Цифровизация кадровых процессов в Группе «ЮТэйр»

Группа «ЮТэйр» стремится обеспечить комфортный формат взаимодействия работника и работодателя. Поэтому основной целью проекта было упростить и улучшить коммуникацию, а также сделать компанию более привлекательной на рынке труда.

Ключевые задачи:

• создать единый интерфейс для взаимодействия работодателя с сотрудниками;

• выстроить сквозные кадровые процессы на одной платформе;

• отказаться от бумаги и перейти на электронное подписание кадровых документов;

• сократить операционные издержки.

За 9 месяцев переход на КЭДО помог сэкономить более 100 тыс. листов бумаги и сократить общие издержки более чем на 50 млн рублей.

Кадровые процессы стали прозрачными: все изменения отслеживаются в системе, налажен контроль за согласованием документов, риск допустить ошибку при оформлении документов минимален.

Планирование, согласование, перенос отпусков идут быстрее: подача заявления на отпуск и его согласование теперь занимают до 5 минут вместо получаса, как это было раньше. Остатки доступных дней отпуска и пересечения дат отдыха видны сотруднику и руководителю.

Сократилось время и трудозатраты на печать, доставку, обратную пересылку документов от исполнителей до сотрудников.

За первый месяц эксплуатации за счет отказа от бумаги удалось исключить из документооборота более 3 тыс. документов.

У сотрудников появилось «единое окно» для взаимодействия с работодателем. В некоторых департаментах более 90% сотрудников подключились к системе в первую неделю, через месяц показатель вырос до 96%.

Команда проекта справлялась со сложностями на разных этапах реализации проекта. Среди основных преград можно выделить:

• несоответствие штатной и организационной структуры;

• сложные маршруты согласования;

• организацию обучения с учетом разъездного характера работы сотрудников;

• отличную от заложенной в «коробке» методологию планирования отпусков;

• необходимость интеграции в систему нормативно-справочной информации; 

• сопротивление владельцев процессов изменениям;

• адаптация пользователей к новой системе и разным интерфейсам.

Интерес к кадровому электронному документообороту (КЭДО) в Группе «ЮТэйр» возник в период пандемии, когда ответственным специалистам приходилось подписывать документы с работниками удаленно. Обширная география присутствия компании, разъездной и дистанционный характер работы сотрудников подкрепили намерение перейти на КЭДО. Вступление в силу 377-ФЗ и 407-ФЗ дало бизнесу «зеленый свет» для перехода на новый формат.

Внедрение кадрового электронного документооборота на базе системы Directum HR Pro в Группе «ЮТэйр» стартовало в апреле 2023 года. В сентябре начали эксплуатировать систему в двух Обществах Группы, а с ноября 2023 по февраль 2024 года шло тиражирование решения еще на пять Обществ. В результате суммарная численность пользователей преодолела отметку в 7 тыс. сотрудников.

В первую очередь в цифровой вид перевели запросы различных справок в кадровой и бухгалтерской службах. Затем перешли к самому востребованному процессу — оформлению отпуска. Теперь работник может запланировать все доступные дни отдыха — неважно, ежегодный оплачиваемый это отпуск или, например, отпуск за ненормированный рабочий день. Руководитель в задаче на согласование отпуска видит доступное количество дней отдыха сотрудника, а также запланированные по графику периоды отпуска. Эта информация помогает оперативно принять решение.

Такая настройка создала предпосылки для изменения смежного блока задач — управления личным составом и планирования летной работы.

Для синхронизации данных об организационной структуре и сотрудниках команда проекта настроила интеграцию с учетной системой 1С:ЗУП. Чтобы обеспечить работников сертификатами электронной подписи, внедрили готовое решение от вендора — интеграцию с удостоверяющим центром Контур.

Для вычисления согласующего руководителя ввели дополнительные признаки. Все эти нюансы учли в итоговой схеме процесса. При отправке заявления на согласование сотрудник может вручную скорректировать руководителя, которому уйдет задача, если система вычислила его неверно.

Вопросы, связанные с кадровым делопроизводством, в Группе «ЮТэйр» переданы объединенному центру обслуживания (ОЦО). Каждое подразделение «ЮТэйр» закреплено за конкретным сотрудником ОЦО. Для удобной и оперативной работы в системе Directum HR Pro настроили автоматическое распределение кадровых задач по ответственным исполнителям.

В зависимости от вида подписания и наличия признака «вредность» документы автоматически распределяются в конкретные дела. В будущем это поможет организовать долговременное хранение кадровых документов.