Автоматизация полного цикла логистики фирмы международной доставки

1. Обеспечение комплексной рабочей среды для всех подразделений компании.

2. Выстраивание простого алгоритма регистрации заявок.

3. Отслеживание полного жизненного цикла заказов в едином окне.

4. Снижение трудозатрат в части сбора перечня товаров на отгрузку.

1. Формирование единой рабочей среды и отлаженного алгоритма учета заказов.

2. Прозрачный процесс отслеживания статусов заказов.

3. Снижение трудозатрат в части сбора перечня товаров на отгрузку.

4. Разработан личный кабинет клиента, автоматизирован весь путь взаимодействия с заказчиками.

• CRM «Битрикс24»

• Корпоративный сайт «Битрикс24»

Бизнес-процесс компании включает большое количество этапов, среди которых:

• формирование партий товаров, производимых в разных регионах Китая;

• построение маршрутов;

• отслеживание доставки в разрезе единиц товара;

• прохождение таможни между Китаем и РФ;

• доставка по России.

Необходимо было учесть все, при этом дать пользователем и клиентам компании максимально прозрачную картину и оперативно обновлять статусы заказов с учетом всех рисков.

До начала работы над проектом

Менеджеры 2K-line вели учет таможенных рисков и собирали списки товаров для доставки вручную, с помощью электронных таблиц в MS Excel. Менеджер вручную заносил заказы пользователей в таблицу и формировал списки на загрузку для каждой грузовой машины.

В результате менеджеры сталкивались с большим объемом рутинной ручной работы: компания напрямую сотрудничает с несколькими фабриками-производителями в разных регионах Китая, откуда товары для доставки отгружаются на единый склад компании в Дунине, поэтому комплектация машин грузом должна была проходить максимально выгодно с точки зрения логистики. Процесс расчета рисков также происходил вручную.

Личный кабинет для клиентов

После совместного моделирования бизнес-процесса, разработан лендинг с информацией о бренде и услугах. Спроектирована уникальная интеграция с CRM «Битрикс24», которая отвечает задачам и запросу заказчика:

Для клиентов компании реализован личный кабинет, где пользователи оформляют заказы и отслеживают информацию о доставках: видят активные и неактивные заказы, счета для оплаты, а также следят за перемещением товара по маршруту. В кабинете хранятся все необходимые документы: счета, договоры и акты выполненных работ.

Интересной особенностью личного кабинета является интеграция с сервисом отслеживания таможенных рисков. При формировании заказа клиент может выбрать в выпадающем списке тип товара. Информация о таможенных рисках и возможных проблемах с транспортировкой отразится в заказе и в карточке в CRM.

Прямо в личном кабинете при оформлении заказа формируется коммерческое предложение со стоимостью доставки и ориентировочным временем. Параллельно в CRM создается сделка. Ответственный сотрудник видит информацию об этой сделке и связывается с клиентом для уточнения деталей по предоставленным контактным данным. После оплаты заказа начинается процесс производства и поставки оптовой партии из Китая.

Сбор торговых партий

Чтобы оптимизировать процесс логистики, в CRM реализован функционал формирования торговых партий. В интерактивном меню менеджер выбирает товары, которые могут быть отправлены одной машиной. Далее настраивается маршрут доставки и выбор доступных машин.

Этапы доставки в CRM

Список товаров отправляется на пункт отгрузки в Китае, где специалист получает в мобильном приложении два QR-кода. Один из них относится к партии, а второй необходимо отсканировать, когда товар прибудет в место назначения, его ответственный на складе приклеивает на коробку. При загрузке и отправке машины, ответственный сотрудник сканирует первый QR-код и статус всех заказов, загруженных в машину изменяется в CRM.

Когда товары доезжают до склада в Дунине (Китай), сотрудник сканирует коды еще раз. Это позволяет подтвердить целостность упаковки и сохранность груза, а в CRM сменить статус для простоты отслеживания.

После этого товары проходят таможенную обработку и отправляются в Россию. С помощью сканирования кодов все этапы автоматически переключаются. Менеджеру не нужно делать это вручную.

Россия