Управление финансами на новом уровне: автоматизация процессов казначейства и бюджетирования

Цели проекта:

1. Сокращение рисков и стоимости владения информационной системой посредством перехода на отечественный софт;

2. Оптимизация исполнения операций управления денежными средствами путем сокращения излишних и повторяющихся операций, осуществляемых вручную;

3. Повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты отображения информации в учётной системе;

4. Создание единого контура работы специалистов в одной базе данных регламентированного и управленческого учета;

5. Обучить сотрудников компании с нуля работать в программах семейства 1С.

Для достижения данных целей были поставлены следующие задачи: 

1. Объединение 10 баз данных регламентированного учета;

2. Загрузка управленческих аналитических данных;

3. Настройка работы с Заявками и платежами;

4. Реализация аналитической отчетности и печатных форм;

5. Настройка бюджетов БДР и БДДС;

6. Разработка механизма расчета бонусных начислений менеджерам.

1. Повышена эффективности исполнения бизнес-процесса управления финансовыми процессами, путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, выполняемых «вручную»;

2. Оптимизировано информационное взаимодействие участников процессов;

3. Снижена стоимость сопровождения системы;

4. Повышено качество принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты отображения информации в учётной системе.

5. Вместо отдельных баз для каждого юридического лица сопровождению подлежит одна база данных.

Внедрено решение БИТ.Финанс Холдинг для 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 КОРП в интеграции с отдельными базами 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.

Сложностью проекта являлась необходимость объединения учета по нескольким компаниям с различными направлениями деятельности в единой базе данных. Это потребовало создания общей структуры управленческих аналитик и отчетности, а также гармонизации методологии управленческого учета между компаниями, что стало вызовом.

Кроме того, перестроение работы пользователей с привычного первичного управленческого учета на учет в регламентированных подсистемах бухгалтерского и налогового учета, а также переход с иностранного на отеческое ПО потребовало много времени на обучение и адаптацию персонала.

До старта проекта все компании вели регламентированный и бухгалтерский и налоговый учет в отдельных базах данных 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП и 1С:ЗУП, не интегрированных между собой. Управленческий операционный учет был организован с использованием Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations. Валюта управленческого учета – EUR.

Необходимо было заменить продукт MS D365 FO и развить степень автоматизации по финансовым процессам, при этом создать единый контур работы специалистов в одной базе данных регламентированного и управленческого учета. Все юридические лица Группы, включенные в периметр автоматизации, должны были быть переведены на учет в единой базе данных, с переводом на неё интеграционных потоков из баз 1С:ЗУП и прочих систем операционного учета.

В рамках проекта были выполнены следующие работы:

1. Планирование БДР и БДДС: В подсистеме "Бюджетирование" реализован механизм планирования смет для отдельных проектов. Это позволило оптимизировать процесс распределения ресурсов. Дополнительно разработан специальный документ для расчета бонусов менеджерам на основе данных из бюджетов смет.

2. Управление движением денежных средств: В подсистеме "Казначейство" внедрен инструмент для оперативного планирования денежных потоков. Созданы документы "Заявка на расходование денежных средств", которые формируются либо на основании "Заявок на закупку", либо обособленно. Все заявки консолидируются в реестры платежей, что обеспечивает прозрачность и контроль за списаниями. Балансировка платежного календаря была автоматизирована через "Рабочее место казначея".

3. Обработка первичной документации: В подсистеме регламентированного учета настроена обработка первичных документов по РСБУ и ручным операциям МСФО, обеспечивая точное соответствие бухгалтерским стандартам.

4. Управленческий учет: Внедрен план счетов по МСФО, на который транслируются данные из регламентированного учета. Выполнены доработки для ввода операций реклассификации и распределения расходов, что повысило детализацию управленческой отчетности.

5. Учет ОС и НМА: Организован учет основных средств и нематериальных активов с последующей трансляцией данных в систему МСФО.

6. Кадровый учет и расчет заработной платы: Проведена интеграция 1С:ЗУП с БИТ.Финанс. Данные по зарплате, выгруженные из 1С:ЗУП, были насыщены управленческими показателями для учета в БИТ.Финанс. Это позволило формировать заявки на расходование средств и обеспечило корректное отражение затрат по проектам.

7. Сквозная аналитика: Настроены аналитические параметры управленческого учета по проектам и центрам финансовой отчетности, что позволило отслеживать плановые и фактические данные по статьям расходов.

8. Консолидация отчетности: В процессе подготовки консолидированной финансовой отчетности были выполнены действия по элиминированию внутригрупповых оборотов, что обеспечило корректность итоговых показателей.

г. Москва