Внедрение 1С:Документооборот КОРП позволило полностью перейти на удаленный формат работы и ускорило процессы в компании

1. Полный переход на удаленный формат работы сотрудников компании и отказ от московского офиса;

2. Увеличение эффективности бизнес-процессов компании за счет создания единой системы документооборота;

3. Цифровизация процессов и переход на электронный документооборот;

4. Сокращение сроков согласования, исключение потери документов, снижение трудозатрат на процесс документооборота;

5. Интеграция всех сотрудников компании в единую систему документооборота;

6. Исключение человеческого фактора при обработке сложных кросс-функциональных процессов.

• В компании автоматизирован внутренний электронный документооборот;

• Осуществлен полный отказ документооборота за пределами 1С:Документооборот, ред. 3.0 по автоматизированным процессам;

• Скорость обработки документов увеличена в 2 раза;

• Трудозатраты на внутренний документооборот снижены более чем в 2 раза;

• Обеспечена работа сотрудников компании с документами без посещения офиса;

• Реализованы отдельные шаблонные формы документов с упрощенным процессом согласования, которые обеспечили существенное ускорение подготовки, согласования и подписания документов при сокращении трудозатрат на обработку этих документов;

• Система электронного документооборота заменила классическую систему хранения бумажных и электронных документов.

1С:Документооборот

Основной сложностью проекта стали сжатые сроки реализации приоритетной части процессов. Это создавало серьезные вызовы, так как необходимо было быстро разработать и внедрить систему электронного документооборота.

Ситуацию усложняло то, что планы по переводу компании на удаленный формат работы уже были утверждены. Изменение этих планов требовало значительных ресурсов и координации, т.к. арендодатель отказался продлевать срок аренды. Любое отставание от графика могло вызвать цепную реакцию, приводя к существенным дополнительным затратам.

Чтобы справиться с задачей, понадобился продуманный подход и отличная командная работа. В условиях ограниченного времени команда должна была сосредоточиться на текущих задачах и гибко реагировать на возникающие вызовы.

В итоге были организованы эффективные встречи и применены лучшие практики управления проектами, что упростило выполнение ключевых задач и позволило успешно завершить проект в срок, обеспечив необходимую функциональность.

ООО "Др. Тайсс Натурварен Рус" – это дочернее предприятие Dr. Theiss Naturwaren GmbH (Германия), выпускающей продукцию под всемирно известными торговыми марками: LACALUT, Долгит, Dr. Theiss, MediPharmaСosmetics, Natusana.

Многие лекарственные препараты и средства гигиены являются лидерами на своих рынках, доказывая тем самым свою эффективность, отличное качество и высочайшее доверие к нашим брендам со стороны потребителей.

Благодаря широкой дистрибьюции и продуктивному сотрудничеству как с ключевыми федеральными клиентами, так и с локальными ритейлерами и аптечными сетями, а также с различными on-line площадками, продукцию компании "Др. Тайсс Натурварен Рус" можно найти в самых удаленных уголках нашей необъятной страны.

До недавнего времени в компании не существовало единой системы для внутреннего документооборота. Согласование документов и их корректная обработка внутри различных подразделений напоминала хаос: разрозненные средства — такие как электронная почта, мессенджеры и бумажные носители — не только замедляли процессы, но и увеличивали риск ошибок и несвоевременного ознакомления заинтересованных лиц. Однако, с переходом основного офиса на удаленный формат работы возникла необходимость в быстрой и эффективной системе. Руководство компании поставило задачу срочного внедрения электронного документооборота. В результате был выбран продукт "1С:Документооборот, ред. 3.0" — идеальное решение для оптимизации процессов и повышения эффективности.

Специалистами Первого Бита была предложена архитектура интеграции 1С:Документооборот, ред. 3.0 с учетной системой 1С:Управление торговли, ред. 11.5 и системой внешнего электронного документооборота Контур.Диадок.

Первый этап проекта был ориентирован на моделирование требуемых процессов в типовой конфигурации 1С:Документооборот, ред.3. Далее были выявлены ошибки и функциональные разрывы, которые потребовали дополнительных доработок внедренной конфигурации. На последней стадии проекта была осуществлена интеграция продукта 1С:Документооборот, ред. 3.0 с 1С:Управление торговлей, ред. 11.5 и СЭД.

Центральный федеральный округ РФ, Москва