Автоматизация процесса проектного управления в официальном организаторе крупных международных и всероссийских спортивных и иных мероприятий в г.Казани.

«Дирекция спортивных и социальных проектов» провела более 10 самых крупных и более 100 средних мероприятий проектного и событийного типа. Задача заключалась в интеграции накопленного опыта в единую информационно-технологическую и аналитическую среду. Подготовить инструмент для взаимодействия по проектным вопросам, процессам планирования, мониторинга, отчетности и контроля. Стандартизации деятельности, накопления и управления знаниями, повышения эффективности путем оптимизации и автоматизации процессов подготовки и операционного управления, увеличить скорость и эффективность коммуникаций по рабочим вопросам, оптимизировать ведение долгосрочных направлений. Ускорить работу с нештатными ситуациями с возможностью подключения внешних ведомств с учетом профилей деятельности. Отразить методологию проектного управления ДССП в графических представлениях. Стать базой для обеспечения функционирования и стабильности организации, разработки и запуска новых перспективных направлений.

На сегодняшний день ключевым достижением стало то, что многолетний опыт был интегрирован в систему всего за несколько месяцев. За полгода система успешно прошла тестирование на Играх БРИКС и использована для саммита БРИКС на региональном уровне. Сейчас через систему проходят все процессы ДССП, а также организована совместная работа с 22 внешними ведомствами, включая организации по направлениям образования и науки, безопасности, здравоохранения, иностранных дел, транспорта, цифрового развития и массовых коммуникаций.

Во время проведения Игр БРИКС система зафиксировала и успешно обработала 132 нештатные ситуации, 100 поручений в рамках одного проекта. Контролировалась работа на 17 спортивных объектах, организован процесс приема 2852 спортсменов, 1415 официальных лиц, 1193 судей и других специалистов.

Для реализации проекта была выбрана low-code платформа BPMSoft от компании «БПМСофт» (входит в ИТ-холдинг LANSOFT), лицензия Конструктор, развертывание в облаке. Данное решение было выбрано благодаря следующим преимуществам:

·       гибкое управление процессами любой сложности;

·       технологии low-code и no-code;

·       встроенная среда разработки;

·       множество интеграционных возможностей (импорт из MS Excel, синхронизация с MS Exchange, сервисы Google, собственный магазин готовых решений);

·       гибкая и масштабируемая модель управления доступом;

·       готовая конфигурационная модель, ускоряющая создание приложений;

·       использование принципов микросервисной архитектуры.

Основной сложностью в работе оргкомитетов при подготовке крупных российских и международных проектов является необходимость оперативного формирования команды, её увеличения, выстраивания бизнес-процессов и последующего сокращения штата. При этом важно сохранить накопленную экспертизу. Необходимо учитывать десятки направлений деятельности: от организации питания до согласования нормативных документов с органами власти, проведения монтажных работ, обеспечения медицинской помощи и визовой поддержки. Все эти задачи требовали чёткой систематизации.

В системе они сгруппированы по схожим признакам и разделены на блоки. Бизнес-процессы с одинаковыми шагами выстроены и автоматизированы. Разработаны механизмы отчетности для контроля всех возможных состояний. В задачи входят управление отчетностью и работа с нештатными ситуациями. Система включает сложные графические формы, таблицы с подсветкой информации и оповещениями. Реализовано динамическое распределение прав в рамках сложной ролевой модели.

Перед началом проекта была сформирована команда из сотрудников ДССП и компании «Гуд программ». Проект был разделен на несколько этапов. Сначала определили цели, ключевые задачи и установили сроки. Затем собрали и проанализировали требования, сформировали устав проекта, который был согласован со всеми участниками. Концепция проекта дала заказчику четкое понимание, как будет выглядеть система и какие функции она будет выполнять. Были определены основные риски и разработаны стратегии их минимизации.

После глубокого исследования концептуальных набросков был согласован документ «Технический дизайн», который стал основой для разработки системы. Определили ключевые этапы разработки и установили контрольные точки для мониторинга прогресса.

Следующий этап проекта совпал с проведением Игр БРИКС, что добавило определенные ограничения. Необходимо было обеспечить непрерывную работу системы и оказывать техническую поддержку в условиях ограниченного времени. Команда ДССП продолжала работу, провела тестирования и обучила пользователей. В итоге система была успешно внедрена и передана в эксплуатацию.

Для успешного выполнения задач была разработана и запущена информационная система, которая помогает решать операционные задачи. Важным аспектом управления проектами стала фиксация вопросов, решений и поручений, возникающих на совещаниях, с последующим отслеживанием их выполнения. Была обеспечена тщательная организация приглашений на совещания, чтобы все участники могли своевременно подготовиться.

Разработанный инструмент для объединения проектов в однотипные реестры упростил вывод аналитики и управление проектами, обеспечивая прозрачность и доступность данных для всех заинтересованных сторон. Важной частью системы стал учет расходов с разделением по источникам финансирования и типовым статьям, что помогло контролировать и анализировать эффективность использования ресурсов.

Система фиксирует отчетные показатели проектов на всех этапах их жизненного цикла, а также обеспечивает формирование сквозной аналитики по активностям и портфелям, что помогает выявлять проблемные зоны и оперативно принимать меры по их устранению. Кроме того, система позволяет своевременно фиксировать проблемы и вопросы, возникающие в операционный период, а также оперативно уведомлять всех участников о новых сущностях и изменениях в данных, что способствует более эффективному взаимодействию.

Г. Казань