Перейти на налоговый мониторинг за 6 месяцев

Основная цель проекта — перейти на налоговый мониторинг в жестко регламентированные сроки.

Решение перейти на налоговый мониторинг было принято в компании, так как камеральные проверки требуют больших трудозатрат финансовой службы на подготовку и выемку документов, отвлекают сотрудников на проведение контрольных мероприятий и замедляют процессы бухгалтерии.

Переход на налоговый мониторинг снижает риск штрафов для компании: ФНС может оперативно выявлять спорные ситуации, вовремя на них реагировать и предупреждать их возникновение.

Главный итог проекта — «Татспиртпром» удалось перейти на электронное взаимодействие с ФНС за 6 месяцев. Для быстрого достижения результата компания использовала гибкую платформу Directum и адаптировала ее под свои потребности.

Благодаря цифровизации архива уменьшились затраты на подготовку документации по запросам налогового инспектора, сократились риски штрафов и появился прозрачный контроль наличия подписанных и неподписанных первичных документов. 

Также в процессе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в цифру. Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена Диадок.

Сегодня в «Татспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в цифровом виде. В январе 2024 года доля электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале —25%.

Directum RX

Архив для налогового мониторинга Directum

Встроенные интеллектуальные сервисы Directum RX

1С:ЗУП

1C:ERP УХ

Контур.Диадок

интеграция с Active Directory

интеграция с АИС «Налог 3»

«Витрины данных» на базе 1C

У рабочей группы проекта были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Потому что раньше документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге.

Чтобы избежать этого, в «Татспиртпром» проводили обучение в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. Пришлось провести масштабное обучение большого числа сотрудников на всех заводах и складах. В некоторых случаях приходилось выезжать на место, чтобы прояснить все вопросы пользователей и ускорить внедрение. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек.

Требования к системе хранения документов составляла рабочая группа, в которую вошли специалисты финансовой службы и главный бухгалтер. Компания выбрала «Архив для налогового мониторинга» от Directum, так как у вендора есть:

·       специализированное решение для хранения документов с учетом требований ФНС;

·       интеллектуальные решения для оцифровки бумажных документов;

·       опыт подобных проектов.

Для «Татспиртпрома» было важно создать безопасный и надежный архив финансовых и договорных документов. В сравнении с государственными СЭД или облачными хранилищами на базе сервисов ЭДО, большое преимущество финансового архива от Directum в том, что его можно разместить в привычной инфраструктуре компании.

Отдельно компании предстояло организовать витрину данных на базе 1С. В ней реализовали полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы drill-down проверяющий может из отчета провалиться до скана первичного учетного документа в архиве Directum.

Формировать электронный архив стали с применением ИИ для обработки первичных документов. В сравнении со скоростью работы специалистов бухгалтерии интеллектуальные сервисы в 2-3 раза быстрее справляются с обработкой. К тому же исключается риск ошибок и опечаток из-за человеческого фактора.

Помимо оцифровки бумажных документов, ИИ-сервисы обрабатывают неструктурированные ПУД, поступившие через сервисы обмена. Кроме того, с их помощью можно собирать первичку в комплекты, связать их с карточкой организации для удобных выгрузок и отчетов по контрагенту. Благодаря ИИ-обработке из документов извлекается текстовый слой, что делает их доступными для полнотекстового поиска в финансовом архиве Directum.

Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются. Сейчас точность извлечения данных в «Татспиртпром» выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки:

·       актов выполненных работ;

·       входящих счетов на оплату;

·       счетов-фактур;

·       корректировочных счетов-фактур;

·       товарных накладных;

·       универсальных передаточных документов;

·       универсальных корректировочных документов.

Республика Татарстан