Комплексная автоматизация работы: как БИТ.УМЦ объединил в себе 4 программных продукта

1. Ускорение работы регистратуры

2. Улучшение работы со звонками клиентов

3. Настройка интеграции с лабораторией напрямую через БИТ.УМЦ

4. Улучшение работы с аналитикой

5. Повышение эффективности ведения финансового учета и расчета заработной платы

В рамках целей специалистам требовалось решить следующие задачи:

• Развертывание системы и осуществление первоначальных настроек.

• Перенос данных из "Medesk" в текущую систему БИТ.УМЦ.

• Запуск блока "Регистратура".

• Запуск блока "Амбулаторные приемы".

• Запуск блока "Запасы".

• Настройка интеграции с внешней лабораторией "Хеликс".

• Внедрение подсистемы "CALL-центр" (БИТ.АТС+БИТ.Phone).

• Запуск блока "Ценообразование – Маркетинг".

• Запуск блока "Финансовый учет".

• Проведение обучения ключевых пользователей.

1. Сбор аналитики в клинике стал эффективнее.

2. Устранены рутинные процессы, связанные с оформлением медицинских карт, отчетностью, договорами с клиентами.

3. Клиника получила объединенные подсистемы в одну и нет необходимости переключаться между ними.

4. Значительно упростилась работа с заявками и было автоматизировано заполнение шаблонов по документам клиники.

БИТ.УМЦ

Сложность проекта заключается в обособленности систем, используемых в Медицинском центре "Феникс" в своей деятельности, которые было необходимо соединить в одну для экономии времени и оптимизации задач.

Лечебно-профилактический медицинский центр "Феникс" в Череповце предлагает широкий спектр медицинских услуг. Центр работает с такими проблемами, как заболевания опорно-двигательного аппарата, заболевания нервной системы, эндокринные нарушения, гинекологические заболевания, заболевания сердца, хирургические болезни и многими другими.

До начала проекта клиника работала в программе "Medesk" и имела обособленный Call-центр. Необходимые задачи выполнялись в разных программах и занимали большую часть рабочего времени. Врачи заполняли шаблоны приема вручную. Ведение электронных медицинских карт никак не было автоматизировано. Обособленный складской учет велся непосредственно в ЧЗ. Сотрудничество медицинского центра "Феникс" с лабораторией осуществлялось через личный кабинет.

В рамках проекта были автоматизированы следующие блоки:

• Call-центр: прием заявок, запись пациентов, обработка входящих исходящих звонков, напоминание пациентам о записи.

Была внедрена Телефония. Теперь звонки в клинике осуществляются через БИТ.УМЦ напрямую. Было настроено распределение звонков между ответственными, построение сценариев обработки звонков. Также внедрена аналитика по звонкам: количество звонков, успешность обработки клиентов, прослушивание записи звонков.

• Медицинская деятельность

На основании созданных заявок создаются приемы и заполняются шаблоны осмотра, которые соответствуют каждому врачу.

Все шаблоны документов (согласие на оказание медицинских услуг, ИДС) хранятся в базе, все приемы пациентов отслеживаются в виртуальной медицинской карте. Договоры с клиентами оформляются через карточку пациента в БИТ.УМЦ с возможностью прикреплять PDF-файлы с подписями клиентов для исключения их потери.

• Лаборатория: интеграция с внешней лабораторией.

Настроен прямой обмен с лабораторией без необходимости делать пересылку через личный кабинет (отправка анализов, соглашений, результатов обследования и т.д)

• Склад и запасы: ведение складского учета, контроль запасов

У клиники был запрос на ведение складского учета в рамках косметологических средств. Реализация запроса помогла отслеживать расходы при проведении приемов (нормы расхода к каждой услуге, инвентаризация, оприходование товаров, расчет себестоимости услуг)

• Финансовый блок: формирование прайс-листов, ведение скидочной системы.

Была реализована возможность формировать финансовые отчеты (отчеты по первичным повторным пациентам, по проданным услугам, по номенклатуре и специализациям, отчет о продажах, финансовый результат), что привело к упрощению ведения учета и сокращению временных затрат сотрудников.

В программе реализована возможность создавать прайс-листы по определенным группам, а также формировать скидки на группы услуг и номенклатуры, в том числе персональные скидки пациентов.

• Персонал и зарплата: ввод сведений о начислениях сотрудников.

Было настроено формирование зарплаты согласно установленной схемы мотивации, которая позволила рассчитывать сумму на основании данных программы (выработка врачей) и графиков работ.

г. Череповец