Абрау-Дюрсо. Централизованное казначейство

Цель.

К августу 2018 года обеспечить реализацию казначейской функции в единой информационной системе.

Задачи.

1. Управление ВГО и внешним привлечением в режиме онлайн на уровне УК
2. Трансформация платежного процесса. Расширить круг участников. За фин. службами ДЗО, сохранены только контрольные функции, отдав функции инициации платеже самим инициаторам
3. Обеспечить превентивный бюджетный контроль всех платежей
4. Реализовать Контроль НСИ на уровне УК
5. Ускорить согласование реестров
6. Реализовать отчетность по ДДС группы в онлайн-режиме
7. Реализовать функцию планирования поступлений
8. Привести данные кредитного портфеля к табличному виду для экспорта в BI-систему.

ИТ-ландшафт представлял собой единое информационное пространство, объединенное общей виртуальной сетью VPN, функционирующее в закрытом контуре.

11 Внешних (по отношению к внедряемому продукту) учетных систем для ДЗО. Все 11 систем работают на платформе 1С. На момент начала работ версия платформы для Внешних учетных систем варьировалась от 1С 8.2 до 1С 8.3, режим работы — от обычного приложения до тонкого клиента. На момент завершения проекта все системы работают на платформе 1С 8.3.12 или выше.

В качестве основы для внедрения был выбран продукт 1С:Управление холдингом, который позиционируется как система класса CPM+ для холдингов. Критерии выбора на этом проекте были следующими:

• Функционал системы. Развитый блок казначейства, интеграции, управления НСИ.
• Возможность развития системы (модули Бюджетирование, МСФО)
• Опыт команды внедрения, который являлся неотделимым фактором при выборе продукта.
• Конкуренты: БИТ.Финанс. Проиграл по совокупности факторов.
• Стек технологий проекта
• 1С, платформа 8.3.12, в режиме Конфигуратор — разработка
• 1С, платформа 8.3.12, в режиме Тонкий клиент — настройка и эксплуатация Системы
• Хранилище конфигурации 1С — ведение совместной разработки
• Project Navigator — система управления требования на базе 1С:СППР. Управление требованиями, задачами, трудозатратами
• Service-desk на базе облачного решения IntraService. Заменен в конце проекта на service-desk на базе Project navigator
• Telegram для коммуникации команды проекта
• QlickMeeting — проведение вебинаров, обучение
• Google docs — коллективная работа с документами, хранение общей информации
• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio) — документация проекта, презентации, статус-отчеты, конфиденциальная информация
• RDP — доступ к удаленным рабочим станциям
• IIS — веб-сервер
• Microsoft Server — операционная система
• Microsoft SQL Server — СУБД
• MindMeister — брейнштормы, анализ информации, проектирование
• Power BI — BI для анализа данных по кредитному портфелю
• Email — официальная коммуникация на проекте.

Подготовка к внедрению: Февраль 2018

Предпосылки автоматизации — стандартные для Холдинга. Растет количество процедур согласования. Несколько каналов коммуникации: почта, телефон, мессенджеры. Носитель информации — Excel и бумага. Превентивный контроль невозможен. Повышать эффективность управление компанией без единой информационной системы уровня Холдинга — крайне затруднительно.

Автоматизировать именно казначейство — представлялось наиболее логичным шагом на пути повышения эффективности управления Группой компаний. Автоматизация должна принести ускорение работы, повышение контроля, снижение рисков нецелевого расходования, повышение качества управленческой информации. И дать возможность развивать ИТ-ландшафт в сторону бюджетирования, СЭД, МСФО.

В качестве отправной точки было принято решение подготовить регламент Казначейства As to be. То есть — создать регламент, по которому будет работать единое автоматизированное казначейство. Параллельно с разработкой регламента провести моделирование As to be в самой системе, чтобы ключевые пользователи имели представление о том, с чем предстоит работать.

Начало внедрения: Апрель 2018

Роли на проекте:

• Спонсор — CFO
• Ключевой заказчик — руководитель централизованного казначейства
• Управление проектом со стороны заказчика — департамент ИТ
• Исполнитель
• Команда проекта — 5 человек. Тимлид, 1 аналитик, 3 разработчика
• Руководитель проекта — совмещение функций тимлида и менеджера проекта

Организация работы.

По результатам подготовительных работ ключевые пользователи признали возможным пойти путем автоматизации казначейства на базе выбранного продукта (1С:УХ). Так как было проведено полноценное моделирование, Исполнитель получил информацию о ключевых требованиях к системе, а также о функциональном дефиците системы. Степень неопределенности была снижена до уровня, позволяющего проводить планирование и заявлять сроки внедрения.

Реализация проекта была разбита на логические блоки, разбитые по очередности внедрения. Первые полтора месяца команда проекта устраняла дефицит системы. Задача — реализовать функционал, позволяющий реализовать весь цикл заявочной кампании и весь цикл управления НСИ. «Бантики» прикручивать планировалось в Июле-августе.

Начало пилота по НСИ: конец Мая 2018

В конце мая было принято решение о готовности системы к пилоту по НСИ. Была выбрана ВУС (Внешняя учетная система), в которой было заблокировано создание новых Контрагентов, договоров, банковских счетов. Из нее была импортирована НСИ. Проведен обучающий вебинар и подготовлены инструкции. Теперь создание НСИ для пользователей данной ВУС можно было осуществить только через новую Систему.

Начало пилота по Заявочной кампании: конец Июня 2018

В пилот по заявочной кампании было включено несколько подразделений, ведущих работу в той же ВУС, для которой начался пилот по НСИ. Для этих подразделений был принят указ о том, что согласование заявок на оплату происходит в новой системе. В результате все весь организационный периметр был подключен к единой Системе в конце июля 2018 года.

По результату пилота была получена обратная связь, которая предполагала обогащение системы новым функционалом. На это потребовалось еще около 3 недель. В результате все весь организационный периметр был подключен к единой Системе в конце июля 2018 года.

В ходе тиражирования системы на ДЗО, проводились учебные вебинары. Был организован хелпдеск и первая линия поддержки.

Начало внедрения фин. Инструментов: конец Июля 2018

После того, как была решена задача, затрагивающая основную часть пользователей — автоматизация заявочной кампании, были взяты в работу задачи по автоматизации Финансовых инструментов и управление платежами в едином рабочем месте казначея.

Эти блоки имеют более сложное устройство, но за счет того, что функционал хорошо проработан в базовом продукте, а также за счет малого числа пользователей (только единое казначейство) — внедрение блока было произведено в течение месяца.

К тому же времени (конец августа) был включен превентивный контроль лимитов по всем ЦФО компании. Функционал был реализован ранее, но потребовалось время для приведения лимитов ДДС к требуемому виду.

Завершение проекта: конец Августа 2018

По результату проекта была проведена ретроспектива проекта, в которой участвовала вся команда проекта со стороны Заказчика, а также ключевые члены команды Исполнителя. Ретроспектива проекта позволила проанализировать ход всего проекта, выявить как положительные моменты, так и ряд гипотез, которые не сработали и были выработаны новые, которые будут проверяться на новых проектах.

На момент окончания все цели проекта достигнуты. Заказчик удовлетворен результатом. Развитие системы продолжается в соответствии с планами бизнеса.