Электронный документооборот с клиентами в АО «Вологодская Областная Энергетическая Компания»

Заказчик:: АО «Вологодская Областная Энергетическая Компания» (АО «ВОЭК»)
Руководитель проекта со стороны заказчика: Алексей Бажинов

Технический директор - первый заместитель генерального директора
Поставщик: ООО «Галактика ИТ»
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Декабрь, 2017 — Март, 2018
Масштаб проекта: 1600 человеко-часов
20 автоматизированных рабочих мест
Цели: Развить функциональность автоматизированной информационной системы самообслуживания АО «ВОЭК» и реализовать со своими потребителями услуг обмен любыми неформализованными документами посредством специализированного оператора ЭДО - организовать полноценный юридически значимый электронный документооборот.

Уникальность проекта

Использованное ПО: Автоматизированная информационная система самообслуживания, интегрированная с СЭД DIRECTUM, 1С:Бухгалтерия, АИИС КУЭ и другими системами компании.
Описание проекта: В начале 2017 года АО «Вологодская Областная Энергетическая Компания» (г. Вологда) предоставило своим клиентам автоматизированную информационную систему самообслуживания – личный кабинет абонента, интегрированный с внутренними информационными системами компании (СЭД DIRECTUM, 1С:Бухгалтерия, АИИС КУЭ и пр.). На момент ввода системы в эксплуатацию она позволяла дистанционно подавать заявки на технологическое присоединение, оперативно получать и отправлять информацию по объектам (показания приборов учета, документация по взаиморасчётам и т.п.), обращаться в компанию с целью заключения договора об оказании услуг, с жалобой или за справочной информацией. Клиенты компании позитивно отнеслись к нововведениям. Особенно востребованной оказалась функция дистанционной подачи заявок на технологическое присоединение. За 9 месяцев эксплуатации системой было обработано более полутора тысяч заявок, поданных в электронном виде. Процесс подачи заявки выглядел следующим образом: 1. Клиент через свой личный кабинет заполнял электронную форму заявки, затем распечатывал её и после подписания вновь прикладывал её к электронной заявке вместе со сканами необходимых дополнительных документов. После этого он нажимал кнопку «Отправить». 2. Карточка заявки появлялась в СЭД DIRECTUM и начинался процесс её обработки (проверка приложенных документов, подготовка договора, выставление счета и т.п.). 3. После переведения заявки в статус «Заявка принята» абоненту в его ЛК приходило уведомление, что нужно явиться в офис компании для получения технических условий, счета на оплату услуг и подписания договора на тех. присоединение. Руководство компании понимало, что процесс, в котором из нескольких операций всего лишь одна (подача заявки) происходит в электронном виде, не является электронным документооборотом с клиентом. Именно поэтому было принято решение развить функциональность системы и реализовать со своими потребителями услуг обмен любыми неформализованными документами посредством специализированного оператора ЭДО. То есть организовать полноценный юридически значимый электронный документооборот. Проблемы выбора оператора ЮЗДО не стояло – сервис Synerdocs является «родным» для СЭД DIRECTUM. Компанию-интегратор также выбирать не пришлось – ООО «Галактика ИТ» внедряло и СЭД, и личный кабинет клиента, а также выполняло их интеграцию между собой, поэтому реализация системы ЮЗДО была поручена также «Галактике». В результате проекта реализованы следующие процессы: • Клиент в своем личном кабинете может подписать электронной подписью любые документы (запросы, обращения, жалобы, заявки на ТП) и передать их в СЭД компании через оператора Synerdocs. При этом происходит автоматическая регистрация абонента в сервисе Synerdocs, если его еще нет в справочнике сервиса. • Компания может подписать ЭП все ответные документы по запросам, обращениям, жалобам и заявкам на ТП и передать их из СЭД DIRECTUM в личный кабинет клиента через оператора Synerdocs. • В личном кабинете клиента теперь можно получить из сервиса обмена Synerdocs любые подписанные ЭП неформализованные документы (письма, договоры, акты и т.п.), просмотреть их (PDF-файлы с «синим штампом» верификации и валидации Synerdocs), подписать своей ЭП и отправить обратно в СЭД компании через сервис обмена. В результате за 5 месяцев эксплуатации системы (с мая по сентябрь 2018 г.) через оператора ЮЗДО прошло около 800 уникальных отправок пакетов документов (в каждом пакете в среднем 3 документа по 5-7 стр.). Учитывая, что у компании около 3000 абонентов и обмен ведется не регулярными документами такими как ежемесячные счета-фактуры, а редкими заявками на техприсоединение и договорами к ним, то указанный объем документооборота в самом начале внедрения является впечатляющим. В планах компании реализовать ЮЗДО с клиентами формализованными документами.
География проекта: Вологодская область