Подготовка инфраструктуры к выборам президента РФ на базе информационной системы NAUMEN

Заказчик:: АО «КОНЦЕРН «АВТОМАТИКА»
Руководитель проекта со стороны заказчика: Максим Червяткин

Начальник департамента промышленной автоматизации и цифровых технологий
Поставщик: NAUMEN
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Февраль, 2018 — Апрель, 2018
Масштаб проекта: 10800 человеко-часов
139 автоматизированных рабочих мест
Цели: - Оказание комплекса услуг «под ключ» по организации и проведению предвыборной подготовки в части обеспечения безопасности граждан на избирательных участках на выборах Президента РФ в 2018 году:
•оказание услуг по информационно-аналитической поддержке процессов доставки 9 тысяч устройств для зон досмотра (металлодетекторы) на избирательные участки 69 субъектов РФ, установки и обслуживания оборудования с обеспечением бесперебойной их работы в дни голосования;
•обеспечение непрерывного мониторинга движения информации по выполняемым работам на всех этапах – начиная с момента отправки, поставки оборудования, последующей установки и до окончания эксплуатации в период выборов18-19 марта 2018 г.

Задачи:
-организация и контроль процесса поставки 9 тысяч устройств досмотра (металлодетекторов) в 69 субъектах РФ
- организация и контроль доставки оборудования на избирательные участки охваченных регионов
- организация и контроль установки оборудования и обслуживание в период выборов.

- Обеспечение успешного результата проекта в сжатые сроки (до 18 марта 2018 г.)

Уникальность проекта

    Обеспечение успешного результата проекта в условиях сжатых сроков стало возможно за счет нестандартного подхода к организации всех этапов работ.

    Отличительная особенность проекта – быстрое, точное, одновременное выполнение большого объема разноплановых задач: консалтинговое сопровождение, набор специалистов с необходимыми компетенциями, подбор необходимой конфигурации информационных систем, настройка системы, запуск процессов, подключение контакт-центра, управление процессом, непрерывный мониторинг, контроль, анализ, оперативное внесение коррективов с целью улучшения результатов и т.д.

    Социально значимый проект, ключевой составляющей которого является обеспечение безопасности жизни граждан.

Использованное ПО: Основное ПО:

Программный продукт Naumen BPM
предназначен для автоматизации и управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM).

Возможности Naumen BPM:

    структурирование и формализация процессов за счет их проектирования в виде модели (последовательность бизнес-задач, используемые данные, участники, набор их действий и т.д.);
    отслеживание исполняемости автоматизируемых процессов на любом из этапов (переходы, статусы, метрики и пр.);
    использование инструментов для мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения задач в рамках запущенных бизнес-процессов и на их основе внесение изменений в процессную деятельность;
    решение нетиповых (специфических) задач автоматизации процессов;
    при наличии разрозненных ИТ-систем объедининение их сквозными бизнес-процессами, выявление дублирования процессов, их «узкие» места и т.п.

Используемый подход процессного управления позволяет создавать и настраивать бизнес-процессы различной сложности и разветвленности. Набор встроенных инструментов в Naumen BPM способствует быстрой автоматизации: через построение моделей процесса в наглядной визуальной среде, проектирование цепочки переходов, составление матрицы ответственности, конструирование сценариев реализации и других необходимых операций – к выполнению, мониторингу, оптимизации и улучшению процессов в целом.

Вспомогательные системы:
Платформа Naumen Contact Center для автоматизации контакт-центра (полностью программное VoIP-решение). В состав продукта входит программный IP-телефон Naumen SoftPhone со встроенным веб-браузером, что позволяет использовать его как рабочее место оператора call-центра. С помощью Naumen SoftPhone сотрудник call-центра может управлять телефонными вызовами и работать с внешними информационными системами.

Оборудование:
от Ростелеком (в облачной среде)
Описание проекта: Проект по оказанию услуг информационно-аналитической поддержки в рамках подготовки к выборам – один из ярких примеров проектов, для достижения целей которого применен нестандартный подход. В его основе – принцип гибкого управления (Agile), обеспечивший успешный результат. Объем работ, география покрытия, сроки реализации: доставка 9 тыс. единиц оборудования в 69 субъектов РФ, установка на избирательных участках каждого региона и проверка исправности в «боевом» режиме в сроки с 18 февраля по 18 марта 2018 г. Основные этапы проекта: - Управление процессом доставки оборудования в сервисные центры - Управление процессом доставки оборудования на каждый избирательный участок - Управление процессом монтажа - Управление сервисным обслуживанием - Управление менеджерами проекта Организационные работы по проекту включали разноплановые задачи, которые выполнялись параллельно в ускоренном режиме: -Организация работы центрального штаба. - Разбивка 69 субъектов на 10 групп регионов и назначение за каждой группой ответственного территориального сервисного центра. - Подбор дополнительного персонала: набор 10 менеджеров для выездного контроля исполнения работ на местах сервисными центрами, закрепленными за 10 группами регионов. - Организация работы контактного центра с выделенной горячей линией для оперативного взаимодействия выездных менеджеров и монтажников на местах со штабом и информирования о ситуации на местах. Организация информационно-аналитической поддержки процессов мониторинга: - Настройка информационной системы Naumen BPM и автоматизация процессов с проработкой маршрутов, сроков и ответственных. - Загрузка в систему 9000 объектов (данные о металлодетекторах) и настройка жизненных циклов (доставка, монтаж, эксплуатация). - Загрузка в систему организационной структуры (сотрудники штаба, менеджеры, сотрудники сервисных центров, специалисты контакт-центра и другие). - Подключение платформы Naumen Contact Center и запуск горячей линии. Централизованное автоматизированное управление ходом работ по проекту: - Непрерывный мониторинг и контроль информации о результатах реализации процесса на всех этапах доставки и установки оборудования. - Сбор информации и фиксирование в системе данных по выполняемым работам на каждом объекте. - Получение обратной связи от менеджеров, работающих на местах. - Накопление в системе аналитической информации и формирование отчетов. Гибкие возможности информационной системы Naumen BPM обеспечили быструю настройку нестандартной предметной области, позволили запустить процессы, оперативно вносить изменения, строить отчеты, управлять и контролировать всеми процессами работ. В системе велся непрерывный мониторинг данных по выполняемым работам на всех этапах – начиная с момента поставки оборудования, последующей установки и до окончания эксплуатации в период выборов18-19 марта 2018 г. Наглядная визуальная среда процесса позволяла оперативно отслеживать, какие этапы процесса уже «закрыты», а какие – только предстоят, или где и на ком «завис» процесс в данный момент. Параллельно для оперативного взаимодействия региональных менеджеров и монтажников со штабом была развернута работа контакт-центра на базе платформы Naumen Contact Center. Операторы контакт-центра обеспечивали прием и обработку вызовов в режиме 24x7. Все данные по звонкам фиксировались в системе. С целью контроля и координации работ менеджеров, которые были распределены по разным географическим локациям – Владивосток, Новосибирск, Иркутск, Нижний Новгород, Краснодар, Самара, Казань, Уфа, Санкт Петербург и Москва – ежедневно с учетом часовых поясов руководством штаба проводились планерки в дистанционном режиме. Постоянное взаимодействие позволяло найти «узкие» места, определить, где процесс «буксует» или требует корректировки. При выявлении точек неэффективности с целью мотивации сотрудников были внедрены элементы геймификации. Показатели работы каждого сотрудника отображались в системе отчетности в режиме онлайн и были доступны всем, что мотивировало персонал стремиться к лучшим результатам. Создание соревновательного момента помогло отстающим менеджерам быстро подтянуться и за короткий промежуток времени улучшить свои показатели. Все этапы работ по проекту были выполнены вовремя, точно и без сбоев. Команда проекта успешно справилась с поставленной задачей. Цели проекта достигнуты в полном объеме, несмотря на серьезные ограничения по срокам сдачи работ.
География проекта: 69 субъектов Российской Федерации