Внедрение и сопровождение системы электронного документооборота и системы внутреннего контроля на базе 1С: Документооборот

• Сокращение операционных затрат за счет оптимизации маршрутов, сокращения длительности процедур документооборота.

• Создание условий для постепенного отказа от использования бумажных документов.

• Распространение корпоративных стандартов и лучших практик.

• Охват едиными документарными процедурами всех участников корпоративного документооборота.

В рамках проекта удалось достигнуть поставленных целей и обеспечить следующие результаты: 

• Обеспечена централизация документооборота 25-ти обособленных структурных подразделений, распределенных по РТ.

• Обеспечено соблюдение корпоративных стандартов.

• Обеспечена совместная работа пользователей системы документооборота.

• Создано хранилище документов, хранение файлов в томах на диске, номенклатура дел.

• Обеспечен переход на электронный вид документов.

• Оптимизированы права доступа через гибкие механизмы и настройки.

• Реализован функционал предоставления первой линии технической поддержки через электронные заявки.

• Реализован функционал Системы внутреннего контроля

• Реализован механизм принятия решений по результатам проведения контрольных процедур.

• Обеспечены интеграция результатов контрольных процедур в подсистему Налогового мониторинга.

Эффект от внедрения:

1. На 10% сокращены операционные и административные расходы

2. На 25% сокращены трудозатраты в различных подразделениях

3. На 10% ускорен процесс получения

1. 1С: Документооборот КОРП

2. Интеграция с основными учетными системами, как на базе 1С, так и на других платформах

Ввиду сложной организационной структуры Общества в рамках реализации проекта требовалось учесть частые кадровые изменения.

Кроме того, сложность вызывали ограниченный доступ к внешним интернет - ресурсам и высокая загрузка ключевых пользователей.

В связи с тем, что система СЭД является одной из подсистем информационной системы управления предприятием Общества, необходимо было обеспечить максимально бесшовную интеграцию создаваемой системы с целью удобства работы пользователей.

В процессе реализации проекта были выполнены следующие требования:

• Обеспечить "плавный переход" от наследуемой системы в новую СЭД с сохранением архива карточек документов и актуальных на момент перехода поручений.
• Обеспечить максимально бесшовную интеграцию создаваемой системы со смежными системами с целью удобства работы пользователей.
• Обеспечить удобство работы всех пользователей СЭД.
• Обеспечить гибкую и корректную настройку прав.

В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламентах и Положениях Общества. С этой целью в системе СЭД разработан гибкий механизм делегирования задач. Организация оперативного обмена документами со структурными подразделениями обеспечивается с помощью разработанных уникальных механизмов обмена данных, которые обеспечивают не только регламентный оперативный обмен, но и имеют возможность обмена в условиях срочности.

Необходимо отметить, что в рамках проекта в дополнение к функциям традиционного документооборота были реализованы и автоматизированы процессы, обеспечивающие основную деятельность Общества:

• Процесс рассмотрения заявок на проверку технических условий подключения заявителей; процесс подготовки внутренних документов на основе шаблонов: распоряжений, служебных записок, приказов.
• Процесс управления задачами и контроля исполнительской дисциплины, контроль наличия оригиналов бумажных документов.
• Процесс подписания документов с учетом многоуровневого согласования и визуализация в формате .pdf документов, подписанных электронной подписью.
• Процесс оперативного управления автотранспортом
• Учет обращений граждан, поступающих в СЭД, с реализацией дополнительных функций контроля и сложных маршрутов рассмотрения.
• Процесс оформления и согласования планов организационно-технических мероприятий по предупреждению происшествий при проведении огневых и газоопасных работ на объектах ПАО "Газпром", включая шаблоны и электронный документы.
• Автоматизация процессов первой линии поддержки пользователей.

Также в рамках проекта оказывается сопровождение пользователей в 1С: Документообороте:

1.      Настройка маршрутизации документов для сокращения времени согласования

2.      Доработки и тестирование программы после внесений изменений в типовой функционал

3.      Ведение НСИ, настройка прав пользователей

4.      Разработка инструкций для пользователей

5.      Консультация пользователей по работе в 1С: Документообороте

Республика Татарстан