«Автоматизация процесса обработки внутренней документации и мобильная печать на промышленном предприятии полного цикла»

Заказчик:: Акционерное общество "РЭП Холдинг"
Руководитель проекта со стороны заказчика: Кирилл Григоров

Руководитель портфеля проектов
Поставщик: Konica Minolta
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Май, 2018 — Октябрь, 2018
Масштаб проекта: 500 человеко-часов
1300 автоматизированных рабочих мест
Цели: •    Сокращение трудозатрат на обработку внутренней документации
•    Исключение ошибок при размещении документов в СЭД
•    Расширение функциональности сервиса печати с помощью мобильной печати
•    Увеличение доступности сервиса печати – отправка заданий на печать из любой локации
•    Печать с планшетов и смартфонов в корпоративной Wi-Fi сети

Уникальность проекта

Автоматизация процесса обработки внутренней документации и договорных документов Комплексное решение, сочетающее оборудование, софт и систему электронного документооборота
•    Сокращение времени на обработку приказов на командировки на 90%
•    100% исключение ошибок при размещении документа в СЭД
Мобильная печать
•    Отправка документов на печать с любого мобильного устройства сотрудника без использования компьютера на любое устройство в сети «РЭП Холдинг»
•    Печать со смартфонов и планшетов.
•    Гостевая печать с мобильных устройств

Использованное ПО: • Программно-аппаратное решение: YSoft SafeQ 5
• Программно-аппаратное решение: Document Navigator Server
Описание проекта: В 2017 г. компания Konica Minolta внедрила в «РЭП Холдинг» проект по оптимизации и аутсорсингу печати. В результате внедрения проекта удалось: • Сократить парк печатных устройств на 50%: с 342 устройств до 170; • Снизить объём печати на 20%; • Уменьшить количество обращений пользователей по вопросам сервиса печати на 30%; • Сократить трудозатраты на поддержку сервиса печати на 90%; • Сократилось среднее время на решение 1 обращения от бизнес-пользователя в 6 раз; Руководство «РЭП Холдинг» высоко оценило профессиональный подход специалистов Konica Minolta и, после оценки результатов проекта, было принято решение продолжить сотрудничество по вопросам автоматизации документооборота и расширению функциональности сервиса печати. Автоматизация процесса обработки внутренней документации В рамках подготовительного этапа специалисты Konica Minolta провели аудит текущих документоемких процессов ив качестве пилотного проекта был выбран процесс оформления приказов на командировки. До внедрения проекта по автоматизации документооборота, процесс обработки приказов на командировку проекта осуществлялся исключительно вручную. На обработку одного приказа уходило около 10 минут: • Создание документа в СЭД • Печать / подписание приказа (В соответствии с требованием законодательства РФ) • Сканирование в e-mail на МФУ (многофункциональное печатное устройство) • Сохранение из e-mail вручную • Переименование вручную • Загрузка в СЭД вручную Специалисты Konica Minolta установили программное решение Document Navigator Server, разработали коннектор к СЭД «РЭП Холдинг», а также сделали кастомизацию комплексного решения. Процесс оформления приказов на командировки стал занимать 1 минуту вместо 10. • Создание документа в СЭД и автоматическая маркировка штрих-кодом • Печать / подписание приказа (В соответствии с требованием законодательства РФ) • Сканирование в СЭД на МФУ • Распознавание штрих-кода программным решением Document Navigator Server и поиск карточки документа в СЭД • Автоматическое переименование документа • Автоматическая загрузка документа в СЭД Обработка приказов на командировки, как пилотный процесс, показал высокую эффективность решения. За 2,5 месяца с момента внедрения проекта было обработано 230 приказов, при этом средняя экономия времени на обработку 1 приказа составила 9 минут, а общая экономия составила 38 часов или 4,75 рабочего дня одного сотрудника. В «РЭП Холдинг» разработан поэтапный план масштабирования данного решения на другие документоемкие процессы. В настоящее время решение также используется для обработки комплектов договорных документов. В планах автоматизировать работу со следующими документами: - служебные записки - счета / счета фактуры - документы производственного цикла Мобильная печать В рамках проекта по расширению сервиса печати, Konica Minolta внедрила сервис мобильной печати с возможностью отправки задания на печать на любое устройство в корпоративной сети «РЭПХ Холдинг». Задания можно отправлены на печать в очередь пользователя следующими способами: • Загрузить на портал с любого устройства в сети организации. • Отправить по e-mail с вложением (DOCX, PDF, JPG и т.д.) на выделенный e-mail адрес. Если отправить письмо без вложения, то будет распечатано содержимое (тело) письма. Существует возможность добавить любой псевдоним к текущей учетной записи пользователя в решении SafeQ для отправки на печать документов с личных ящиков (@ya.ru, @gmail.com и т.д.). • Отправить на печать через драйвер safeQ с мобильного устройства на платформе iOS Печать через драйвер SafeQ с устройств на платформе Android будет реализована в ближайшее время. Таким образом сотрудник «РЭП Холдинг» может отправлять документы на печать на любое МФУ в корпоративной сети без компьютера, например, с приложения корпоративной почты на смартфоне. В рамках проекта также реализована возможность гостевой печати, когда гость может самостоятельно зарезервировать свой e-mail в системе и привязать карту для выпуска заданий на печать. Гостевая учетная запись может быть как временной, так и постоянной. После установки и настройки программных решений по обработке внутренней документации и мобильной печати, специалисты Konica Minolta провели обучение сотрудников ИТ-подразделения «РЭП Холдинг» по администрированию нового процесса обработки документации.
География проекта: Санкт-Петербург
Дополнительные презентации:: KM_REPH.pptx