Закупки ТМЦ от заявки до контроля исполнения – оптимизация бизнес-процессов у производителя алкоголя

1. Автоматизировать процесс работы с заявками на закупку ТМЦ

2. Интегрировать системы «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» для постановки задач и контроля их выполнения

3. Разработать статусы для заявок на закупку ТМЦ, позволяющих детально отслеживать стадии бизнес-процесса

4. Отслеживать KPI менеджеров, работающих по заявкам на закупку ТМЦ

1. Разработан реестр заявок на закупку ТМЦ с возможностью отборов и поиска заявок

2. Разработан документ «Заявка на закупку ТМЦ», содержащий в себе все необходимые документы по закупке, и позволяющий вносить информацию на различных этапах обработки документа

3. Системы «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» интегрированы для постановки задач в рамках обработки документа и контроля их выполнения

4. Разработаны статусы «Заявки на закупку ТМЦ», позволяющие детально отслеживать стадии бизнес-процесса

5. Настроена структура связанных документов (Заявка на закупку ТМЦ – Заказ поставщику – Заявки на расходование денежных средств – Списание безналичных ДС) для отслеживания стадий выполнения Заявки

6. Подготовлена платформа для возможности формирования отчёта по расчету KPI менеджеров, работающих по Заявкам на закупку ТМЦ

7. Создан, оптимизирован и отлажен бизнес-процесс, позволяющий контролировать выполнение заявки на закупку ТМЦ

1С:Документооборот КОРП

В компании не был оптимизирован процесс работы с заявками на ТМЦ. На заводе использовалось 2 системы: «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием». Через «1С:Документооборот» проходило согласование заявок на потребности в ТМЦ, но путь заявки и дальнейшую работу с ней отследить было нельзя. Другие связанные с закупкой ТМЦ документы: коммерческие предложения, счета на оплату, заявки на расходование денежных средств – существовали в системе отдельно, и не были привязаны в заявке.

Не использовался функционал «1С:ERP Управление предприятием» для заказов поставщику на закупку ТМЦ. Из-за этого отсутствовала прослеживаемость поступления товаров на склад и оплаты поставщикам. Пользователи работали в двух системах одновременно, но единого понятного и отслеживаемого процесса не было.

Поскольку на заводе уже работало два решения: «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием», было решено промоделировать все процессы на типовом функционале программ 1С, чтобы минимизировать затраты на изменение функционала и дальнейшее поддержание доработок.

В «1С:ERP Управление предприятием» есть инструмент создания Заявки на закупку ТМЦ.

Выявили большое количество доработок для этого документа и было решено разрабатывать отдельный документ, а не дорабатывать типовой, чтобы снизить риски возникновения ошибок при обновлении.

Разработан документ «Заявка на закупку ТМЦ», в который добавили «Статью ДДС» — именно с привязкой к этому реквизиту срабатывает шаблон движения документа. К каждой статье ДДС привязаны ответственные, которые автоматически попадают в процесс согласования при выборе нужной статьи ДДС.

В разработанной заявке на закупку ТМЦ фиксируются:

• менеджер по закупкам;

• данные о том, когда и во сколько заявка была принята менеджером в работу и как быстро он её отрабатывает;

• изменения по работе с заявкой фиксируются по статусам.

По заявкам на закупку ТМЦ можно формировать отчёт, анализирующий KPI менеджеров по работе с заявками.

Для удобства работы с заявками добавили проверку наличия номенклатуры на складе. Также фиксируется требуемая дата поставки, можно указывать дополнительные комментарий, и отметить для какого сотрудника требуется ТМЦ.

Дополнительно в заявке разработали отражение данных по коммерческим предложениям от поставщиков. Можно заполнить сведения о поставщике, договоре, стоимости, можно указывать комментарии и прикреплять файлы КП различных форматов. Если добавлено несколько коммерческих предложений, можно отметить то, которое приоритетнее для закупки. Созданный документ «Заявка на закупку ТМЦ» позволяет согласовывать КП в едином процессе обработки документов, менять статусы у заявок и минимизировать ошибки при обновлениях.

Одним из главных требований по работе с заявками на закупку было отслеживание этапов работы с заявкой в едином окне. Для этого создали десять статусов, детально отражающих каждый этап обработки заявки. Статусы автоматически меняются при выполнении промежуточных задач в заданном процессе в «1С:Документооборот КОРП».

С помощью интеграции двух программ и заявок на закупку ТМЦ коммерческие предложения проходят через этапы согласования в «1С:Документооборот» и возвращаются в «1С:ERP Управление предприятием» с уже изменённым статусом. Фактически менеджеры работают с документами и заявками, которые находятся в «1С:Документооборот», не выходя из основной системы. Чтобы сохранить текущие статусы у уже запущенных в работу документов и тех заявок, которые будут идти по новым процессам, в «1С:Документооборот» отдельно разработано отражение изменения состояний документов.

Производство «Тульского винокуренного завода 1911» базируется в Тульской области. Продукция компании продаётся по всей России.