Инвентаризация имущества быстрее в 8 раз, или как ускорили пересчёт основных средств с помощью софта «Клеверенс»

• Сократить время на проведение ревизий основных средств и поиск объектов учёта; 

• Оптимизировать бизнес-процессы; 

• Обеспечить прозрачный контроль объектов учёта;

• Ускорить маркировку ТМЦ и ОС; 

• Интегрировать “1С: БГУ 2.0” с необходимым оборудованием и программным обеспечением на типовом уровне; 

• Осуществлять качественную поддержку по завершении внедрения

1. Сокращено время, затрачиваемое на инвентаризацию (Институт стоматологии инвентаризировали 24 часа по 8 МОЛам, теперь справляются за 3,5 часа);

2. Значительно упрощен процесс сбора данных;

3. Минимизированы имущественные потери;

4. Клиент имеет доступ к актуальной информации об имуществе и основных средствах компании на постоянной основе.

Принтеры, сканеры, ТСД

Из-за того, что RFID-метки для диэлектриков и металлических поверхностей отличаются, интеграторы столкнулись с тем, что пришлось предварительно делить оборудование на группы. В ходе маркировки возникали ситуации, когда обычная тонкая метка не подходила и нужно было использовать металлическую.

Кроме того, у ПИМУ много оборудования, не стоящего на балансе организации, потому что подарено Университету спонсорами или куплено на грантовые деньги сотрудника. Стоимость каждой единицы может превышать 20-40 миллионов рублей. Такие объекты нельзя оприходовать, потому что хоть они и используются на территории ПИМУ, не являются его собственностью. 

Для таких случаев специалисты сделали обработку на стороне 1С, которая позволяет распечатать этикетку жёлтого цвета на обычном принтере. Эта категория имущества помечается как грантовая, и её не нужно считать в ходе инвентаризации. Также переделали счета учёта.

Приволжский исследовательский медицинский университет — это 7 институтов, 59 кафедр и 3000 сотрудников. Государственный ВУЗ готовит квалифицированные кадры, осуществляет последипломное образование и ведёт научно-методическую работу.

Учёт основных средств и ТМЦ (товарно-материальных ценностей) ведётся в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения». До автоматизации инвентаризацию проводили вручную, что отнимало много времени и было подвержено ошибкам. Основные сложности возникали с перемещением и поиском оборудования, например, из-за неправильной маркировки кабинетов.

Для решения проблемы была проведена интеграция системы «1С:БГУ» с конфигурацией «Склад 15 с RFID». Проект проходил в несколько этапов: составление ТЗ, настройка оборудования на месте, опись имущества, маркировка его RFID-метками.

У ПИМУ около 700 материально-ответственных лиц, с оборудованием работают как сотрудники, так и студенты. Для учёта имущества были внедрены 3 терминала сбора данных Chainway C72 и 2 RFID-принтера POSTEK TX2, специализированные для разных типов поверхностей (диэлектрических и металлических).

Специалисты компании «Первый БИТ» автоматизировали ПИМУ 3 процесса: 

• инвентаризацию,

• перемещения между ЦМО,

• передачу на списание.

”Центр материальной ответственности” в “1С:БГУ” – это связка между материально-ответственным лицом и местоположением объекта инвентаризации. Для каждого из них мы создали отдельный новый справочник, который выгружается на ТСД перед ревизией основных средств.

На основании этого полностью переделали и процесс перемещений. Для выбора ЦМО, получателя, кому передаётся ТМЦ можно отсканировать как метку, так и штрихкод. И в случае, когда объект не соответствует ЦМО, на экране устройства появляется сообщение, что имущество с таким инвентарным номером находится в подотчёте у другого ЦМО и не будет добавлено в документ.

В процессе «Списание» осуществляется такая же проверка при выборе объекта и лица, с которого будет списана указанная единица имущества. Это сделано для того, чтобы избежать ошибочных или заведомо неверных действий.

Операция “Инвентаризация” также была переделана. В документе обязательно прописывается, какой Центр материальной ответственности проверяем. Потому что 1 ЦМО – это 1 документ инвентаризации. В него автоматически загружается дополнительная информация: счёт учёта, данные МОЛа, инвентарный номер, наименование имущества, срок полезного использования. И дата ввода в эксплуатацию — чтобы можно было понять списано/самортизировано в 0 или нет.

Кроме того, в рамках проекта были реализованы следующие возможности:

1. Печать и кодирование RFID-меток двух типов непосредственно из интерфейса 1С: Предприятие;

2. Добавление ОС или ТМЦ в документ инвентаризации без сканирования RFID-метки с обязательным вводом пароля администратора;

3. Указание текущего статуса и целевой функции объекта инвентаризации непосредственно на ТСД в ходе сканирования ОС или ТМЦ;

4. В ходе проведения инвентаризации просмотр на ТСД основных параметров учета ОС или ТМЦ и тд.

г. Нижний Новгород