обмен каждый раз было затруднительно.

Поддержка имеющейся системы «1С:Комплексная автоматизация 1.1» прекращена в 2019 году. Без актуальных обновлений возникали проблемы интеграции с ГИС-системами – "Честный знак" и "ВетИС". Отсутствие поддержки и сложности с обменом данными мешали оперативно реагировать на изменения законодательства. Доработка старой системы была крайне трудоёмкой, возникали трудности по сбору необходимой управленческой отчётности.

Начали проект с подготовки базы «1С:Комплексная автоматизация 2.5» - перенесли все данные из старой системы: остатки, документы (обороты за период), справочную информацию. 

Настройка обмена с 300+ торговыми точками

Формирование отчётов в базе "бэк-офиса" занимало значительное время. Открылись новые торговые точки или сети разделились на дивизионы, сменились юрлица – это всё требовало доработок и внесения изменений. Не хватало возможности в оперативном режиме анализировать влияние бонусной программы на маржинальность продаж.

У компании были проблемы с проверкой и исправлением выгружаемых данных. Чтобы решить эту задачу, начали настраивать обмены с «1С:Розница» и бэк-офисом «1С:Комплексная автоматизация 2.5» поочередно, по юрлицами. В каждом юрлице заведено от 4 до 20 торговых точек.

После настройки обменов сотрудники начинали работать в новой версии, вводить документы, формировать отчёты и анализировать необходимые данные. 

Интеграция с внешними системами (ЭДО, ВетИС, Честный знак)

Все приходные накладные передавались в отдельную базу для сопоставления с данными системы «ВетИС». Для системы «Честный знак» приходилось отражать приёмку марок табачной продукции через оператора ЭДО по каждой накладной. Также не было возможности вести учёт по отклонениям поступивших марок.

С ГИС-системами обменивались доработанными функционалом, внешними обработками, которые передавали данные в «Честный знак» и «Меркурий». Это очень усложняет и удорожает работу: если изменилось что-то в «Меркурии» – это нужно переписывать в доработке. А типовые доработки от разработчиков ГИС-систем не работали корректно со старой редакцией программы.

Переход на «1С:Комплексная автоматизация 2.5» решил все проблемы, связанные с ЭДО и ГИС-системами на уровне типового функционала программы. Процесс стал абсолютно беспроблемным. 

Менеджмент и маркетинг

Для сетей отсутствует возможность проводить анализ эффективности акций в оперативном режиме, не хватает информации о планируемых бонусах от поставщиков. Сейчас в «1С:Комплексная автоматизация 2.5» настроилиьсбор необходимых данных. По накопившейся информации будут разработаны необходимые аналитические отчёты для маркетинга. 

По итогу избавились от всех лишних доработок. У клиента новая версия «1С:Комплексная автоматизация 2.5», которая регулярно обновляется и актуализируется под требования законодательства.

У компании появилась возможность разделить сеть магазинов на дивизионы, чтобы ускорить масштабирование и открытие новых торговых точек. Сократились сроки по созданию, реорганизации и ликвидации торговых точек и юридических лиц. Можно декомпозировать отчётность. Информация в необходимых разрезах по финансово-хозяйственной деятельности формируется в режиме онлайн. Сократились организационные расходы на содержание ИТ-инфраструктуры.

Розничная сеть работает в Москве, Воронеже, Липецке, Белгороде, Ростове-на-Дону, Республике Крым, Курске, Брянске и других областях. В компании более 400 франчайзинговых магазинов в 26 регионах страны