КБ «Кубань Кредит» перешел на электронный кадровый документооборот от Directum HR Pro

За 30 лет своей истории КБ «Кубань Кредит» ООО вырос до 100+ дополнительных офисов в пяти регионах страны и штата в 2,7 тыс. сотрудников. В огромном HR-документообороте обострились трудности с длительным подписанием и обработкой кадровых приказов и договоров с сотрудниками, выросли затраты на оплату курьерских служб и бумагу, а также появились риски утраты и компрометации передаваемых и пересылаемых документов.

Цель проекта — внедрить ИТ-систему Directum HR Pro, обеспечивающую создание, подписание, использование и хранение кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажных носителях, а также оптимизировать и упростить кадровый документооборот с сотрудниками в банке.

Первые три месяца работы с КЭДО подтвердили эффективность системы. Работники получают электронные подписи и подписывают кадровые документы в пару кликов, экономя в среднем 20 минут на каждый документ. Общее время подготовки, согласования и подписания кадровых документов уменьшилось на 83%. Прогнозируемая экономия — 10-12 млн руб. в год.

Обмен документами между филиалами сократился с трех недель до пяти минут. При этом исключен риск компрометации и утери информации при передаче ее в дополнительные офисы.

До конца 2024 года в банке планируют завершить переход всех сотрудников на электронный документооборот, увеличить количество подписываемых в системе кадровых документов, цифровизировать весь процесс формирования графика отпусков и организовать прием на дистанционную работу.

Комплексная система для цифровизации кадровых процессов и документов Directum HR Pro

Процесс развертывания Directum HR Pro в КБ «Кубань Кредит» ООО был связан с рядом сложностей.  Из-за закрытого контура финансовой организации от внешних подключений в целях безопасности процесс интеграции нового ПО усложнился. Для обеспечения успешного администрирования системы специалистам банка необходимо было пройти обучение. Дополнительно ими был приобретен курс по развертыванию и настройке системы, что помогло повысить уровень компетенции команды.

Во время развертывания системы также были выявлены несоответствия в инструкции, что дало возможность своевременно усовершенствовать документацию и выявить узкие места в процессе установки. Внедрение было выполнено точно в срок, так как все риски были заранее спланированы.

КБ «Кубань Кредит» ООО цифровизировал HR-процессы на базе системы Directum HR Pro. Внедрение помогло финансовому учреждению сократить расходы на бумагу, хранение и логистику, а также значительно сэкономить время на составление, отправку кадровых документов и исправление ошибок при их неверном оформлении.

2,5 тыс. сотрудников подключили к системе в два этапа. Теперь работники банка подписывают трудовые договоры, приказы о переводе и отпусках в электронном виде в личном кабинете (на компьютере или в смартфоне). Эти документы не дублируются на бумаге, обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам.

Сотрудники кадрового отдела оперативно рассылают всему персоналу финансового учреждения необходимую кадровую информацию, новые работники ознакамливаются с ЛНА в электронном виде. 

Для подключения персонала банка к системе требуется только актуальный номер мобильного телефона, на который приходят сообщения о поступающих заданиях. На каждого работника выпускается усиленная неквалифицированная электронная подпись, которой подписываются кадровые документы. Со стороны банка все документы визируются усиленной КЭП.

Финансовая организация имеет дополнительные офисы в Краснодарском крае, Республике Адыгея, Ростовской области, Ставропольском крае и Москве.