Автоматизация подготовки технико-коммерческих предложений в машиностроении

Заказчик:: Российский энергетический промышленный холдинг
Руководитель проекта со стороны заказчика: Инна Сенчугова

Директор по ИТ
Поставщик: Смарт-Тек
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Январь, 2018 — Август, 2018
Масштаб проекта: 3500 человеко-часов
370 автоматизированных рабочих мест
Цели: Сокращение сроков проработки ТКП
Унификация бизнес-процессов подготовки ТКП.

Уникальность проекта

Проект осуществлялся в Холдинге, в состав которого входит ЗАО «Невский завод» - одно из крупнейших предприятий Санкт-Петербурга. В Холдинге более 2000 сотрудников, количество рабочих мест ERP-системы - более 1200, из которых около 370 пользователей задействованы в процессе подготовки ТКП.
Уникальным данный проект делает как специфика отрасли, так и сфера автоматизации, хотя и имеющая подобные аналоги на рынке ИТ-систем, но по принципам и составу реализации уникальная в своём роде.
Вовлеченность в процесс большого числа участников и высокая ответственность за результаты проекта (так как ошибки в расчетах несут серьёзные риски для Заказчика) потребовало значительной подготовительной работы и ряда уникальных технических сложных решений.
Одним из таких решений является разработка функционала универсальных бизнес-процессов, построение которых происходит в интерактивном режиме без программирования. Опыт данной разработки может использоваться и тиражироваться в других предприятиях, имеющих схожие задачи.
Также был разработан сложный механизм конструирования структуры будущего изделия из отдельных модулей, используя данные Windchill PLM по заказам аналогам.

Данные разработки позволили реализовать функционал, который позволяет значительно облегчить работу с ТКП. Так до внедрения системы подготовки ТКП взаимодействие исполнителей производилось по E-mail, Телефону, расчеты производились в Excel, четкий бизнес-процесс отсутствовал.
При реализации системы подготовки ТКП был разработан единый интерфейс для взаимодействия подразделений, построена четкая структура процесса и управление задачами, автоматизированы сложные расчеты в 1С, настроена интеграция с другими подсистемами.

Использованное ПО: Система «Подготовка ТКП» разработана самостоятельно, без использования каких либо наработок. Встроена в ERP-систему Заказчика на конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8» (1С:УПП).
1С:УПП интегрирована с Windchill PLM, данные которой используются при подготовке ТКП для формирования конструкторской структуры будущего изделия.
Описание проекта: Акционерное общество «РЭП Холдинг» - российский энергомашиностроительный холдинг, основан в 2004 году, входит в структуру промышленных активов АО «Газпромбанк». Группа из 10 промышленных, научно-производственных и сервисных компаний с общей численностью сотрудников более 2000 человек. В Холдинг входит ЗАО «Невский завод», имеющий 160-летнюю историю, одно из крупнейших предприятий г. Санкт-Петербурга, на сегодняшний день одно из ведущих в России предприятий энергетического машиностроения. Также в Холдинг входят АО «Завод Электропульт», основанный в 1935 году – ведущее российское предприятие, разработчик и производитель электротехнического оборудования, ЗАО «Институт энергетического машиностроения и электротехники» и другие предприятия. Основная направленность деятельности Холдинга – разработка и производство высокотехнологичных современных газоперекачивающих агрегатов, паровых и газовых турбин, компрессоров. Проработка Технико-коммерческого предложения в Холдинге – это сложный многоуровневый процесс, который требует вовлечения большого числа участников. В связи с этим Руководством Холдинга было принято решение о внедрении подсистемы управления подготовкой Технико-коммерческого предложения. Данная система была интегрирована в существующую ERP-систему Холдинга на базе «1С Управление производственным предприятием». В результате внедрения данной системы были достигнуты следующие результаты: • Процесс подготовки ТКП автоматизирован, повышена его эффективность за счет взаимодействия участников процесса в едином информационном пространстве • Процесс подготовки технико-коммерческого предложения упорядочен и регламентирован • Обеспечена оперативность и достоверность получения информации для проработки ТКП • Обеспечена возможность оперативного контроля выполнения задач исполнителями процесса • Прозрачный процесс проработки предварительной структуры изделия, возможность использования накопленных данных о ранее выпущенных заказах (аналогах) • Снижены риски выполнения проектов, за счет оперативного и более достоверного расчета плановой себестоимости и экономически обоснованной цены контракта • Обеспечено использование исторически накопленных данных системы для расчета плановой себестоимости изделия • Оперативное выполнение задачи подготовки ТКП Условно в данном процессе можно выделить следующие этапы: 1. Работа с заказчиком: • Каждый заказ индивидуален, продукт создаётся совместно с заказчиком с учетом его требований, условий эксплуатации оборудования и множества других факторов • При разработке продукции применяются уникальные технологические решения, происходит постоянная модернизация и улучшение состава изделия • В связи с этим проработка ТКП для каждого проекта индивидуальна, так как конструкторская структура изделия и как следствие себестоимость различных проектов могут отличаться 2. Привлечение ответственных служб к подготовке ТКП: Предприятие включает 2 крупных завода, поэтому для проработки ТКП требуется привлечение большого числа сотрудников: департамент по продажам (инициирует процесс), конструкторский отдел (прорабатывает предварительную структуру изделия), технологи (рассчитывает трудоемкость для ТКП), управление закупок (согласовывает цены комплектующих), экономическое управление (рассчитывает плановую себестоимость и определяет минимальную цену контракта). Это краткий перечень основных участников, который на практике значительно больше 3. Формирование предварительной структуры изделия: • Как уже отмечалось выше, каждое изделие является уникальным, так как дорабатывается с учетом требований Заказчика • В системе Windchill PLM (также информация транслируется в «1С УПП») имеются данные о структуре ранее производимых заказов. С учетом требований к планируемому заказу конструктор формирует структуру будущего изделия. При этом структура либо копируется из аналога, либо формируется из отдельных блоков (узлов), при необходимости редактируется, дополняется вручную. С учетом требований к изделию нормативный расход материалов и трудозатрат может быть скорректирован на коэффициент по сравнению с аналогом 4. Расчет плановой себестоимости: Перед экономическим управлением стоит задача расценить стоимость покупных материалов, оценить трудозатраты, запланировать прочие расходы (услуги по кооперации и другие) и рассчитать плановую себестоимость с максимальной точностью 5. Согласование и контроль • Участие в процессе большого числа подразделений требует согласованности действий • Высокая ответственность за достоверный результат требуют прозрачности процесса и возможности контролировать его на всех этапах Данные процессы ранее не были автоматизированы. Взаимодействие специалистов происходило по телефону, эл. почте. Расчеты производились в Excel. Трудности, с которыми приходилось сталкиваться: • Процесс не был формализован, данные запрашивались и хранились произвольным образом, отсутствовала возможность последующего анализа • Запросы данных и взаимодействие подразделений занимали значительное время • Имело место значительное влияние человеческого фактора, и как следствие высокая вероятность, что будут упущены важные данные, либо допущена ошибка • Проработка предварительной структуры изделия требовала значительных ресурсов. В данной сфере ранее была проведена частичная автоматизация, однако не было главной возможности - конструировать структуру изделия из отдельных блоков изделий-аналогов непосредственно в «1С» • Как следствие оценка плановой себестоимости была не достаточно точная, зачастую производилась укрупнённо • Актуальность и точность информации контролировалась вручную • Высокие издержки и длительные сроки подготовки ТКП • Минимально использовались данные уже имеющиеся в системе Основными причинами внедрения были: • Необходимость организации и систематизации процесса подготовки ТКП • Необходимость контролировать исполнение процесса на всех этапах • Требование к прозрачности расчета плановой себестоимости и обоснования цены контракта • Использование исторических накопленных данных системы для обоснования себестоимости изделия • Возможность последующего анализа • Повышение оперативности и эффективности процесса Функционал подготовки ТКП включает в себя следующие механизмы: • Документ системы «ТКП», с которым ведётся основная работа • Функционал «Опросных листов», которые связываются с ТКП и используются для централизованного сбора и хранения необходимой информации • «Универсальный бизнес-процесс» - функционал, который позволяет в режиме 1С Предприятие БЕЗ привлечения программистов формировать произвольные бизнес-процессы, по которым происходит работа с ТКП При этом функционал Опросных листов и Универсальные бизнес-процессы могут также использоваться независимо в других подсистемах, кроме подготовки ТКП. Функционал Опросных листов - это универсальный механизм для построения сложных многоуровневых запросов данных одновременно большому числу исполнителей, с последующим сохранением этих данных в системе. Данный механизм позволяет построить любой сложности структуру вопросов с возможностью их передачи определенным исполнителям. Его отличает: • Гибкость настройки, возможность формирования произвольных многоуровневых процессов сбора информации из множества центров ответственности • Использование механизма согласования результатов опроса • Использование вариативности результатов опроса: текстовое значение, приложенный файл, булево, ссылка на различные объекты системы Функционал Опросных листов позволил отказаться от бумажного документооборота при сборе информации для ТКП (и других целей) - результаты опросов теперь сохраняются в системе и доступны для анализа в любое время. Универсальные бизнес-процессы – это механизм построения бизнес-процессов интерактивно в среде «1С Предприятие». Ключевой особенностью данного механизма является возможность внесения оперативных изменений без привлечения программистов. Особенности данного механизма: • Универсальный механизм интерактивной настройки бизнес-процессов • Поддерживаются все необходимые элементы бизнес-процесса - точки действия, точки разделения/слияния, точки условия, выбора вариантов и др. • Для каждого действия задаётся срок и исполнитель - пользователь или роль, для возможности оперативного контроля • Используется механизм шаблонов, созданный шаблон сохраняется в системе и может быть многократно использован при создании бизнес процессов Данный механизм позволил упорядочить подготовку ТКП, четко разделить процесс на этапы, распределить задачи между ответственными. Также данный функционал может использоваться для автоматизации других процессов предприятия. Подсистема подготовки ТКП представляет собой единый интерфейс для взаимодействия подразделений при подготовке технико-коммерческого предложения. Данный механизм использует информацию из системы Windchill PLM, а также данные ERP-системы для возможности построения структуры будущего изделия и расчета плановой себестоимости заказа. Ключевые особенности: • На основании заявки от Заказчика (тендера) департаментом продаж в системе создаётся документ «ТКП» из которого инициируется процесс подготовки ТКП по маршруту, с использованием функционала Универсальных бизнес-процессов • Для сбора необходимой информации от подразделений для проработки ТКП используется функционал Опросных листов • С использованием специального конструктора в документе «ТКП» формируется предварительная структура изделия для оценки затрат на материалы и трудозатрат. Для её построения используются данные заказов аналогов из системы Windchill PLM, при этом имеется возможность компоновки структуры изделия из отдельных блоков, взятых из разных заказов-аналогов, а также добавление, удаление отдельных блоков вручную • На основании построенной предварительной структуры изделия экономистом рассчитывается плановая себестоимость и определяется цена контракта. При этом максимально используются имеющиеся данные в системе, в частности для оценки стоимости материалов используются покупные цены, данные заказов поставщикам, складские остатки • Вся указанная информация собирается в документе «ТКП» и является основанием для подготовки технико-коммерческого предложения заказчику
География проекта: г. Санкт-Петербург
Дополнительные презентации:: Презентация ТКП вер17.pdf