Цифровая трансформация 90% бизнес-подразделений сети автозаправочных станций с помощью платформы ROBIN

Цель проекта – полностью трансформировать бизнес-процессы всех отделов АЗС «Татнефть», автоматизировав их с помощью технологии RPA. Тем самым компания сможет сократить рутину и повысить эффективность работы сотрудников.

Задачи:

1. Найти решение для оптимизации множества разнородных процессов централизованно через единый интерфейс, которое позволит автоматизировать работу с используемыми системами, а также вносить изменения своими силами.

2. Провести аудит бизнес-заказчиков внутри компании на предмет выявления потребности в оптимизации процессов. Результатом стал перечень из 107 рутинных задач с расчетным эффектом 18748 часов экономии трудозатрат. Основные направления для автоматизации – поиск и сбор информации, формирование отчетов, ввод данных в различных системах, работа с файлами и анализ информации.

3. Внедрить решение и обучить сотрудников самостоятельной работе с платформой ROBIN для создания программных роботов.

Эффект:

• Ежедневно программные роботы выполняют 5 процессов, еще 3 робота запускаются ежемесячно и выполняют запланированные действия

• За 3 месяца роботы сэкономили 556 часов

• 15 сотрудников прошли обучение по работе с платформой ROBIN и могут самостоятельно создавать программных роботов

• До конца 2024 года ожидается эффект экономии в 3244 часа и 3,5 млн. руб.

Перспективы:

В планах покрыть все текущие потребности в роботизации бизнес-процессов АЗС «Татнефть» и искать новые направления, где RPA может сильно упростить работу сотрудников. Дополнительная задача – расширить количество специалистов по роботизации, чтобы RPA-платформа стала стандартным инструментом в работе.

Платформа интеллектуальной автоматизации ROBIN

Основными ограничениями при внедрении решения были лимит затрат и необходимость в обучении сотрудников (не ИТ-специалистов) основам роботизации в No-Code режиме. 

Было необходимо выбрать сотрудников с опытом описания и моделирования бизнес-процессов, которые обладают аналитическими способностями, системным мышлением и коммуникационными навыками. Данное ограничение сильно сужало круг предполагаемых лиц для прохождения курсов, с которыми предварительно было нужно провести краткое собеседование и дать экспертную оценку готовности их к обучению.

При выборе инструментов автоматизации руководство компании остановилось на RPA-решении. Платформа ROBIN подошла по всем параметрам: удобный интерфейс, возможность настройки в No-Сode режиме, широкий спектр возможностей для работы с пакетом офисного ПО, файлами и 1С. Также было важно наличие компонентов OCR и ИИ для интеллектуального поиска, сбора информации и работы с документами. Плюсом стало и наличие понятных инструкций по использованию, бесплатных обучающих курсов и сообщества для обмена опытом.

Роботизация затронула практически все отделы АЗС «Татнефть»: крупный и мелкий опт, внешнеэкономическая деятельность, логистика, розничные продажи, инвестиции, строительство, операционная деятельность, юридическая деятельность, ИТ, экономическое планирование, техническая поддержка, HR, бухгалтерия.

Программные роботы:

1. Ежедневно автоматически подписывают заявки на отгрузку нефтепродуктов в 1С.

2. Принимают заявки в почте на отгрузку нефтепродуктов, сохраняя их в определенной папке.

3. Ежедневно формируют общий свод заявок с агрегацией по филиалу, далее рассылают его списку ответственных.

4. Формируют сводный файл в таблицу по оценкам выполнения KPI.

5. Производят поиск чека в ОФД и дополняют отчет суммой, количеством и наименованием позиции.

6. Удаленно подключаются к кассе через драйвер и формируют чек коррекции по выдаче наличных.

7. Ежедневно готовят и выгружают из СКУД Sigur отчет по опоздавшим сотрудникам.

8. Ищут УПД по списку договоров в Контур.Диадок и отправляют их на подписание.

Этапы проекта:

1. Анкетирование сотрудников для сбора информации по потенциальным бизнес-процессам и задачам для роботизации.

2. Подбор платформы для роботизации выбранных бизнес-процессов по установленным критериям, возможностям платформы и ее стоимости.

3. Разработка и тестирование робота в пилотном проекте. Были определены границы проекта, собраны требования для робота, произведена разработка и настройка робота.

4. Корректировки робота для улучшения результатов.

5. Промышленная эксплуатация и обучение сотрудников работе с технологией RPA, формирование инструкций и документации.

6. Передача решения в сопровождение, т.е. завершена корректировка настроек робота и добавлены исключения, проведена консультация технических специалистов компании по дальнейшей работе с платформой.

Россия, Татарстан