Ускорение коммерческих операций на 20% при производстве алкогольной продукции благодаря модернизации документооборота

1. Автоматизировать процесс работы с Коммерческими условиями в системе «1С:ERP Управление предприятием»

2. Интегрировать системы «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» для постановки задач и контроля их выполнения

3. Сократить трудозатраты на согласование Коммерческих условий с помощью автоматизации формирования документов

4. Автоматизировать согласование и разграничить права доступа к частям документов

1. Разработан документ «Коммерческие условия» для расчёта, согласования и установки цен на готовую продукцию, а также справочники для расчёта цен.

2. Сформированы печатные формы с информацией, необходимой для анализа и согласования.

3. Настроены и присвоены роли с особыми правами доступа, позволяющие гибко разграничивать права просмотра и изменения документов, печатных форм и частей таблиц внутри документа.

4. Интегрированы системы «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» для согласования цен и условий отгрузки и продаж.

5. Достигнуто сокращений трудозатрат в подразделениях на 20%.

6. Ускорены процессы получения управленческой и регламентированной отчётности на 15% и 5% соответственно.

• 1С:ERP Управление предприятием

• 1С:Документооборот КОРП

В финансовом отделе компании существует бизнес-процесс расчёта управленческих цен и цен для реализации продукции. В рамках процесса осуществляется расчёт цен в бухгалтерском и управленческом учетах, учитываются скидки и задолженности контрагентов. Данный процесс получил название «Коммерческие условия». Работа над этим процессом и заполнением новых документов велась на базе настроенного шаблона с расчётами в Excel и устной коммуникации между подразделениями Заказчика.

Хотя в компании и использовался «1С:Документооборот», согласование коммерческих условий осуществлялось в почте или устно – так было привычнее и оперативнее, не все пользовались программой регулярно. Отследить реальную стадию согласования было физически невозможно. Управленческие и бухгалтерские цены устанавливались двумя отдельными сотрудниками вручную в системе «1С:ERP Управление предприятием».

Необходимо было сократить трудозатраты, упростить согласование между подразделениями, а также автоматизировать процесс формирования документов и контроля исполнения задач по ним. Было решено разработать аналог документа «Коммерческие условия» в системе «1С:ERP Управление предприятием» и настроить процесс согласования документа в «1С:Документооборот».

Несмотря на то, что стояла задача автоматизировать только один бизнес-процесс, для разработки нового функционала было необходимо учесть привычные процессы для пользователей и нюансы, связанные с ними. В используемых Заказчиком «Коммерческих условиях» были описаны константы и переменные для расчёта управленческой цены и цены реализации готовой продукции. На результат расчёта влияло множество условий и корректность введённых вручную данных. За счёт этого процесс был довольно сложным, а итоговые цифры приходилось так же вручную заносить в систему.

В «1С:ERP Управление предприятием» создан отдельный документ для хранения начальных значений цен. Далее расчёт производится в документе «Коммерческие условия», устанавливаются цены на указанный период с учётом скидок, условий доставки продукции, минимальных розничных цен и множества других условий. Можно устанавливать цены для конкретного контрагента или для всех контрагентов одного партнёра, учитывает привязку цен к пунктам разгрузки алкогольной продукции, а также договорам и соглашениям.

После создания документ направляется на согласование в системе «1С:Документооборот». Когда документу присваивается статус «Согласовано», он автоматически блокируется для изменений. Это критически важный момент, так как по итогу согласования система автоматически устанавливает цены бухгалтерского и управленческого учёта. Доработка снизила трудозатраты финансового отдела и бухгалтерии, а также исключила вероятность ошибок при установке цен.

Дополнительно были созданы печатные формы:

·        «Коммерческие условия», что позволяет ознакомиться с коммерческими условиями

·        «Логистика», используемая для согласования блока Логистики

·        «Финансовые показатели КУ» отображают требуемые значения для финансового отдела

Печатные формы не только упростили процесс согласования, но и позволили разграничить права доступа в рамках одного документа. Аналогично печатным формам разграничение прав касается и столбцов самого документа, а ограничения распространяются на просмотр и на изменение данных.

Произведена интеграция новых расчетов в существующие отчеты финансового департамента. Это позволяет оперативно отслеживать актуальную информацию, сокращает трудозатраты сотрудников финансового отдела и бухгалтерии, разграничивает права доступа в рамках одного документа, а также ускоряет процесс согласования между отделами и формирование отчётности.

Производство «Тульского винокуренного завода 1911» базируется в Тульской области. Продукция компании продаётся по всей России