Внедрение электронных путевых листов

• Оптимизация производственных процессов и снижение использования бумаги в рамках внутренних процессов ГУП «Мосгортранс»;

• Сокращение времени и упрощение процесса оформления документов водителями для перевозки пассажиров;

• Повышение безопасности и обеспечение комфортных поездок пассажиров за счет экономии времени водителей после отказа от бумажных документов;

• Улучшение условий труда и, как следствие, увеличение производительности водителей и сотрудников сервисных предприятий, участвующих в оформлении бумажных путевых листов;

• Снижение нагрузки на экологию за счет сокращения бумажного документооборота и ресурсов для производства и хранения бумажных документов;

• Создание передовых цифровых решений для оптимизации процессов внутри организации и их возможное масштабирование за ее пределы;

• Внедрение отечественных разработок в ПО, используемое для обеспечения комфортных рабочих условий сотрудников предприятия.

Внедрение ЭПЛ стало эволюционным этапом в рамках поэтапной цифровизации делопроизводства и имеет высокую значимость для предприятия и общества в целом.

Социальная значимость:

1) Улучшение условий труда для водителей и сотрудников сервисных компаний;

2) Сокращение бюрократических процедур и упрощение документооборота для всех участников транспортных операций;

3) Уменьшение нагрузки на экологию за счет сокращения использования бумаги и ресурсов.

Экономический эффект:

Снижение затрат на бумажные ресурсы и офисное оборудование: ранее предприятие тратило более 6,5 миллионов рублей в год на печать бумажных путевых листов.

Увеличение производительности труда:

Ранее водитель тратил в среднем более 5 дней в год на оформление бумажных путевых листов. После перехода на ЭПЛ этот процесс сократился на 80 %.

Экономия на топливе и ресурсах:

Учитывая предполагаемое сокращение расхода топлива на 5% и среднегодовые затраты на топливо в 10 млн рублей, экономия составит 500 тыс. рублей в год.

• АРМ (системные блоки) сотрудников Aquarius или Nerpa;

• Мониторы Irbis;

• Платформа видеоконференцсвязи «Ива»;

• Система управления и контроля проектами «Битрикс»;

Системы операторов находятся в списке отечественного ПО. Подведомственная организация Минтранса России разработала ГИС ЭПД в качестве финального получателя данных. Поставщиками технологии в части ПО являются ООО «Корус консалтинг СНГ» и ООО «Такском».

При реализации проекта предприятие столкнулось со следующими техническими сложностями:

• Большое количество интеграций с учетными системами предприятия такими, как 1C, SAP, КСУПТ, Medpoint 24, корпоративное мобильное приложение «Идеальный автопарк»;

• Высокая нагрузка на системы, которая составляет более 7,5 тыс. документов ежедневно;

• Необходимость повышения уровня цифровизации работников и предприятия для более оперативной интеграции рассматриваемого проекта;

• Отличие процесса формирования документа в форматах ФНС и Минтранса России от реальных и широко распространенных бизнес-процессов, которые формировались на протяжении десятилетий;

• Техническая проблема обеспечения выезда иностранных водителей по ЭПЛ по причине отсутствия серии в иностранных водительских удостоверениях;

• Невозможность параллельного подписания титулов и замены водителей в ЭПЛ.

Проект «Электронный путевой лист» (ЭПЛ) представляет собой уникальное цифровое решение для замены традиционных бумажных путевых листов, используемых водителями общественного, коммерческого и служебного транспорта.

Проект является ключевым шагом в цифровизации транспортных операций и обеспечивает значительное улучшение эффективности и прозрачности управления транспортными ресурсами. Реализован в рамках вступления в силу Приказа Минтранса России от 28 сентября 2022 г. № 390: министерство разработало систему ГИС ЭПД и форматы работы предприятий с ней в рамках перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД).

Сегодня внедрение ЭПЛ коснулось взаимодействия с контрольно-надзорными органами и сделало деятельность предприятия более прозрачной. К ЭПЛ имеют доступ Федеральная налоговая служба (ФНС), Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры), Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс), Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД), Ространснадзор и др.

Проект «Электронный путевой лист» является инновационным решением в области управления транспортными операциями и документооборотом:

1. Электронные путевые листы: замена традиционных бумажных путевых листов электронными версиями представляет собой значительный технологический прорыв. Это не только снижает бумажную нагрузку, но и упрощает процесс заполнения, хранения и обработки информации.

2. Мобильные приложения: разработка мобильных приложений для управления транспортными операциями и мониторинга транспортных средств открывает новые возможности для водителей и диспетчеров. Они позволяют отслеживать в реальном времени перемещения транспортных средств, управлять маршрутами и быстро реагировать на изменения в условиях движения.

3. Использование QR-кодов: внедрение технологии сканирования QR-кодов для доступа к информации о транспортных средствах и связанных с ними документах повышает эффективность и точность обработки данных. Это также обеспечивает более быстрый и удобный доступ к необходимой информации.

Внедрение ЭПЛ позволило снизить затраты на бумажные ресурсы и офисное оборудование. Ранее около 7,5 тыс. бумажных путевых листов формировалось ежедневно в ГУП «Мосгортранс», что эквивалентно объему четырех 20-футовых контейнеров за 5 лет хранения бумажных носителей в архиве. Цифровой аналог, в свою очередь, позволяет увеличить производительность труда: благодаря ЭПЛ водители не тратят время на заполнение бумажных документов и могут сосредоточиться на безопасной и комфортной перевозке пассажиров. ЭПЛ открывает путь к дальнейшей цифровизации и оптимизации процессов в транспортной отрасли.

Реализация проекта охватила 6 уровней интеграции: систему навигации, две учетные системы, корпоративное мобильное приложение, систему инструментального медицинского осмотра и систему технической поддержки.

25 эксплуатационных площадок города Москвы