Организация бюджетного контроля и автоматизации административно-хозяйственной деятельности на базе «1С: УУХДБ»

• Снизить затраты банка, а также усилить контроль уровня доходности каждого направления деятельности.
• Оптимизировать рабочее время сотрудников бухгалтерии и финансового департамента для увеличения аналитической деятельности.
• Повысить качество и сократить сроки подготовки отчетности. Автоматизировать процесс планирования и контроля исполнения расходов.

1С:Управление и учет хозяйственной деятельностью банка, «EQ», «LN».

На момент инициации проекта для автоматизации административно хозяйственной деятельности банка использовалась информационная система «1С:Бухгалтерия», настроенная и доработанная под требования банка. Задачи планирования и управленческого учета решались средствами офисных приложений Microsoft — Excel и Word. Их использование приводило к дублированию данных, избыточным рутинным операциям. Отсутствие автоматизированного бюджетного контроля до момента заключения внутрихозяйственных договоров вызывало проблемы со сбором и анализом информации в необходимом объеме аналитики, снижало оперативность и качество процессов планирования, учета фактических затрат и возможностей для эффективного контроля затрат. Наличие различных источников данных требовало их консолидации из различных систем, что приводило к недостаточной оперативности получения управленческой отчетности. Система документооборота Заказчика «Lotus Notes» не была связана с системами, отвечающими за учетные функции и контроль.

Руководством компании «Ак Барс Банк» было принято решение по созданию единой информационной системы по решению задач бюджетного контроля и автоматизации АХД банка на базе «1С:Управление и учет хозяйственной деятельностью банка». Партнером по внедрению стал казанский офис «1С-Рарус».

Формирование бюджета.

В связи спецификой финансового планирования в ПАО «Ак Барс» Банк» в части нормирования и аллоцирования расходов был доработан типовой функционал системы в части бюджетирования. Теперь процесс планирования бюджетов осуществляется в разрезе версий и структуры бюджета. Был автоматизирован ввод и ведение лимитного контроля по расширенной аналитике. Реализовано планирование бюджетов по платежному календарю, автоматизировано исполнение платежей согласно утвержденного договора и лимитов бюджета. Удалось добиться планирования расходов по сотрудникам с учетом заранее сформированных норм.

Реализована возможность консолидации всех плановых заявок в сводный бюджет, с возможностью выгрузки данных в Excel. Автоматизированы многоэтапные процессы согласования плановых бюджетов. В рамках планирования стало возможным ведение централизованного управления инвестиционными проектами: введение отдельного план-фактного бюджета по проектным работам. Создан механизм аллокации плановых расходов Банка по линиям бизнеса. Обеспечена возможность настройки формул для расчета аллокации силами сотрудников Банка, что позволяет точнее отражать расходы по филиалам и видам бизнеса. Процесс планирования, согласования, утверждения и аллокации расходов полностью происходит в системе, что способствует значительному сокращению времени на сведение информации.

Автоматизация платежей

Наибольшая часть автоматизации коснулась процесса создания заявок на оплату, а также подготовки и отправки платежных поручений в ИС «EQ», которая использовалась в компании «Ак Барс» Банк» в качестве платежной системы. Реализовано автоматическое формирование заявок на оплату по платёжным календарям. Это помогло минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. Усилена безопасность финансовых операций, благодаря ограничению на создание заявок без утвержденного договора.

Автоматизирован многоэтапный процесс согласования платежей, включая верификацию дополнительными участниками процесса. На заключительном этапе заявки на оплату контролируются сотрудниками финансового департамента и подписываются ЭЦП заместителем председателя правления банка. Для упрощения работы с заявками разработан механизм их сбора на оплату в «Реестр заявок», а также автоматическое формирование реестров платежных поручений, что позволило значительно снизить трудозатраты сотрудников бухгалтерии. Возможности визуализации данных и повышение уровня «юзабилити» сделали работу сотрудников удобнее и комфортнее. Теперь в реестре заявок выводится полный перечень рублевых платежей на оплату на текущий день с отборами по статьям бюджета, статусам, подразделениям.

Предусмотрена возможность формирования реестра заявок по валютным платежам. Система автоматически ежедневно обновляет курсы валют, что позволяет рассчитывать суммы платежей по актуальному курсу. Для этого разработан механизм загрузки посредством использования регламентного задания, запускающее обновление данных из ресурса, допустимого службой безопасности банка.

С января 2018 система вышла в опытно-промышленную эксплуатацию и платежи стали полностью проходить через «1С:УУХДБ» согласно графику проекта.

Автоматизация сбора фактических данных

Настроена консолидация всех фактических расходов в одной информационной системе. Их получение происходит в разрезе двух методов — метод начисления и кассовый метод.

Для сбора фактических данных по методу начисления разработана технология, при которой данные собираются как из регистров учета отражения операций, проводимых бухгалтерией банка в системе «1С:УУХДБ», так и загрузкой данных из других источников, в которых происходит отражения фактических расходов. Для этого проведены работы по интеграции с внутренними информационными системами: «EQ», «1C:Зарплата и управление персоналом 8», с использованием технологий web-сервисов. Реализована возможность корректировки аналитик с помощью документа «Корректировка затрат». На основании полученных и скорректированных фактических данных осуществляется дальнейшая аллокация совершенных расходов Банка в зависимости от установленного драйвера.

Сбор фактических данных по кассовому методу осуществляется в системе «1С:УУХДБ» по платежным документам «Заявка на операцию».

Реализованы различные отчетные формы, которые обеспечивают возможность сравнения плановых и фактических данных и выявления абсолютных и относительных отклонений. Они позволяют получать данные в расширенной аналитике в рамках аллокации расходов. При этом любой отчёт по бюджету предоставляет возможность расшифровки до первичных бухгалтерских документов, по которым была отражена операция в системе.

Все фактические расходы собираются в одной системе, что позволяет сократить время на сбор и обработку данных, в том числе на формирование итоговой отчетности.

Перенос необходимого функционала из предыдущей системы автоматизации и его доработка. Интеграция новой системы с существующей системой Заказчика.

Доработаны механизмы обмена данными между системами EQ и 1C посредством использования веб-сервисов:

• Получение счетов аналитического учета, открытых за текущий день в EQ;
• Сверка остатков на счетах в EQ;
• Получение входящих проводок по счетам в EQ;
• Выгрузка бухгалтерских документов из 1С в EQ;
• Получение статуса проведения выгруженных документов из 1С в EQ.

Реализован обмен данными между системами 1С и LN посредством использования веб-сервисов:

• Загрузка заявок на операцию из LN в 1С по определенным статьям бюджета;
• Загрузка авансовых платежей из LN в 1С;
• Выгрузка статусов заявок на операцию из 1С в LN;
• Загрузка договоров из LN в 1С.

В части блока автоматизации учета хозяйственной деятельности банка стояла задача перенести функциональность из существующей системы бухгалтерского учета, а также получило развитие следующие участки учета:

1. Разработан новый механизм расчета резервов на возможные потери. Удалось добиться ухода от ручного формирования необходимых бухгалтерских проводок и отчетности для ЦБ.
2. Разработан новый механизм настроек и формирования статистического отчета Форма 11, что позволило отказаться от ручного сбора данных для заполнения отчета);
3. Разработан новый механизм анализа данных для отчетности по имущественным налогам. Изменился регламент работы с отчетностью по имущественным налогам, Появилась логика и прозрачность в ведении учета по имуществу по НУ от первичных документов до конечной отчетности.
4. Разработан новый механизм анализа сверки по счетам с автоматизированной банковской системой (АБС) через веб-сервис. До этого использовался обмена с помощью файлов, что значительно затрудняло работу.
5. На основе веб-сервисов разработан новый механизм обмена с АБС бухгалтерскими проводками, счетами плана счетов.
6. Разработан новый механизм обновления классификатора банков, что позволило отказаться от ручного ввода данных и исключило возникновение ошибок.
7. Автоматизирован участок учета ГСМ.

Управление закупками. Тендерная площадка.

На момент начала работ у компании «Ак Барс» Банк» отсутствовала единая система управление закупками. В рамках проекта автоматизирован полный цикл процесса закупки: от планирования до момента ее отражения в системе по факту прихода. Реализовано формирование плана в соответствии с требования Банка. Появилась возможность планирования закупочной деятельности на год в разрезе «Номенклатуры» и «Товарной категории» с вводом значений лимитов по месяцам.

Установка лимитов доступна в пределах двух бюджетов: бюджета движения денежных средств и бюджета движения ресурсов. Лимиты определяются в бюджетах на этапе планирования и контролируются в документах «Резервирование бюджета» и «Заявка на операцию». Реализовано перераспределение лимитов по статьям бюджетов, аналитикам, периодам.

Появилась возможность формирования консолидированного плана по потребностям в номенклатуре, а также механизм замены номенклатур аналогами и уточнения товарных категорий до позиций номенклатур. Добавлена возможность консолидировать план потребностей в разрезе подразделений. Расширен вывод данных по резервам. Реализовано определение способов покрытия потребности. Это позволило контролировать наличие номенклатур на складе и экономить средства на закупках.

Для контроля распределения покупок добавлены проверки на создание лота в зависимости от методов закупок и сумм лота. Методы закупки определяются параметрами лота.

Реализована процедура оценка и выбора поставщиков. Процесс закупок проходит процедуру согласования в зависимости от метода закупки. Реализована интеграция с электронными торговыми площадками с фиксацией выбора победителя тендера. Плановые и фактические данные по закупочной деятельности отражаются в итоговых бюджетах и в платежном календаре. Доработаны отчеты по закупочной деятельности.