Совершенствование обработки банковских выписок – автоматически и быстрее в 2-3 раза

Заказчик:: ООО "Завод Водоприбор"
Руководитель проекта со стороны заказчика: Сергей Аверьянов

Начальник ИТ отдела поддержки промышленного производства
Поставщик: ООО «ИТРП» («Институт Типовых Решений — Производство»)
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Апрель, 2018 — Май, 2018
Масштаб проекта: 100 человеко-часов
3 автоматизированных рабочих мест
Цели: Основная цель проекта - существенное сокращение рабочего времени, которое сотрудники затрачивают на обработку банковских выписок.
Дополнительные цели – выявление и устранение причин сложившейся ситуации, создание пользовательского (без программирования) интерфейса для настройки программы с учётом изменений во входных данных и в бизнес-процессах.

Уникальность проекта

Автоматизированы операции, которые вручную и практически ежедневно выполняют все хозяйствующие субъекты.
Реализованы механизмы автоматического заполнения банковских документов и настройки в пользовательском режиме (без программирования) работы подсистемы «Клиент-банк».
Подобных механизмов нет в типовых конфигурациях, например, в ПО на базе «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:ERP».
Реализация таких решений в типовых конфигурациях может дать значительный эффект не только на конкретном предприятии, но и для всей страны. Конечно, этот эффект зависит от количества и особенностей платежных документов.
Опыт по оформлению сложных хозяйственных операций можно зафиксировать в настройках программы. Подготовленные работники или руководитель могут самостоятельно сделать эти настройки.
Проект – пример успешного совершенствования классической технологии работы с финансово-бухгалтерскими данными.
Новая технология обработки банковских выписок может быть реализована на любом ПО, не только на платформе 1С.

Использованное ПО: На ООО «Завод Водоприбор» успешно функционирует комплексная автоматизированная система, состоящая из двух конфигураций на платформе 1С: «Зарплата и управление персоналом» и ИТРП «Процессное производство», последняя задействована на всех участках учета, в том числе, «Бухгалтерия» и «Финансы», подсистема «Клиент-банк» входит в состав этой конфигурации и является переработанным вариантом аналогичного модуля из «1С: Бухгалтерия предприятия 2». Основные работы при выполнении проекта были направлены на совершенствование именно этой подсистемы «Клиент-банк», документа-сервиса «Выписка банка», учет особенностей входных данных и изменений в структуре реквизитов безналичных платежей.
Описание проекта: Основная цель проекта состояла в существенном сокращении рабочего времени, которое сотрудники бухгалтерии затрачивают на обработку банковских выписок. В последнее время создание документов о приходных и расходных операциях с безналичными средствами, добавление новых элементов в соответствующие справочники: Контрагенты, Банковские счета, Договоры и других, - стало занимать большую часть рабочего дня сотрудницы бухгалтерии, иногда весь день! Конечно, с учётом количества платежных документов (операций) такая ситуация была и являлась бы неприемлемой. Проект выполнялся в несколько этапов. Сначала был выполнен анализ существующего программного решения, выявлены причины некорректной загрузки платежных документов и соответствующего увеличения рабочего времени, необходимого на обработку банковских выписок. Затем были разработаны новые механизмы для формирования платежных документов и создания новых элементов справочников, необходимых для заполнения этих документов. Было установлено, что платежные документы банка иногда имеют одинаковые номер и дату (сам платёж и комиссия за эту операцию). Выписка банка может содержать контрагентов, у которых не указан ИНН. В типовом решении не предусмотрена обработка таких случаев, что приводило к некорректной загрузке и возникновению аварийных ошибок. Кроме того, в платежных документах приходилось вручную заполнять некоторые обязательные реквизиты, например, «Статья /Вид /Центр ответственности ДДС», «Вариант операции», «Счёт дебет/ Счёт кредит», «Вид долга/Вид долга кредитования», «НДС: Сумма/Ставка». Автоматическое заполнение этих реквизитов не реализовано в типовых решениях, поэтому данная ситуация является недостатком, но не ошибкой в применяемой конфигурации 1С. Анализ самих платежных документов, как расходных, так и приходных, показал, что значительно увеличилась число документов, не относящихся к прямым операциям по купле/продаже товаров и услуг. Существенную часть составляют платежи в налоговые органы, за третьих лиц, связанные с оплатой и получением кредитов, индивидуальными выплатами зарплаты работникам. Эти платежи также не обрабатываются автоматически в типовом решении и составляют одну из основных причин увеличения времени, затрачиваемого на обработку банковских выписок. В целом, вся собранная и проанализированная информация показала, что сиюминутное решение проблем, учитывающее только текущие особенности бизнес-процессов и данных, в скором времени может стать не соответствующим изменившимся внешним условиям, а имеющиеся возможности для настройки работы подсистемы «Клиент-банк» требуют квалификацию, которой не обладают сотрудники бухгалтерии или финансового отдела. Периодическое обращение к опытному 1С-программисту для перенастройки через «Конфигуратор» механизма обработки информации в «Клиент-банке» не является оптимальным вариантом по известным причинам, прежде всего из-за стоимости и оперативности. Поэтому, во-первых, был предложен и реализован механизм автоматического заполнения документов на основании детального анализа всех реквизитов платежа и, прежде всего, логического разбора реквизита «Назначения платежа». Во-вторых, в систему были добавлены функционал и интерфейс, позволяющие пользователям самостоятельно и без программирования адаптировать работу подсистемы «Клиент-банка» к изменениям в структуре данных и бизнес-процессов. Также был добавлен инструмент для контроля и коррекции автоматического заполнения документов (платёжных поручений). Целесообразно повторить, что аналогов данного решения в типовых конфигурациях 1С нет. Таким образом, в результате выполнения проекта был выполнен комплексный анализ и устранены существующие проблемы, с учетом особенностей документов, поступающих из банков, доработана подсистема «Клиент-банк», реализованы механизмы, освобождающий бухгалтера от большого количества ручной работы и позволяющие пользователям самостоятельно настраивать и контролировать работу подсистемы для обработки типичных вариантов платёжных поручений. Теперь пользователи, фактически, могут передавать коллегам свои знания и опыт в виде настроек программы, значительно ускоряя тем самым обработку информации о банковских платежных документах. Детальный анализ проблемы и опытный программист – слагаемые успешной автоматизации бизнес-процессов! В приложенных файлах на диаграммах приведены статистические данные. На этапе внедрения контроль проводился визуально, версионирование платежных документов и документа(сервиса) «Выписка банка» не включалось. Статистика, в основном, собрана по данным журнала регистрации. Если документ «Выписка банка» окончательно обработан, то маловероятно, что его будут изменять. Поэтому случаи длительного (более 1-2 дней) редактирования документа «Выписка банка» не всегда свидетельствуют о поздних и/или существенных изменениях, возможно, что это - только повторная запись после просмотра. Проект был реализован в сложных условиях: недоверие, что основная цель будет достигнута, без заинтересованной поддержки и активного участия в тестировании основных пользователей, существенные особенности входной информации были изложены не сразу, первые наборы данных для тестирования были непредставительны, позже возникли финансово-организационные проблемы. Анализ объемов и оперативности обработки банковских выписок за многолетний период показал, как велика роль так называемого «человеческого фактора»! Даже в периоды с большими объёмами документов, без доработок в ПО, выполняя корректировки вручную, прежние сотрудницы имели большую производительность. Они обрабатывали выписки не более 2-3 часов в первой половине дня, а документов в те периоды было вдвое больше! Часть причин возникших сложностей, по-видимому, связана с длительным откладыванием решения вопросов «на потом», замкнутостью внутри своего подразделения, напряженностью при деловом общении, прежде всего, на уровне руководителей подразделений. Все эти причины находятся вне сферы ИТ, но их устранение может дать значительный экономический эффект! Учитывая затраты на оплату труда высококвалифицированного программиста из ООО «ИТРП» (С.Н. Лисин), ускорение обработки выписок банков и оклад бухгалтера, можно оценить срок окупаемости данного проекта, - результаты проекта уже начали приносить прибыль организации! Следует признать, что в результате выполнения проекта были достигнуты все поставленные цели! Обработка банковских выписок выполняется в 2-3 раза быстрее, несмотря на рост количества платежных документов за последний среднесрочный период. В результате сотрудница бухгалтерии может половину или даже большую часть рабочего дня посвятить выполнению других финансово-бухгалтерских операций. Дополнительный результат – наведение порядка на этом участке: создана инструкция, пользователи и их руководители знают эффективные приёмы работы, отделы продаж и закупок оперативнее получают в единой автоматизированной системе сведения о платежах, безболезненно прошло замещение специалиста по работе с банками на период её отпуска. Теперь ситуация на этом участке хорошая и стабильная. При попытке перейти на конфигурацию 1С: «Комплексная автоматизация 2.4» одним из первых пожеланий сотрудников бухгалтерии было такое: «Чтобы обработка банковских выписок работала так же, как в «старой» программе!»,- и только это уже говорит о многом!
География проекта: Проект выполнен в г.Москве для ООО «Завод Водоприбор». Сначала программист приехал на предприятие и непосредственно ознакомился с ситуацией, проблемами и замечаниями пользователей. Далее все работы выполнялись программистом удалённо. В проекте со стороны заказчика были задействованы два подразделения: «Бухгалтерия» и «Отдел ИТ-поддержки промышленного производства». Тестирование, сбор и систематизация данных, ввод первоначальных настроек, составление инструкции проводились ИТ-отделом при поддержке программиста-разработчика. По новой технологии теперь работает бухгалтер на соответствующем участке, и иногда коллеги, которые успешно её замещают. Специфика проекта такова, что чем меньшее число сотрудников и чем быстрее обрабатывают банковские выписки, тем лучше!
Дополнительные презентации:: 1 Гистограмма среднего времени обработки одного платежного документа.JPG
2 Гистограмма среднего времени обработки платежного документа (для значений 0-10 минут).JPG
3 Время обработки одной строки выписки (общая динамика).JPG
4 Процент выписок окончательно обработанных в тот же день.JPG
5 Динамика документооборота и оперативности его обработки.JPG